會議準備包括思考會議的召開有無必要、會場的布置、參會人員的通知、參會人員的交通和生活等各個方麵。任何事情都需要進行準備，才能夠做好，會議當然也不能例外。
會議準備主要是確定會議的參加人員、會議成本的確定、會議召開的意義、本人在會議中的作用等等。
會議的召開需要先行設定一些原則和方法，它主要包括會議的領導機構和人員的設置、章程和議事規則的確立、會議的程序和各類文書的製作。如果在第一次會議中進行了上述問題的得體應用，日後的任何會議都將以此作為榜樣。所以，希望各位讀者認真而細致的結合本章的內容，仔細的體會上述問題的具體應用。
第一節 召集大會
關鍵詞 準備 召集 原則
學習作用 學習好會議召集的程序以及原則的應用，將是成功會議的前提。
思想來源 《羅伯特議事規則》第1條和第9條①，《公司法》等法律條文和書籍②
會議的召集有既定規則和程序，隻有當我們充分理解了這些規則和程序，我們才能更好地把會議開好。會議一般分為固定會議和臨時會議，對於一個組織來說，固定會議往往是法定的會議，如果不按時召開，首先就是違反法律。
有些臨時性會議法律同樣也作了硬性的規定，因此兩者都是強製性會議，作為公司或其它類型的組織必須召開。
【深入理解】
當我們要用會議探討如何解決問題的時候，首先需要考慮：對於這個問題的解決，除此之外，是否還有其他更好的方式，例如找幾個人協商。如果有其他的解決方式，會議的召開就沒有必要。
會議的舉行需要大量的人、財、物準備，因此，對於會議的成本核算也是考慮的內容之一。如果參會人員對會議的規則和原則不甚清楚的話，盲目的開會反而會徒增煩惱。因此所有到會成員都需要理解一些開會的原則和規則以及技巧，這是到會成員的義務之一，更是成功召開會議的先決條件。
現在我們就從開會前的準備開始討論，它是進行會議的第一個環節。
1.會議準備的第一步：會議召集人的清晰化
盡管“會前準備”是召開會議的第一環節，但“會前準備”仍然有其層次性，開會前的準備首先遇到的問題就是會議召集人的清晰化。人無頭不走，會議也是一樣，首先就要明確誰有權利召集會議。
《羅伯特議事規則》對會議召集人的人選問題有比較清楚的說明。認為，會議的召集人應該是會議的組織者和領導者。當然，有的會議有明確的召集人，例如我國的全國人民代表大會就由全國人大常委會召集；《公司法》也規定了企業的召集方法。例如首次股東會會議由出資最多的股東召集和主持，以後將由董事長召集和主持。而有的時候會議卻沒有明確召集人和主持人，這時候往往是公司組織內的行政領導人，甚至是公司內的意見領袖。
2.會議準備的第二步：在什麼情況下應該召集會議
在會議召集前，作為組織的負責人或組織內的中堅人員，應該明白什麼樣的情況才適合於開會。
《羅伯特議事規則》認為，會議的召開主要有以下六種情況。
第一，隻有利用開會這種集思廣益的形式，才能解決目前迷惑的時候可以召開會議。例如：“如何才能提高員工的積極性”。
第二，法律要求必須召開的時候，例如：《公司法》中關於持股比例不足的時候。
第三，麵對目前的一些情況，大家都要求解決的時候。例如：員工要求增加福利。
第四，某個問題的解決需要涉及多個部門的協商以及協作，如果不這樣就不能夠完成等等不得不召開時候。例如：公司要對主要競爭者進行一場大規模的市場進攻。這就需要公司的財務部門、法律部門、市場營銷部門（請注意現今仍有一些公司把銷售部門和市場部門對立起來，這種觀點極為錯誤，銷售部門和營銷部門以及所謂的市場監察部門都應該被歸結到市場營銷部門）等諸多部門的合作。
第五，在工作或其他活動時，發生了特殊事情，如果不召開會議將會有很大的損失。而這種情況的解決並不能由領導者單獨決定；或者領導者沒有充分了解情況需要進行問詢。例如，突然接到競爭對手將要對公司進行惡意收購。
