D.我怎樣才能把會議和諧的順利召開完畢呢？
（ ）
（3）我們應該嚴格避免怎樣的想法出現？
A.會議在進行無味的辯論，這些人都太幼稚了，我必須禁止他們。
B.某一個人長時期的發言，但他的發言很合我的想法，我不糾正他。
C.我不知她說的是什麼，所以我不回答她。沈默是金。
D.維持市場秩序，嚴格按照程序走。
（ ）
（4）當一個決議的通過必須要有三分之二讚成票數時，會議的計票結果是：29通過：15不通過。會議主席作為其中一票將決定著這個決議的命運，他該如何？
A.不投票 B.投票 c.太激烈了，我還是溜之大吉吧D .放棄這次表決 （ ）
（5）當會議主持人因為各種事情不能出現的情況下，會議該如何進行？
A.我授權某某作為會議的主持人。 B.誰都可以當臨時主持人。
C.讓秘書作為臨時主持人。 D.如果第一副會長在由他主持。
（ ）
2．想一想
（1）在開會的時候我們應該嚴格要求按照會議的進程和規則，但是這是否是沒有絲毫回旋餘地的問題呢？有時候如果太嚴格了，反而造成很多不必要的爭吵。請問，你同意這種想法嗎？
3思考
（2）許多會議的主持人因為身份特殊，如他本身就是董事長或會長，往往在別人發言的時候，粗暴的打斷他。請問在這種情況下，會有什麼事情發生？
3．提升訓練
任何組織都會出現這樣一種情況，“三五一群”“五六成黨”等組織內的小組織。中國曆史上也曾出現過這種“黨錮禍國”的事情發生，在現代社會的日本自民黨內各種各樣的派別很多。例如“橋本派”“竹下派”等等。組織的規模是不同的，有多數派和少數派。同理，在國會內這樣的情況更是如此，美國有兩大黨，英國有三大黨等等，聯合國更不要說了，一百九十多個會員，各種派別更多。請問如果你是會議的主持人，你該如何處理少數反對派對多數派議案的反對？
參考答案
選一選CDDBD
想一想（1）基本同意這一觀點，但要注意在大型的複雜的會議上，這種思想是危險的。小型簡單的會議則是更好的想法。規則不能代替主持人的機智和常識，目的隻有把會議開好而不是規則。(2)因為會議主持人的特殊身份，往往造成會員不敢說話發言，會議無法進行。會員因為這種情況，日後會漸漸的不願意參加會議。會議往往出現一邊倒的情況，如此以往會造成組織的分裂。
提升訓練（1）會議的主持人應該清楚的意識到任何組織中都會出現這樣的情況：當兩種對立觀點出現後，如果參會人員基本分為少數派和多數派，中間派基本沒有的情況下。如果議題涉及核心利益，那麼參加會議的少數派的目的就是給多數派製造麻煩，延緩表決的時間，等待某種時機的到來。（2）如果這種情況發生，我們應該拒絕少數排在細微問題上的反複糾纏。他們如果申訴，主持人則可以直接拒絕而不必經過表決。（3）如果少數派沒有這個目的而是正常的進行會議，會議主持人應該正常履行職責，按照程序去做。
第六節 開會的程序
關鍵詞 程序 嚴格 理順
學習作用 在本章中我們將對會議的程序進行詳細地解釋，不但會議的領導者和主持人應該詳盡的理解它，所有的會員都應該熟悉它。
思想來源 散見《羅伯特議事規則》各條節①
記住開會程序可以使我們按部就班的研究如何保證團體的和自己的利益，如果不熟悉這些，那麼當有人違反程序，損害自己的利益時候，我們卻認為他這樣做是正當的。
【深入理解】
任何事情都需要有程序和規則，開會更是這樣，如果沒有程序和規則，那麼所有人都可以談自己關心的事情，所有人都可以隨便插言等等，那麼會議該如何進行呢？會議的程序和規則是有明確規定的，我們就將按照程序的先後逐一介紹。好的議程有助於討論的問題走上正軌，可以較好的處理小的瑣碎問題。不好的議程也同樣會因為過多的討論瑣碎的問題而脫離正軌。比較好的會議議程應該遵循下麵所談的順序。
1．第一項工作：由主持人報告出席人數並宣布開會
