時間是一種特殊的資源，一旦浪費了就再也不能恢複。雖然人們總在談論節約時間，但事實上時間是不能被節省下來的，它不能被儲存起來供未來某個時期使用。這種資源的積極的一麵是，它對所有領導者都是一樣慷慨的；而金錢、勞動力和其他資源在這個世界上的分配卻是不均等的，因而使某些領導者處於不利的地位。每一個領導者的時間都是每天24小時，每周7天，區別僅在於其中一些人在利用時間上比其他人更有效。因此要進行時間的管理，使其更加有效率。
專注於可支配的時間
領導者不能控製他們的全部時間，他們的日程總是被日常工作所打斷，或是不得不處理那些意外的事件。因此，區分被動時間和可支配時間是非常必要的。領導者的主要時間是花在應付下屬的請求、顧客的需求和種種別人引發的問題上，我們稱之為被動時間，它是一種領導者可控的時間。能夠由領導者控製的時間稱為可支配時間，大多數有關改進時間管理的建議實際上隻適用於可支配時間，為什麼呢？因為隻有這部分時間是可管理的。
不幸的是，絕大多數領導者，特別是基層的和中層的領導者，其可支配時間僅占他們工作時間的25%左右。不僅如此，可支配時間趨向於是一些零碎時間，這裏有5分鍾，那裏有5分鍾，要有效地利用它們是非常困難的。因此領導者麵臨的挑戰是，知道什麼時間是可支配的，然後對活動進行適當的組織，以便將零散的可支配時間積累成大塊的時間，從而能夠更有效地利用這些時間。凡是善於識別和組織其可支配時間的領導者，往往更有成效，而他們用可支配時間完成的事情往往是更重要的事情。
有效的時間管理的5個步驟
1. 列出你的目標
你為自己和為你所管理的部門設定的目標是什麼？如果你采用MBO方法，這些目標應該已經設定好了。
2. 按照重要性排出目標的次序
並非所有的目標都是同等重要的，給定你的時間限製，你要確保給最重要的目標以最高的優先級。
3. 列出實現你的目標所必須進行的活動
未來實現你的目標需要哪些具體的行動？同樣的，如果你采用的是MBO方法，這些行動計劃應該已經製定好了。
4. 對於每一個目標，給實現目標所需進行的各種活動分派優先級
這裏，你既需要強調重要性，也需要強調緊急性。如果某項活動是不重要的，你應當將其授權給下級去做，如果某項活動是不緊急的，你通常可以先把它放一放。在這一步上，你應識別出哪些活動是你必須做的；哪些是你應當做的；哪些是當你有空時將要做的；哪些是你應當授權別人去做的。
5. 按照你分派的優先級安排活動的日程
最後一步是製定日計劃，每天早晨或是前一天下班以前，列出5件你認為是最重要的必須在當日做的事情。如果列出的事情超過了如10個，那該日的工作就會十分累贅和缺乏效率。然後，按重要性和緊急性確定列出各項活動的優先次序。
工作時間管理之道
1. 壓縮工作周
壓縮工作周定義為4個10小時的工作日所組成的工作周。雖然也有些實驗采取了3日工作周或其他壓縮工作周方案，但我們的注意力主要放在4天、40個小時（簡稱4-40）的方案上。讚成者主張，4-40方案對員工的缺勤率、工作滿意感和生產率都會產生有益的作用。一些人認為，4日工作製能給員工提供更多的閑暇時間，減少上班往返時間的消耗，降低員工請事假的要求，使組織更容易雇傭到員工，並減少完成任務中諸如調整設備等時間的花費。但是，也有人注意到這一方案的潛在不利方麵。其中包括工人的生產率在一個長工作日臨近結束時會降低，對顧客與客房的服務會下降，以及在交貨期要求延長一天的工作時間會遭到反對，並導致設備利用水平降低。