明白了開會的必要性，你還要明白：你想從參會人員那裏獲取什麼信息和什麼建議。在向他們要求得到建議前，你是否能向組織內的人員明白而又清晰的說明和澄清某些情況。如果你的準備不充分，那就暫時不要開會，因為資料準備不充分的話，在會上你會因為無法說清楚問題而遭到徹底否定；或者參會人員不清楚目前的問題，而徒增大量的解釋時間，增大會議舉行的各類成本。
3.會議準備的第三步：參加者應明確你要參加會議屬於哪個層次的會議
會議的舉行有大有小，會議的性質有強製性會議和非強製性會議之別，會議召開的情況也不相同，因此會議有層次的區分，參會人員應該明白，會議層次不同，參會人員的權利與義務就會有所不同。
強製性會議，有特殊的法律身份界定，隻有符合規定的人才能夠參加並由表決的權利，凡是符合這些身份規定的成員，其權利與義務相同。例如股東代表大會和職工代表大會以及董事會等等。不符合身份界定的人員，可以列席會議，但權利和義務會受到限製。例如董事會可以讓監事會人員列席，但監事人員沒有投票權等等。
非強製性會議，沒有明確的身份界定，但公司可以通過章程來確定身份，例如經理辦公會議。公司章程可以確定中層以上幹部參加。但其權利與義務並不對等，主持人員或領導者往往擁有決定權。
公司有時還會出現一些市場營銷性質的會議，例如招商洽談會。這種會議有的是會議，有的則純粹是市場活動。其權利與義務更會不同。
因此，作為參加人員我們應該了解會議的層次區分，這樣有助於識別會議是否合法，例如強製性會議中有不符合身份界定的人出現，而且其權利與義務與其他人相同。再如，招商洽談會中作為參加人員的公司職工就會明白，會議的參加人員隻有企業的領導和客戶，自己並非是成員，而隻是工作人員。
4.會議準備的第四步：會員資格的判定
如果公司規模比較小，又不涉及商業秘密，會員可以包括全體公司員工。如果涉及商業秘密，則需要設定身份限製，例如股東或者公司管理層等等。上述兩種情況都不需要成立專門的機構進行審查。
如果公司規模比較大，事務比較繁多，那麼就必須要設定參會人員身份。標準是采取按照貢獻的大小？還是按照資曆的大小？還是按照品德的高低？是由公司領導指定還是由員工選舉？等等都是身份的選擇標準。公司可以選擇其中之一，也可以選擇上述標準的組合，這就要看公司的具體情況和商討事務的性質來安排。
當然，如果是開股東大會，那樣反而簡單了：按持股的比例就可以了。
在這類情況下，如果是臨時會議或第一次會議，就應該把會員資格的判定標準告知參會人員。這種行為往往以“會議通知書”的形式表達。
本書將參會人員到達會場並接受身份檢查這一行為視為“會議召開時”。因此，“會議通知書”發送完畢後，會議召開的準備就結束了。
5.會議準備的第五步：會員的權利與義務的判定
參加會議的人中全都有投票權嗎？誰擁有表決權？這些代表采取什麼樣的形式來挑選？開會為的是來解決問題，那麼參會人員采用何種方式解決問題？是用少數服從多數？還是一致決定？還是公司領導最終決定？如果會議的組織者是永久性的組織，那麼應該明確了解會議的章程或各種議事規則。對於違反章程和規則的任何和處罰等等。
6.會議準備的第六步：會議召開地點的選擇
會議的召開地點比較簡單，一般來說都會選擇在公司所在地進行會議。如果是規模非常大的企業，如國內連鎖企業或跨國公司的情況，選擇的地點無非是在那個公司召開。對於上述兩種情況，會議地點還要進一步明確：即在哪個會議室召開。會議召開的地點，還有一種比較特殊的形式。
當創業者進行會議的時候，往往因為還沒有對公司進行注冊，應該采用到某個公共場所或家中開會。公共場所的選擇應該是：比較僻靜的地方，沒有人過多打擾。在家中開會的選擇應該是：創業集團成員中出資最多、人緣最好、對每個人的到來比較方便、每個人相對來說都比較熟悉的地方進行。本書建議，最好采用，對大家來說都比較方便或熟悉的地方進行會議。
7. 會議準備的第七步：會議通知書的發送
會議通知書的發送，往往包括：信件或公文、電話、電子郵件、媒體公告等多種形式，對於具體的會議和公司來說，應該采用不同的方式。但總體上說：審議性會議應采用公文或媒體公告的形式；非審議性會議可以采用電話或電子郵件的方式。對於本部分知識，本書將針對具體情況，給出適合的通知發送方式。