如果是臨時性集會或者是永久性會議的第一次會議，會議上進行的第一項工作就是選舉會議的主持人，再由主持人進行下麵的工作。
如果會議的性質不是臨時性的集會或第一次會議就應該有固定的主持人，或者是上屆的主持人宣布開會，並宣讀會議名稱及會次以及開會的時間地點，出席人的姓名及人數，列席人員的姓名。如果參加會議的人員比較多，就可以省去念會議人員姓名的環節。有些公司會製作公司歌曲或旗幟等，宣布人數後就要升旗幟奏歌曲。沒有的一般會宣讀企業章程作為替代。這之後如果是第一次會議則進入說明議題環節，如果不是第一次會議，就要進行上次會議回顧。
2. 第二項工作：會議回顧
上次會議回顧主要是說清上次會議的成果。包括確認上次會議的會議記錄以及上次會議的決議和決議的執行情況。如果上次會議中還有委員會，那麼委員會應該報告交給委員會要求書寫的報告或執行（或監督）大會決議執行的情況。最後是報告其他應該報告的情況。
上次會議的回顧，既可以用書麵報告的形式，也可以口頭報告，書麵報告比較適合於大型會議。雖然如此，養成書麵報告的習慣也是非常好的，因為這樣可以更好的培養責任意識。
3. 第三項工作：說明議題
情況彙報完畢後，如果需要對它進行審批，則進行投票。如果不需要審批，則進入說明議題的環節。說明議題包括兩種情況，如果首先討論的議題是上次會議遺留的問題，就需要說明上次會議對這個議題的討論情況。
如果是進行本次會議的議題討論，雖然在會議召開前發放了會議通知。會議通知也可能進行了說明，但最好還是再由具體負責人詳細說明一次。例如可以由董事長說明公司整體情況，或由公司經理說明公司運營情況，或由財務經理說明公司資金情況等等。這要視議題的性質，才能夠決定誰來說明議題。
說明議題後，就該進行對議程的確認或對議題的辯論。
4. 第四項工作：確認本次會議討論的議題順序
當大會不是隻針對一個議題進行辯論和表決的時候，往往會出現一個議題先後順序的問題。有些議題需要先討論，有些議題則需要後討論。
順序安排的方法。順序無非三種情況，一種是從難到易，一種是從易到難，一種是難易間隔。從難到易是因為在開會前大家的注意力非常集中；從易到難是因為較難的問題往往代表著利益糾紛最多、達成共識最艱難。對它的討論應該保證參會人員都會精神百倍的去交流。把較容易達成共識的問題放在前邊，有利於讓參會人員明確的知道較難的問題在後麵，不要耽誤時間，這樣往往會對前邊的議題較為順利地通過，集中精力對付較難的問題。難易間隔主要是為了比較好的處理一些較為集中的重大問題。
如果大家是第一次開會，事先沒有商量好會議的議程，那麼可以在“議程表”上加“擬定”兩個字，在會上按照大家的意思進行安排，這樣做會讓大家增強責任感，有一種自己受到了重視的感受。但是，這當然會讓會議的時間增加，也有可能會因為先處理什麼而遇到非常激烈的爭論。
足額問題的優先程序高於一切。開會時間已至，不足開會額數者，主席得宣布延後開會，延後兩次仍不足額時，主席應宣告延期開會或改開談話會，管理層聽取意見。
上次會議遺留的議題一般先進行討論。如果上次會議中有沒有討論完成的議題，則在本次會議上進行首先討論。當然，如果本次會議中的大多數人仍然不願意討論，也可以不首先討論它。
需要三分之二同意的議題應該重點考慮。一般性的議題表決隻需要有超過半數的出席人員，同意就可以了。但諸如章程的製訂與變更；會員的除名或董事監事以及經理等人的罷免；重要或重大財產的分割或合並或其他處分形式；團體的解散；其他與會員權利義務有關的重大事項等問題，則需要出席人數的三分之二以上同意才可以。對於這些，我們可以根據順序安排的三種情況，參照不同的大會形式來進行挑選。
5. 第五項工作：辯論
