當然，通過分析記錄本上所記錄的活動，還可以分析一下，看看是否有些事情可以完全交由別人辦理，效果也一樣好呢？如果有這樣的事情，那就趕快交給別人去做，不用擔心會出現什麼意外。因為下屬接到領導派發的任務是很高興的，這讓他們有充分發揮自己能力的機會。
最後還要分析一下，是否自己有浪費別人時間的情況。想要了解這種現象，可以問問下屬：“請你想想看，我常做哪些浪費你的時間而又不產生效果的事情？”而且問得對方敢說真心話，才是有效管理者的特色。
在現實生活中，許多管理者能意識到哪些事情會浪費他們的時間，但他們卻不敢麵對這個問題。殊不知即使有了錯誤，也能很快彌補。
另外，因為時間比較緊張，有些管理者，雖然每天記錄活動，但很少翻看，也從沒有仔細動腦筋想一想，那記錄時間也等於是在浪費時間了。一定要記住，記錄時間的目的是調整自己的活動，以免再浪費時間。所以，要正視自己的時間記錄本上的問題，立刻行動，大刀闊斧地砍去不必要的活動，或者交由其他人辦理，或者直接刪去，讓工作更有效率。
一次隻做一件事
【德魯克微語錄】
一個管理者能完成許多大事的秘訣就在於一次隻做一件事。一次隻做好一件事，這個原則要求我們集中精力把一件事情做好，一次性地把事情徹底做完，不必在做完之後還要回過頭來填補漏洞。
——德魯克《卓有成效的管理者》
【活學活用】
數字時代，更加重了管理者的工作量，他每天都需要處理大量的信息。當這些信息雜亂無章地擺在眼前時，很容易讓人產生焦躁情緒。所以，應該做好時間規劃，一次隻做一件事，做好之後再做其他事情，這樣做事效率會明顯提高，也定然會節省大量時間了。
紐約中央車站谘詢處，隻是間10平方米左右的小房子。但每天來這裏詢問問題的人卻人潮洶湧，旅客們都急著問問題，都希望能立刻獲得答複。在這樣緊張的環境中，那位在窗口的服務員卻一點也沒有緊張和壓力的神情，反倒淡定自如，輕鬆自如。
有一個矮胖的婦人，正在衝著窗口問問題，她臉上充滿焦慮和不安。那位問詢處的工作人員斜著上半身，大聲問：“你再說一遍，我剛才沒有聽清。”
這時，一個提著皮箱子的男子試圖插話進來。但是，這位服務人員好像沒有看到他，旁若無人地繼續和那位婦人說話：“是俄亥俄州的春田嗎？”“不，是馬薩諸塞州的春田。”
然後，他不用查，流利地回答了老婦人那輛車的時刻表和候車廳號碼。
婦人轉身離開後，這位服務人員立即把注意力轉移到那個提著箱子的男子。但是，不一會兒，那位婦人又回頭來問：“你剛才說是15號月台？”這時，這位服務人員集中精神在聽那個男子說話，不再管這位婦人了。
等到他回答完那個男子的問題，才又轉過頭來說：“是的。”
有人請教那位服務人員：“能否告訴我，你是怎樣做到有條不紊地並保持冷靜的呢？”
那個服務人員回答說：“我並沒有和公眾打交道，我隻是單純地處理一位旅客的問題。忙完一位，才換下一位，在一整天之中，我一次隻服務一位旅客。”
聽了這位服務人員的話，我們是不是感覺很認同。的確，把一大堆的事情，用一次隻做一件事情的方法去做，壓力和緊張頓時會減少很多。而當你一件件把事情做完後，再回頭看看，你會發現自己已經做了很多了。
“一次隻做一件事”，對一個管理者來說尤其重要。在繁雜的事務中，“一次隻做一件事”，能夠使我們靜下心來，心無旁騖，一心一意地把手頭上的事情處理得妥妥帖帖。如果我們見異思遷，心浮氣躁，試圖一下子把所有事情都做好，結果就可能像黑熊掰棒子似的，掰一個，丟一個，到頭來什麼都沒有做好。
所以，作為領導者不妨靜下心來，一件一件地去處理問題，這樣，可能就會感覺輕鬆一點兒了，效率反倒大大提高了呢。
值得注意的是，在分配時間時最好在每件事情中間留出空當，以避免當有其他事情突然插進來時引起慌亂。
要事優先原則
【德魯克微語錄】
處理事情按優先次序的原則是節省時間的好方法。這種原則旨在提高利用時間的效率，提高人在一段時間內的產出。
要事第一，能讓我們把更多的精力集中在重要的事情上。在精力充足的時候把重要的事情做完，增進做事情的質量，這樣就不用反複核查，能節省不少時間。
——德魯克《卓有成效的管理者》
【活學活用】
孔子曰：“物有本末，事有始終，知所先後，則近道矣。” 即便你能夠同時做好幾件事情，但專注地去做一件重要的事情，要比同時做幾件事情的效果好得多。因為一個人的精力總是有限的，人不可能長時間處在同時做幾件事情的緊張工作狀態中。所以，不如學習德魯克的“要事優先”的原則。並且，20%的重要事件可以產生80%的績效。所以，我們可以按照工作的輕重緩急設定優先次序，並且長期堅持按優先次序工作。
一堂課上，老師把石頭填進一個玻璃杯裏，直到裝不進去為止，然後，他問他的學生：“這個罐子現在滿了嗎？”學生們異口同聲地回答：“滿了。”
聽完學生的回答，老師從一個包裏拿出一袋沙礫，再把沙礫慢慢地填進杯子裏。這時，沙礫填塞到石頭和石頭之間的縫隙中，直到不能填進去為止。老師這時又問：“這回杯子裏滿了嗎？”
這時，學生都心領神會地說：“沒滿。”
“很好，”老師回答，之後他向玻璃杯中倒水，直到漫到杯口為止，然後他問道，“這個試驗說明了什麼？”一個同學回答說：“不管你的時間表安排得多麼緊湊，你總能再安排進更多的事情。”老師說：“對，但這不是關鍵，關鍵的問題是合理安排時間。先把重要的事安排好，你就有更多的空閑時間去
做其他的事情。”
這裏的“大石塊”就是要首先處理的重點要事，“小沙礫”指的則是需其次處理的無關瑣事。卓有成效的管理秘訣就是善於集中精力，總是把最重要的事情最先做。
在處理要事上“集中精力”，就是要善於分配和運用自己的精力，就像怎樣有效地使用汽車裏的汽油一樣：明確自己能控製什麼，不能控製什麼；確定哪些是自己想控製住的，並且控製到什麼程度，然後再適當地分配精力。
“集中精力，要事優先”的管理工作習慣和方法對我們非常有用、有效。但我們還要明確，要事優先中的哪些事情才算“要事”。對此，德魯克給了我們幾條準則：重將來而不重過去；重視機會，不能隻看到困難；選擇自己的方向而不要盲從；目標要高，要有新意，不能隻求安全和方便。
“工作中無小事”。要事，不一定是大事。比如，美國“哥倫比亞”號航天飛機升空後80秒就爆炸的災難，其罪魁禍首竟然隻是一塊脫落的泡沫。而之所以出現這樣的災難，就是因為某個設計師不重視細節，導致因小失大。要做好要事，就要關注組成要事的每一件小事、每一個細節。
要按要事優先的次序，把事情安排好，然後就一件一件地去做完，如果能堅持這樣做，必然會加快工作速度。通常，管理者越是善於集中時間、精力、資源，那麼，他就越能完成好各種各樣的任務。