當通知書發送之後，會議的準備階段就完成了，會議將進入第二個環節，即會議的召開階段。以上部分，主要講述的是會議準備階段的工作原則，也就是作為會議的召集者或領導者或參加者，必須明白的事情。
8.會議召開前應該知道的三個小技巧
會議召開前，有一些技巧會議是召集人和公司的領導者應該明確的。這些技巧，雖然不是會議成功召開的充分必要條件，但對會議的順利有其不可估量的促進作用。
※記住參會人員或積極分子的名字。如果會議的規模不大，而且設施不全，會議的核心人物們，應該記住參會人員的名字。沒有權利（或權力小）的人如果被有權利（或權力大的人）的人記住，沒有權利的人一定會在驚奇中帶著自豪，他會對你產生某種尊重。
記住參會人員的名字至少有兩個好處：其一，在開會的時候可以讓會議連貫，讓人看出你是真的把每個人都看重了。否則，叫錯名字的事情出現會引起某些會員的不滿，他們會認為：“為什麼別人的名字你不叫錯，偏偏叫錯我的？”。其二記住參會人員名字這一行為，在與會人員看來，是你對他很看重。在你的同僚看來，他會認為你這個人可以接近。在你的上級看來，他會認為你這個人工作積極。總之，記住參會人員的名字永遠不會有害處，它會使你站在某種情感高度。
※千萬不要念錯參會人員的名字。如果參加會議的人很多，而且設施比較齊備，會議的核心人員，應該保證不在召開會議時，念錯參會人員的名字。
※巧妙運用休會，尊重參會人員。上述問題屬於尊重參會人員的情感，盡管它很重要，但尊重參會人員的生理更重要。會議不可能長期地進行，一定要暫停或休息或吃飯。在這裏就有一個會議時間安排問題。一次會議的結束盡量安排在午餐或晚餐之前。如果半日開不完，可以暫時休會。在具體的運用中休會有許多好處，它可以暫時把分歧擱置在一邊。利用吃飯和休息的時間，可以做許多公關，解決不少問題。諸如因為見解分歧而導致的氣氛緊張或義氣之爭等等。在會議開始前，我們就要告訴與會者會議計劃需進行多長時間。在某些時刻我們還需要在中途提醒代表，這樣做的目的是要他們注意自己的發言長短。
【實戰練習】
1.想一想
在召開會議之前，作為會議的組織者應該詳盡的考慮會議的目的、成員、進行狀況等等問題，請你思考一下，下麵的《會議準備檢查表》中缺少什麼應該思考的項目。
表1.1會議準備檢查表
月 日 時 分
□1.組織的現狀如何？
□2.組織需要改善的地方在哪裏？
□3.改善方案都有哪些？
□4.以前進行的改革方案效果如何？
□5.是否有前例，其他公司如何解決
□6.會議召開所需的人員有多少？
□7.會議在哪裏進行？
□8.會議的參加人員都有誰？
□9.會議參會人員如何來去？
□10.會議召開所需費用有多少？
□11.附注資料
2.選一選（不定項）
在以下會議召開前的準備中，應包括哪些項目？為什麼？
A.挑選參會人員 B.向參會人員發送參會通知 C.召開臨時的會議籌備小組
D.挑選會議地點並布置會場 E.定製午餐或晚餐
3.提升訓練
在現實生活中，因為一些問題，往往出現委托他人出席會議的情況，特別是
股東大會這的會議上，請問，委托他人出席是否可以？應該有什麼程序嗎？
參考答案
想一想：缺少項目很多，但比較重要的有如下幾項，隻要答出這幾項就可以了。會議的主要解決問題是什麼？會議討論後提出的解決方案由誰執行，從什麼時間執行，執行的效果誰來監督？會議的天數等等。
選一選：ABCDE。前三項本小節都已經介紹了，第四項主要是挑選會議召開在公司內的什麼地方，在一些公司內往往有幾個會議室，因此有必要明確具體的會議室，防止參會人員按照自己約定俗成的習慣去非會議地點的辦公室；第五項則是考慮會議時間延長時，應該給參會人員做的基本義務。