對於議題的辯論，如果是在說明議題的時候已經給出了解決方法，那麼辯論是針對這些方法的辯論，同意或者否決或者修正或者重新提出新的建議。例如，在說明議題的時候，報告人已經說了如下這些話“公司目前的現金短缺，急需充實，公司管理層經過慎重考慮，決定出售水泥廠”。根據這段說明，大會進行辯論，如果遭到否決，大會可以要求管理層再考慮其他方法，或者大會可以提出新的方法或者大會隻是拒絕。
如果在說明議題的時候沒有給出解決方法，那麼辯論是針對這項總議題進行新議題的提出並辯論。例如企業的領導階層對於“如何增加企業現金流”，並沒有給出具體的辦法，隻是把目前的情況進行了說明。針對這項總議題，我們可以動議“出售三產”或“出售辦公設施和交通工具”或“進行融資”等等。會議再針對這些動議進行辯論，從中選出一個或多個方法來解決這個總議題。
6．第六項工作：表決方法，決議及結果
對議題進行充分辯論後，我們就可以對辯論的問題進行表決，表決之後形成大會的決議。但是在決議中我們一定要注意不要把決議執行這一環節忘記。
7. 第七項工作：選舉領導人
選舉包括選舉本屆常設官員、大會的決議人員、常設機構的各委員、監察部門的負責人等等。對於這以環節可以進行變通，如果經出席人過半數同意可以列在辯論的前麵，但本書不建議如此。
即在中國目前的國情下，如果這樣辦很可能造成許多不必要的麻煩。例如過早的暴露問題的核心、是真正的問題不能得到有效解決。當然，如果會議的主要目的就是此項工作，當然可以提前。
8. 第八項工作：其他重要事宜，散會，記錄應由會議的主持人及記錄人員等分別簽署
如果在結束會議之前，會議的主持人或組織的領導者需要對會議進行總結，這一項一般被稱為閉幕詞。散會後，會議的記錄一定要由會議的主持人和記錄人員以及其他重要人員簽字，方才完成最後的手續。其他重要人員包括：重要議題的提出者以及被獎懲的人員等。
【實戰練習】
1.想一想
下麵是一次會議的議程表，在這裏有我們上文沒有詳細說明的重要問題，請問這個問題是什麼？
表1.6某次會議議程表
單位名稱：財務部 會議日期：2006年4月1日
會議名稱：如何削減辦公用品 開始時間：14：00結束時間：15：55
召集人：財務經理吳 開會地點：公司第三會議室
會議類型：問題解決會 背景資料：本年度辦公用品嚴重超支
期望結果：能夠提出如何削減辦公用品的辦法而又不會導致職工的過度反感。
攜帶物品：本部門辦公用品使用情況說明和其他資料
開會方法：互動式提問 決策方法：舉手表決
主持人：主管財務的副總經理陳 記錄人：劉
與會人員
旁聽者
財務顧問
議程項目 負責人 方式 分配時間
回顧公司財務形勢 吳 報告 5分鍾
尋找削減成本的方法 陳 自由發言 45分鍾
進行可行性研究 陳 按照輕重緩急 45分鍾
表決 陳 多數票通過 15分鍾
總結陳述 陳 確定各部門的任務，各部門負責人
負責執行，不能完成口兩月獎金 5分鍾
2．問題思考
如何處理時間和議程之間的關係，保證在某個時間段內完成會議，降低會議的成本？
3.選一選
下麵的議程表缺少什麼項目？
表1.7某會議的議程表
［某某公司某某次會議］會議程序
時間： 月 日 時 分 時 分 地點：
出席者姓名［ ］缺席者姓名·理由［ ］
1． 起立、敬禮、宣布開會
2． 合頌經營理念
3． 董事長(經理)致詞
4． 說明議題、議案
5． 補充說明、報告
6． 討論問題(質疑應答)
7． 主持人或領導閉幕致詞
8． 起立、敬禮
9． 散會。會議主持人簽字。
參考答案：
想一想。最值得學習的是實在會議的召開中，確定了時間分配和方案的執行人員，明確了獎懲。合理分配時間是非常重要的，首先要做到任何人都要嚴格遵守時間的規定，其次要做到每個議程都要確定時間。會議的時間不能太長，每一項議程都要確定時間的長短，時間長短並不是會議能否成功的關鍵。雖然合理的分配時間很難，但是如果我們長期堅持，一定會從中摸索出一種不成文的規定。