提升訓練：可以委托代理人代為出席和表決，應當以書麵形式委托代理人，由委托人簽署或由其以書麵形式委托的代理人簽署；委托人為法人的，應當加蓋法人印章或者由其董事或者正式委任的代理人簽署。授權委托書代理人的姓名；是否具有表決權；委托書簽發日期和有效期限。委托書應該備案。具體可以參見《公司法》（2005年修訂版）
第二節 臨時性會議
關鍵詞 開會程序 委員會 決議
學習作用 臨時性大會因為緊急情況的出現，往往有一些具體的形式。如果對它們不能有一個清晰的認識，那麼就會使會議開得急促而淩亂，不能有效率地進行會議審議，達不到開會的目的。
思想來源 《羅伯特議事規則》第九條第四十六節①
臨時性會議在本質上與永久性會議相同，所以我們可以把它看作是永久性會議的第一次會議。在現實生活中，還會有一些不固定的公司組織，例如網絡加盟。沒有具體的公司物質形式，也不用經常性的聯係，隻會因為某個特殊的原因需要而召開會議來商定問題，這就牽涉到臨時性大會這一形式。
臨時性會議的召開的第三種情況是兩次永久性會議期間的會議，它是因為某種特殊情況的發生需要召開的會議。如果上次會議選舉了會議決議的監督執行常設機構，那麼此次臨時會議的召集人往往就是監督執行常設機構。這種情況下就不需要選舉主持人和記錄人，隻需要按照議程表進行就可以了。
【深入理解】
臨時會議的召集要求和永久性會議的召集並沒有本質的區別，兩者的進程基本相同。當遇到諸如網絡加盟、公司股份比例較為接近，並且沒有明確召集人等鬆散結構的情況時，我們就需要召開臨時性會議。
1.臨時會議的第一項工作：會議主持人的選舉
在召開臨時性會議時，首要的任務就是選舉“臨時主持人和秘書（記錄）”。根據臨時會議的不同，臨時主持人分為兩種情況。
※臨時主持人的分類。在召開臨時性會議的時候，“選舉會議臨時主持人”應該有人提請。第一個提出“選舉會議主持人”動議的人（提請人），分為以下五類。
組織負責聯係的人。無論是緊密的公司組織，還是鬆散的公司性組織；無論是臨時性會議還是永久性會議，既然要召開，必然要有聯係人。聯係人並非當然領導或股份最多的人，他可能是因為個人品德、人緣、甚至開會地點的主人（但需要是公司成員）。
在組織中較有聲望的人。聲望是一種資本，特別是品德和知識與能力。即使他不是領導者，在組織生活和會議中都要注意它的言行。
組織的創建者。組織的創建者是理所當然的會議臨時主持人。
公司的領導者。領導者往往是股份最多的人、具體行政負責的人等，他也是當然得會議臨時主持人。
上次會議的主持人。如果有上次會議的主持人出現，那麼此人是第一臨時主持人。
在某種程度上，以上會議的臨時主持人隻是約定俗成的臨時主持人，我們把它稱為“潛性臨時主持人”。與之對應，經過選舉而出現的臨時主持人稱為“顯性臨時主持人”
會議主持人的選舉。因為主持人的重要作用，提請人應該有約定俗成的用語。我們采用比較便於理解的對話形式，討論主持人的選舉。
假設某甲是這個公司的主要創建人，第一次會議由他進行召集，那麼他就是臨時會議主持人。選舉主持人時可以由某甲提名並經參會人員任命，也可以由參會人員提名並任命。我們假設由某甲提名並經參會人員任命。
某甲（以下同）應該說：“我首先提議由某乙先生擔任這次會議的會議主持人”。如果沒有人提出同意（術語叫做“附議”），那就證明他的提議遭到了否決，需要重新提名其他人，重新提名既可以是某甲本人也可以是其他人。
我們假設有人附議。
某丙說：“我附議。”
那麼某甲就可以接著說：“我和某丙已提議和附議由某乙先生擔任這次會議的主持人，讚成的請說同意”。
之後就要由負責點票的人，點清讚同人數。點請人數後，點票人或者記錄在紙上交給某甲，或者念出，或者隻說“點票完畢”。
某甲：“反對的人現在請說不同意。”
點清否定的人數後，如果同意的多餘否定的，則會議繼續進行。反之，則需要繼續提名會議的主持人。我們假定會議可以繼續進行。
作為臨時主持人的甲就應該說：“提議通過，某乙先生將擔任此次會議的主持人”。為了表示對會議主持人的尊敬，提名的會員可以和另外一名會員一起，陪同會議的主持人就座，會議的主持人可以作一個簡短的發言，感謝大家給他的榮譽。當然，這要看會議的規模以及性質。如果是小型的會議則沒有這個必要。