問題思考。先把所有的問題都寫出來，給每個問題確定所需方法，估算出所需要的時間，但是暫時不要考慮各個問題的先後順序。然後把估算出來的時間加在一起，看是否超過會議的總體時間。你經常會發現問題多而時間少，但最好在會議開始前就發現這一點。很多會議失敗告終，就是因為開會者的期望太多，不實際。如果超出了，那就請把你認為需要時間最多的議程先刪除，當然如果它是你的問題的核心，那就不能刪，往下看看，你也許會發現，議題說明的時間比較長，那就縮減它。也許你會發現，閉幕詞和開幕詞的時間如果刪去，會有利於會議議程的安排，那就毫不猶豫的刪去它們吧。
選一選。缺少會議議題的確認（確認包括，上次會議議題解決的確認，本次議題解決問題的確認，決議執行人員工作確認等）和會議記錄人員的簽字以及其他重要人物的簽字。
第七節 閉幕前文書的寫作
關鍵詞 內容 要求 注意
學習作用 有些文書是法律規定必須要進行的，對於這些文書的寫作如果不符合規則，將會對會議產生嚴重的影響；有些文書雖然沒有法律規定，但是它們也有著自己的要求，在本節中我們將對它們有一個總體的簡單介紹。
思想來源 各類文書的寫作①
會議的各類文書寫作，雖然不是會議的本質，但文書寫的好與壞，往往會促進會議召開並且有利於會議的進行，更會對會議成果進行進一步的確認。
【深入理解】
會議中的文書，有些是為了召開會議，有的是為了更好地進行會議，有的是為了評價會議，有的是為了宣傳會議。我們先介紹為了召開會議而寫作的文書，以及為了更好地進行會議而準備的各類文書。
1.為了召開會議而寫作的文書
在諸多為了召開會議而寫作的文書當中，首先就是會議通知書的寫作。
會議通知書。請看下列會議通知書，裏麵已經構建了我們需要所有注意的事項，本文就不再贅述。
標題：關於召開本年度股東大會的通知
各位股東（通知對象）：
祝大家身體健康。本公司將召開第某次定期股東大會（會議性質），敬請各位股東出席，特此通告。
（通知時間）2006年3月22日
（公司地點）北京市朝陽區某某街某某號
（發布通知單位，通常為單位）某某股份有限公司董事會
開會時間2006年4月25日（星期二）上午九點
開會地點：北京市朝陽區某某街某某號某某股份有限公司會議室
會議議題：1公司總經理彙報年度公司運營情況。
或議程 2董事會主席作工作報告
3監事會主席作工作報告
4增選董事（董事資料見附錄）
會議預案。會議的預案是會議的籌備方案，也就是召開會議的設想以及各類事務的總體預計。
標題：關於召開本年度股東大會的預案
（1）會議名稱：本年度股東大會
（2）會議內容：上同。
(3)會議時間：2006年4月25日（星期二）上午九點
（4）會議出席人員。略，總人數a。
會議列席人員。略。總人數b。
總人數a+b
（5）會議地點。北京市朝陽區某某街某某號某某股份有限公會議室。
（6）經費預算。某元。
（7）主辦單位。公司秘書處，負責人某甲。
（8）承辦人。秘書某乙，文書某丙，會務某丁，聯絡某戊。
對於比較大的公司的股東會議或其他會議，對於上述各項可以在進行具體細分，隻不過是更詳細而已。
2.為了更好的進行會議而準備的文書
一些小型會議往往參會人員大家都知道，但是一些大型會議則需要檢查參會人員的證件。
各類參會證件。各類參會證最好格式統一，為了區分，可以讓不同的證件有不同的顏色。例如，代表正是紅色；列席證是藍色；通行證是綠色；工作證是白色等等，這樣工作人員就可以非常清楚的知道對方參加會議的目的。
證件名稱的種類包括出席證、代表證、列席證、來賓證、記者證、工作證等，對於龐大型公司會議還需要有通行證和簽到證。