選舉的主持人將作為本次會議或本屆會議永久性的主持人，除非在主持過程中違反了主持規則，被參會人員表決廢除。
以下便是會議主持人的工作要點，臨時主持人應該作為普通會員參加會議。作為永久性主持人的第一項工作就是選舉會議的記錄人員。
2. 臨時會議的第二項工作：會議記錄人員的選擇
選舉記錄人員的程序和選舉主持人是相同的，隻不過此時某甲將作為一般的參會人員，某乙將完成上述某甲的任務。
當某乙先生就坐後，他應該說：“現在的首要任務是選舉一位會議記錄人員。”
在此情況下，可以由某乙任命後參會人員同意，也可以參會人員提名並同意，我們假設由參會人員提名並同意。
選舉會議主持人和秘書的時候，如果是參會人員提名，往往會出現有幾名會員同時提名幾個人選的情況。在這種情況下，應該由主持人依照動議的先後順序就行表決。主持人說：“某先生，某女士，某某先生三人分別獲得了提名，現在請讚成某先生擔任這次秘書的請說同意。”之後再請反對的人說不同意。如果同意的人達到半數以上（不包括半數），那麼這個人就將成為會議秘書。如果同意的人沒有達到半數以上則證明沒有通過，大會應該繼續進行表決。臨時主持人或主持人應該繼續說：“請讚成某女士擔任這次記錄人員的請說同意。”之後是反對的人，如果還沒通過，再繼續說某某先生。
三人中選出一人後，此人作為會議的秘書就應該坐到靠近主席的地方，擔任記錄工作。如果會議的人員比較多，可以選出多名秘書，程序同上。
選舉出上述兩名重要人員後，下一步的工作就是設立“會員資格審查委員會”。
3. 臨時會議的第三項工作：選舉會議機構和委員會
如果會議規模比較大，可以先成立一個“領導機構或小組”，他們的第一個任務就是成立“會員資格審查委員會”。
不成立“會員資格審查委員會”的壞處。在以上各程序中，會員資格的審查是非常關鍵的。如果審查不得體、不透明、不公正，就會帶來各種麻煩。例如大會沒有開始，被剝奪參會資格的人也許會前來質問甚至采取激烈的措施；在開會過程中，也許有人會因為某人沒有資格參會而進行質問；在會議完畢後，有人也許會以到會人員參會資格有疑問，質疑大會的權威性等等，如果糾纏不清的會員的資格問題層出不窮，那麼大會不要說開好，恐怕連能不能開都成疑問。
如果會員的資格由某一個人點名，例如由組織的創建者，那麼人們會疑問：“這個大會能稱為大會嗎？應該說是你一個人的大會吧！”。
綜上所述，會員資格審查委員會的成立與否極為關鍵的問題，不能掉以輕心。
“會員資格審查委員會”的人數確定。，如果組織的人員較多，參加會議的人員較多，那麼審查委員會人員的人數自然也要比較多。委員會的委員應該是在會中具有某種影響力的人，或者是權力型的層級領導或者是精神領袖型的民間領導，甚至是會員資格型的（老會員）或者是貢獻型的（對組織的貢獻大小）。
委員會工作的原則。對於以上原則的確定，應該做到公開、公正、公平的“三公”原則。資格審查委員會的審查原則確立之後，就應該按照原則來進行挑選會員的工作。諸如：什麼樣的人擁參會資格？允許旁聽人員出現嗎？允許所有參會人員都有發言權和表決權嗎？哪些人不允許參加會議，為什麼？等等。
會員資格審查完畢後，如果會議的目的是召集大家討論某個專門題目的大會，這時組織中的中堅人物（相當於公司的創建人或主要出資人）就應該提出這個問題。這個問題既可以作為一個係列的動議（名詞叫做議程）或提案交給大會連續表決，也可以任命一個委員會來對這個題目先作出一個決議案之後交給大會表決。第一種情況適合於問題並不太複雜而且較為集中的情況。第二種情況則是作為大型會議常常采用的方法。
4. 臨時會議的第四項工作：議程的確定。
對於一係列動議這樣的情況，我們可以通過下麵的例子來進行說明。同上，會議的主持人為某乙，提出動議的人為某甲。
某甲站起來（或舉手）說：“主持人先生。”