開幕詞的要點。在某些大型會議上為了更好地進行會議，還需要準備開幕詞和閉幕詞。對於小型會議除了某種特殊的需要，則不必對兩者進行過多的潤色，隻需要簡短的總結就可以了。但無論怎麼簡短都需要有如下要素。
對於開幕詞來說，應首先說明到會人數以及符合法律程序和規章製度等程序語言，之後宣布“現在正式開幕”，後介紹會議召開的背景以及籌備情況，介紹議程任務並提出希望。對於大型會議開幕詞應該進行審批，因為它是會議的正式文件需要保存。如果處在某種特殊時期，例如公司目前很艱難，開幕詞應該寫得富有號召力、催人奮進。
閉幕詞的要點。閉幕詞同開幕辭的要求基本一樣，不過在閉幕詞中應該對會議進行總結。諸如會議的成就以及影響；會議議程的完成情況；重點說明會議議程中沒有完成的情況，將如何處理；會議的決議情況並提出如何貫徹執行會議的諸多決議；如果會議中有不正常的情況應該點明，如果適合於公開批評可以批評，如果不適合就用委婉的話講出；最後還要向參會人員和工作人員致謝並宣布閉幕。
嘉賓演講稿的要點。在某些情況下無論是大型會議或是小型會議，會要求組織的領導者或來賓進行演講或即席講話。講話稿除了用詞要符合講話人的身份以外，還需要對某個問題進行清晰的表達，對問題要剖析得有條理、有步驟和完整。最好用口語化，能簡短的句子就不要拉長。
演講嘉賓的演講除了要對組織的會議表示祝賀外，如果與組織有某種關聯，就需要對關聯環節進行細致的演講。例如嘉賓當年曾是組織的成員，嘉賓就應該回憶一下過去。在演講時不應該總說客套話，應該富有感情。演講嘉賓的演講不必過於理性，可以適當感性但也不能失態。
領導臨時演講。領導臨時演講分為禮節性的演講和引導性的演講。
禮節性的往往應該三言五語，不要交代諸如開會的背景，因為會議主持人或者其他領導已經在開幕詞談及，此時的重點應該是談談自己的希望。
引導性的演講則可能是會議中出現了某種問題，例如爭論過於激烈或者過於冷清；或者討論的問題解決方法違規或不合時宜或其他因素；或者會議進行中出現了某些特殊事情，例如公司發生了什麼不幸的事情等等；或者發生了某種特殊情況，足以導致會議討論的問題成為沒有必要或者應該重新討論等等。這種引導性的臨時演講，應該層次清晰、有條不紊，但絕不能有大量的空洞話語。根據我們上麵分析的各類情況，可以采用不同的演講色彩。例如發生了不幸的事情，演講就應該圍繞不幸的事情，用悲痛的聲音烘染。
【實戰練習】
1．想一想
在本節中我們雖然沒有對會議記錄進行講解，但你認為下麵的會議記錄合適嗎？ 它適合於什麼情況下的會議？
關於某某次會議記錄
會議名稱
會議時間
會議地址
會議簡要內容
內容1
內容2
內容3
出席情況
列席情況
缺席情況
主持人簽名及簽名時間
記錄人簽名及簽名時間
2．選一選
（1） 請問，下麵的一份會議通知，缺少什麼項目？為什麼？
①標題缺少會議性質②缺少通知對象③會議地點沒有交代清楚④會議時間沒有交代清楚，應該由經理辦公室簽發的時間。
（2）選一選下麵表格缺少什麼？
年 月 日 編號
開會部門
?
召集人
?
開會日期
年??? 月??? 日
時間
?
開會地點
準備資料
備??? 注
A.開會原因 B.會議主持人 C.參加人員 D.開會費用說明
（ ）
（3）當我們收到會議通知單的時候，我們應該如何辦？
A.不必理睬，到時候區就可以了。
B.馬上給召集人打電話，和他商量說些什麼。
C.告訴送通知單的人再通知單上簽字或把通知單回執寄給會議召集人。
D.立刻告訴自己的夥伴，組織將對某某問題進行討論了，你們立刻改正。
（ ）
3．想一想。
在下麵的參會情況表中，缺少了什麼？
編號： 年 月 日
會議性質：
會議主持人和記錄人：
。?
與會人數：
未到人數：
未到原因：
?
備注：
填表人：
4.訓練提高
請針對領導臨時演講的各類情況，擬定一篇講演稿，針對我們的知識，看看是否合適？
參考答案：
想一想：一般的會議記錄格式分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個部分。在本例中會議名稱和時間以及會議地址和會議主持人和記錄人構成了記錄頭；會議簡要內容和出席以及列席和缺席三種情況構成了記錄主體；主持人和記錄人簽名及簽名時間構成了審閱簽名部分。因此，本記錄是符合要求的，完全正確。但需要注意，會議簡要內容，如果會議的議程有多項議題，應該分段書寫。本記錄適合於小型會議，這種記錄叫做簡要記錄。
選一選（1）這是典型的常犯錯誤，因為公司內部會議大家都很熟悉，所以就不告知參加對象，同時也沒清晰的交代會議地點，如果公司內不止一個會議室，你讓參加人員來回找嗎？會議召開時間沒有告知，三天後？哪個三天後呢！通知抬頭也不正規，沒有交代會議的性質。因此四項應該全部選。
(2)ACD （3）C
想一想。缺少會議主持人和記錄元的簽字以及會議的內容和簽字時間。
訓練提高：領導的臨時演講本書不建議經常進行，主要是因為，如果在各方辯論時，領導時不時的插言，很容易讓參會人員認為領導有著某種傾向性，因此會過於謹慎。
同時，領導臨時演講也不能沒有，如果麵對各種可能阻礙會議進展的情況默不作聲，同樣會讓人認為有某種傾向性，或者認為領導懦弱無能。因此，在下表的情況下，領導應該進行臨時性演講。
爭論過於激烈
演講時注意批評某些人的意氣用事，告訴大家我們都是為了企業好，大家都是通知朋友，不應該如此對待朋友。希望大會新品契合的進行。
會場過於冷清
希望大家踴躍的發言，不要有所顧忌。如果自己有阻礙發言的言行或事情，不論是已經發生的還是過去發生的，都要作自我批評。
討論的問題解決方法違規
告訴大家作事情應該不要急於求成，要根據規則辦事，在規則下想出辦法的情況，不是不可能出現，因此希望各位同誌或朋友坐下來靜下心來，仔細討論。
討論的問題解已經不合時宜
告訴大家目前已經發生了特殊情況，我們的問題已經不存在了。如果還有其他問題，就討論其他的問題，如果沒有了，就詢問是否散會。
出現了某些特殊事故
如果是人身方麵的事故，應該表示悲哀；如果是產品出現問題，應該立刻派人安撫消費者，然後研究對策。之後，再讓會議主持人繼續主持會議。
應該重新討論
告訴大家討論的辦法為什麼需要重新討論，如果不重新討論會有什麼後果。在此時舉些別的公司如此辦的後果是最為恰當的。並且告訴大家，剛才討論的成果也不是一無是處，例如某某地方，這樣做是為了讓參會人員不要泄氣。可以繼續踴躍的討論問題，如果不這樣，參會人員會認為，發言有什麼用，反正你也不聽。
第八節 閉幕後文書的寫作
關鍵詞 閉幕後 種類 原則
學習作用 學習評估會議的文書寫作，可以有效地觀察會議是否進行得有效。為了宣傳會議而寫作的各類文書同樣重要，有些則是法律必須經過的關口。對於上述兩種類型的文書，如果我們能夠寫好，不但會讓內部人員，而且也會對外部人員產生積極的促進作用。
思想來源 本節的思想來源於第七節完全相同。
閉幕後的文書主要包括：為了評價會議以及為了宣傳會議而進行的文書準備。評價會議是極為重要的環節，凡是想用會議這種形式解決問題的人，必須加以重視。沒有確定執行環節的審議性會議，本質上就等於沒有召開過。
【深入理解】
為了評估會議而進行的各類文書寫作，包括決議案的寫作，以及會議總結和各類執行情況考評的文書。
1.為了評估會議而進行的文書
我們討論的各類文書，基本上是按照會議的進行順序來討論的。因此，首先我們要介紹會議決議案的寫作。