某乙：“某甲先生，您有什麼提議？”
某甲：“我動議大會通過以下決議案。”（議案可以是議程也可以是專門的議案）
（某甲可以口頭提出動議，也可以書麵宣讀提案並交給會議主持人。）
這時某丙先生站起來說：“我附議。”
某乙：“某甲先生和某丙先生已經提出了某動議。現在請記錄先生把動議再重述一遍，以備各位會員可以更清楚的了解決議的內容。”
記錄人員站起來宣讀。
某乙：“現在要通過剛才複述的動議有人反對嗎？”
（假設沒人反對）
某乙：“大家對表決這一問題準備好了沒有？”
（假設沒有人站起來表示反對，或舉手或發言反對）
某乙：“讚成剛才宣讀的決議案的人請說（或舉手表示，請注意表決的方式應該是單一的，或者直接說或者舉手或者站起，不能兩種或三種一起使用，這樣會造成新會員迷惑）‘讚成’。”
秘書站起清點讚成票數。
某乙：“反對剛才宣讀的決議案的人請說（或舉手表示）‘反對’。”
記錄站起清點反對票數。
記錄：“報告會議主持人，讚成票數為X，反對票數為X\/3,棄權票X\/6。”
某乙：“經過表決：決議已經通過。”
5．臨時會議的第五項工作：決議起草委員會
同樣，為了更形象的表現會議的進展，我們仍將作為案例來展示。
某甲站起身來，麵向會議的主持人：“主持人先生好，我請求發言。”
某乙或同意或點頭。
某甲：“我動議任命一個委員會來起草決議案。”（決議案可能關於會議議程，也可能是具體的某項決議。）
（某甲需要說明這次會議要處理的問題，以及成立委員會的好處。）
某丙：“我附議。”
某乙：“某甲先生動議和某丙先生附議成立一個專門起草決議的委員會，由他們起草後交由大會表決。大家準備好表決了嗎？”
（假設無人反對）
（過程同上，假設通過）
某乙：“決議起草委員會的動議已經通過，那麼委員會應由多少人組成？”
（如果人數的提議隻有一種，那麼立刻進入下一程序。）
（如果人數的提議有多種，那麼就應該對每個提議人數進行先後表決）
某乙（假設）：“經過表決委員會人數限定為五人，那麼怎樣任命委員會呢？”
如果有人提議並經附議後參會人員同意由會議主持人提名，主持人就可以任命委員會成員了，那麼主持人說出名字後，把這個委員會作為一個整體交付表決。即使某些會員隻反對這些候選委員中的一人，但是也需要對整個決議提反對。
小型會議上也可以讓會議主持人任命。
如果會員提議，由每個會員各自提名每個會員隻能對某一個職位提名一個人。會員提名的結果可能是姓名數比委員人數多，這種情況下，就需要對每一個姓名進行表決。
委員會產生後退席擬定報告。
委員會也如同一個小型會議，主持人一般不用單獨進行選舉，或者是提名成立某委員會的非大會主持人的參會人員，或是選票最多的委員，或是第一個被提名並通過的委員。
乙：“委員會現已退席擬定報告，哪位會員還有其他動議？”
（假設沒有人提出其他議案）
乙：“既然沒有其他議題，現在我們是否可以聽取一下未參加會議人員的來信？”。
在委員會退席期間，如果沒有其他議題，可以聽取會員演說，宣讀賀信等等，但這不代表會員們可以閑聊，會議主持人在此期間應當繼續主持會議。
當會議仍在進行時，如果委員會經過討論和表決已經完成了自己的任務，並且在委員會主持人的帶領下回到了大會現場，那麼大會的主持人應該立刻停止上述行為，接收委員會的報告。
委員會主持人某甲來到主持人麵前說：“主持人先生，經大會任命的決議起草委員會現在工作完畢，準備向大會作工作報告請大會予以接收”。
主持人乙：“可以。請宣讀報告內容。”
某甲宣讀報告內容並交給大會主持人，此時決議起草委員會便自動解散，委員會成員應作為普通代表參加會議，請注意委員會成員的自動解散是不需要大會進行表決的。
乙：“委員會的大會決議已經宣讀完畢，各位會員有無建議？”
丙：“我動議通過此決議。”
乙：“有無反對？”
(假設沒有人反對)
如果剛才的決議是大會的議程，那麼就按照通過的決議上所列的議程順序逐項進行討論。如果通過的決議是某個具體的動議或提案，大會通過了委員會的報告就等於通過了這個動議或提案。
如果大會進行討論的隻是單個動議或提案，通過它後如果沒有其他的提案了，那麼主持人就可以宣布結束會議。如果有其他的提案，大會將按照上述的內容繼續進行討論和表決，最終討論完所有的動議或提案，直到大會結束。
結束會議這項動議既可以由會議主持人提出，也可以由會議的其他參會人員提出。假設參會人員某丁提出。
某丁：“我動議結束會議。”
（假設沒有人反對）
某乙：“動議通過，此次會議正式結束。”
【實戰練習】
1.想一想
在會議的進行過程中，為了更好地進行會議討論，我們往往在事前就列出一項《會議進行檢查表》，請仔細查看每項的內容，當某項內容出現問題時，應當采取怎樣的措施。
2.測一測
會議的類型有許多，例如從規模上說有大型、中型和小型三類會議；從準備階段上來說，有預備會議和正式會議；從形式上說，有單場會議和定場會議以及移動場所會議；從內容上說，有政治性的會議、經濟性的會議、軍事性的會議等等；從會議的舉辦目的或性質上說，有法定性會議、審議性會議、工作性會議、學術性會議、彰顯性會議等。從第一章的各標題看，我們這種臨時性會議和永久性會議是從什麼角度劃分的。
3．提升訓練
不論是臨時性會議還使永久性會議，在進行會議前都需要進行會議的策劃。請問在進行會議的策劃時，需要進行那些準備？
參考答案
參考答案
想一想
（1）守時是任何事情能否開好，能否開的健康的保證。如果開會和散會不守時，又不能有合理的理由，那麼將是很嚴重的問題。
（2）精簡的議題可以讓參會人員更加得明白議題，減少不必要的問題，集中處理核心問題，可以避免不必要的拖延。
（3）告訴程序是為了讓參會人員合理安排時間，更好的集中精神。
（4）公平是關鍵的，沒有公平就沒有一切。
（5）強迫特定的人發言時專門針對那些違反會議議事規則或對組織造成破壞的人。對於一般會員決不能應用。
（6）批評某人的發言隻有在發言人不符合發言次序，發言內容跑題，發言時對人不對事，發言人的行為破壞了會議的進程等情況發生時，才能出現。
（7）發言人的自賣自誇行為對於會議的進展是非常有害的，這種行為既可以延誤會議的進程，又可能因為新參會人員對於其人的不了解而被蒙蔽，在這種情況下，會議的主持人應該提醒自賣自誇的人注意按照大會的程序來發言，盡量的注意時間。
（8）發言人的辯論是正常的，不正常的是感情用事，這樣做很可能讓會議陷入到無畏的爭論中，如果感情用事的事情出現，會議的組織者或主持人應該立刻提醒，如果提醒不行就要把他或他們驅逐出會場。
（9）特定的獨自發言人主要包括：請來的嘉賓、會議和委員會的主要報告人、給與犯了嚴重錯誤的人申訴的機會。
（10）如果在會議中出現閑談的情況，有三種原因：第一種會議的主要議題已經完畢，表決已經完成，正等待著公布結果。如果是大型的嚴肅會議，這種情況不能允許，如果是小型的會議則可以。但需要不能幹擾統計票數的工作人員。第二種是會議的主要議題不能夠吸引會議的參加人員，出現這種情況後，會議的組織者和會議的主持人應該尋找為什麼不能夠吸引參會人員，如果議題選擇沒有錯誤，那麼嚴格製止這種行為。如果議題選擇錯誤，那麼就應該，提議更改議題，經過投票表決後改變議題方向；第三種是因為會議的參會人員認為自己發言也沒有用，這種情況下，如果會議的組織者和會議的主持人為的是開好會議，解決問題，就應該引導參會人員改變這種思想，適當的策略也是可以的，例如要自己屬下或關係較為密切的人，進行一些比較出人意料的動議，主動與某個動議的提議人進行辯論等等。
（11）在會議的進行中，如果有人自始至終都沒有發過言，同樣有三種情況。第一種他沒有想好，第二種他不敢發言，第三種他不願意發言。會議的主持人應該引導他發言。
（12）在一個既定的時間內完成發言時保證會議按時完成的關鍵。
（13）如果沒有完成發言，在一般情況下不允許繼續發言，發言人可以等到其他時間繼續發言，如果很重要則可以提請大會進行延長的表決，表決通過則繼續發言。