決議案。會議的目的就是為了尋求解決某個問題的辦法，而決議就是解決問題的辦法，如何把它落實到文字上將直接影響決議的有效性。因此，決議案一般由標題和署名以及時間和決議正文內容幾個部分組成。標題就是“某年某屆董事會關於如何處理某某問題的公告或決定或決議”。決議的正文要包括決議的緣由，也就是會議將要討論的問題；決議結果。一般在決議正文的最後，要對決議作出點評並提出執行要求。如果決定的事項較多可以分開來寫，但每個問題需要另起一段絕不能放在一起。因此，每段都需要寫一個小的標號。
會議簡報。 會議簡報的開頭要寫明什麼性質的會議，諸如某某公司第某次會議，因為會議包括固定會議和臨時會議，因此在標題中要注明是第幾次臨時性會議；發布單位以及時間；如果需要保密，還需要寫上諸如“內部資料，不得外泄”字樣。
再往下就是正文。如果正文較長，還要有閱讀提示或者編者按。
最後再次寫上發布單位和印發份數。
編寫簡報是為了快速的告知本單位沒有參加會議的人員，或者為了讓參加會人員進行某種確認，因此，會議簡報要寫的快而真實；簡潔而莊重。
會議紀要。會議紀要的主要目的是為了記載和傳達會議的情況和精神，對討論的項目進行係統的總結。因此，會議紀要的編製就比會議簡報需要的時間更長和更正規。一般包括標題和結尾以及正文，結尾要加上諸如提出什麼希望或發出什麼號召，最重要的是交代完成決議的時間。正文則是寫名會議的概況和會議的主要內容。會議概況包括召集單位、時間、地點、參加人員的總體狀況、討論的問題、有何結果、召開的背景等等。會議紀要的相關內容，本書將在會議記錄人員一節進行係統討論。
會議決議催辦書。會議決議催辦書是在會議決議確認了執行人員後，發現執行人員遲遲沒有進行處理或處理緩慢時，發出的比較嚴肅的文書。一般情況下，在發出前應該至少有一次口頭催辦，如果不能則立刻發布催辦書，否則，會議就等於沒有召開一樣。討論出了解決辦法而不去執行，討論又有什麼作用呢？會議催辦書一般包括以下內容。
催辦編號
催辦人
發出本次催辦書時間
被催辦單位和負責人
催辦內容
目前辦理情況
催辦聯係人
拖延原因
備注
主要包括此次催辦書是第幾次，以前曾有幾次，每次發出的時間和編號是什麼等
會議決定事項催辦通知書
會議決定事項確認書。如果大會的決議執行單位更好地執行了，應該交給大會的常設機構，例如股東大會的常設機構是董事會，職工代表大會的常設機構是工會。因此，執行單位就應該把會議決定事項確認書交給常設機構。如果公司規模比較小，可以交給具體的常設委員。例如董事或工會委員或監事等等。會議決定事項確認書具體內容如下。
會議決定事項確認書
會議決定事項時間
決定事項內容
實施目標
實施過程
實施具體方法
執行負責人
具體執行人員
備注
主要包括一些特殊的情況或具體的創新辦法等等。
會議決定事項執行確認書。會議的常設機構在收到會議決定事項確認書之後，最好應該製定執行確認書。執行確認書具體內容如下。
關於某年某次會議決議執行確認書
會議召開時間
會議決定事項具體編號
決定事項內容
實施目標和過程
具體承辦人
是否有違規處
製表時間
製表人2.為了宣傳會議的文書
會議簡報和會議紀要雖然可以用於對內傳達，但這並不妨礙對外宣傳的作用。隻需要注意兩者在保密事項方麵的問題就可以了。另外，新聞稿也是會議工作對外宣傳時應該采取的措施。在製定新聞稿件的時候，應該注意如下問題。
對於新聞記者的特點要有明確的了解。新聞記者在很大程度上是為了取悅讀者，往往傾向於挖空心思的找到新聞點。他們可能利用各種策略，特別是用比較尖銳的問題來向你提問。因此，大會的新聞發言人在一般情況下性格都應該是比較溫和的人，但問題需要具體分析，溫和的性格並不是發言人決定性的要求，還需要諸如應變靈活、思維縝密、博學多才等要素。
在特殊情況下，可以要有性格特點的新聞發言人。如果我們的會議是為了商討某件特別緊急的事件，例如危機公關的處理、企業不正當競爭、企業將被惡意競購等等。在這些情況下，對於危機公關處理時的發言人的性格應該是比較沉穩；發生企業不正當競爭時的發言人，在沉穩中應帶有很強的理性；對於惡意競購情況，可以選擇感性較重、富有激情的人，因為在這種新聞發言中，不能夠交代過多的理性應對方法，否則對方將因此得到信息並製定反製措施。