（14）意見對峙的出現很正常，隻要不出現義氣之爭，不必阻攔。
（15）少數人的意見必須尊重，適當時候我們還可以為了少數人的意見，而適當的犧牲我們的意見，當然，犧牲的當然是表層的東西，核心的意見不能為了維護團結而犧牲，否則大多數人來開會的目的是什麼呢？
測一測：從時間上劃分的。
提升訓練：會議的策劃包括許多內容，最主要的是收集信息，這包括確定會議的性質，解決問題的性質，根據這些性質來選擇誰來參加會議，在哪裏舉行會議，在什麼時間進行會議等等；
第三節 永久性大會
關鍵詞：永久 程序 議事規則
學習作用：永久性會議的第一屆會議和第二屆會議時非常重要的，如果將兩者更好的完成，日後的會議將非常順利地進行。
思想來源：《羅伯特議事規則》第九條第四十八節①
永久性大會本質上就是法定的會議，例如《公司法》中確定的股東大會、股東代表大會、董事會、監事會等等。它們有一套必須要嚴格執行的程序和要素，如果程序和要素有缺失，那麼會議將成為不合法的會議。即使會議的決議正確也
將因不合法而被宣布無效，因此應該明確永久性會議的召開程序和要素。
【深入理解】
永久性會議和臨時性會議的召開不但在具體的工作語言上是相同的，而且在程序上也大同小異，臨時性會議基本運作流程正如上節所述。永久性會議比臨時性會議複雜的地方就在於：第一次會議的召開是關鍵，因此極為重要。
永久性會議的第一次會議往往涉及如下問題，製定組織章程、議事規則等問題。組織規模較小的情況下，第一次會議往往就是第一屆會議。下麵我們將具體介紹：在召開永久性會議的第一次會議時需要確定的幾個關鍵問題。
如果臨時性會議進行完畢之後，就是永久性會議的第一次會議，那麼本節所說的第幾項工作的順序，應該再加上第一節的五項工作，即本節的第一項工作為第六項工作。
1.第一次永久性會議工作的第一項工作：議程的確定
議程是指會議將要討論的議題順序。無論是臨時會議還是永久性會議都要考慮議程的問題。議程有時候很簡單可能隻有一兩個議題，但有時候則可能有多項議題。這時候就需要按照會議的時間和性質來確定討論的順序，是先討論難的還是簡單的議題。議程一旦確定，沒有特殊原因不能打亂。例如下麵的議程：
討論總經理的年度工作報告。
討論增加管理層年薪的問題。
討論對競爭對手實施反擊的問題。
討論增加監事問題。
討論增加董事問題。
2. 第一次永久性會議工作的第二項工作：日程的確定
如果會議討論的問題比較複雜，確定召開時間也很長，那麼會分幾次來召開會議，每次會議需要討論的問題安排就是日程。例如：
本屆會議第一次會議（星期一）日程如下：
總經理年度工作報告；
各分公司分組討論總經理年度工作報告。
本屆會議第二次會議（星期二）日程如下：
各分公司分組討論總經理年度工作報告。
討論通過總經理工作報告。
討論增加管理層年薪的問題。
討論對競爭對手實施反擊的問題。
3. 第一次永久性會議工作的第三項工作：章程的製定
章程就如同生活中的憲法一樣，組織以及組織會議都要以組織的章程為基準。各項製度和原則都不能和組織的章程衝突，否則沒有效力。
4. 第一次永久性會議工作的第四項工作：議事規則如何確定
議事規則是會議進行過程中的基本製度，總體上說它包括會議如何舉行和召開、議案如何提出、對議案如何討論、表決方式的選擇、采取什麼樣的議事方式等問題。
如何舉行和召開。既然會議分為臨時性會議和永久性會議，那麼什麼情況下應該召開臨時性會議，什麼情況下應該召開永久性會議應該明確。會議召開的間隔有無確定，確定召開時間和間隔的就是永久性會議，不確定召開時間和間隔的就是臨時性會議。二者的召開由誰來召集和主持，什麼樣的情況才是符合召開二者的條件？無論是臨時性會議還是永久性會議都要確定法定人數，那麼法定人數的確定方法是什麼？什麼樣的人符合參加會議的條件，什麼樣的人不符合參會條件？允不允許列席會議的人員和情況是什麼等等情況都應該明確。