新聞發言人必須總體掌握企業發展和會議情況。因為發言人會遇到各種類型的問題，他必須在企業中擁有一定的地位，而且企業內的各類內部資料，除非是特定類型的機密文件外都應該讓其閱覽，這樣有利於他了解各類情況。
新聞發言人的主題發言稿必須經過審定。新聞發言人的稿件要經過會議主持人、領導者、相關委員會、主要提議人、董事、監事、高級管理層、獨立董事和工會領導人等等組成的主席團進行審閱。主席團應該設定某些問題不能回答，並將發言人的具體權限說明。
新聞發言人應該在事前謀劃出可能提出的問題。雖然事前預測不可能凡事都想到，但是我們也不能跟著感覺走。特別是針對某些特殊事件，雖然主體發言稿上已經交代了具體處置辦法或態度。但是新聞記者肯定還會提出各種刁鑽的問題，如果我們發言稿中有不便公開的地方，那麼新聞發言人就應該針對這些不便發言的地方，思考一些應對措施。要考慮如果對方問到這個方麵了，我該如何回答？他會怎麼問？如果他仍不甘休，我將如何處理？是不理睬？還是答非所問等等。
【實戰練習】
1.想一想
對於某些特殊的公司來說，對於會議的決議應該進行公告，請問公告應該有什麼樣的體例。
2.選一選
會議記錄作為大會的參考，可以讓參會人員日後備查，這是應該而且有法律要求的。例如股東大會的會議記錄就有明文的法律要求。請問下列哪項規定符合這項法律要求？說明出處。
（1）.會議記錄應當與保存期限不少於5年。
（2）.會議記錄應當與保存期限不少於10年。
（3）.會議記錄應當與保存期限不少於3年。
（4）.會議記錄應當與保存期限不少於20年。
3.訓練提高
對於各類型的公司來說請問有哪些情況需要公告，如果不公告將有什麼處罰措施？
參考答案
想一想。決議公告的體例可以按如下方式。
某股份有限公司某年年度股東大會決議公告
公告日期
2006-02-29
本公司及董事會全體成員保證公告內容的真實、準確和完整，對公告的虛假記載、誤導性陳述或者重大遺漏負連帶責任。某股份有限公司於2006年2月29日上午在公司辦公樓會議室召開了2006年年度股東大會，參會股東及股東代表A名，代表股份X股，占公司總股本Y股的D%，符合《公司法》和《公司章程》的有關規定。會議由公司董事長某甲先生主持，會議以記名投票表決方式審議通過了如下議案：
一審議審議通過了公司《2003年度董事會工作報告》同意多少，占股份數多少；不同意多少，占股份多少；符合（不符合）法律規定和本公司章程。
二略
三略
四略
備查文件 1經與會董事和記錄人簽字確認的股東大會決議。
2律師事務所出具的法律意見書。
特此公告。
某股份有限公司董事會
二OO六年二月二十九日
選一選。第二項。本條出自證監會二○○六年三月十六日發布並同時執行的《上市公司股東大會規則》第四十一條規定：出席會議的董事、董事會秘書、召集人或其代表、會議主持人應當在會議記錄上簽名，並保證會議記錄內容真實、準確和完整。會議記錄應當與現場出席股東的簽名冊及代理出席的委托書、網絡及其他方式表決情況的有效資料一並保存，保存期限不少於10年。
訓練提高。對於所有公司來說，如果需要變更法定代表人或公司改組或公司解散，或分立或合並，或違反律法規的情況，應該在工商局或其他管理機構備案或公告。
對於股份有限公司和上市公司來說，還有如下要求：股東大會決議；監事會或上市公司獨立董事反對某項決議；提案未獲通過，或者本次股東大會變更前次股東大會決議的，應當在股東大會決議公告中作特別提示；發起人向社會公開募集股份，必須公告招股說明書，並製作認股書；核準公開發行新股時，必須公告新股招股說明書和財務會計報告，並製作認股書；發行公司債券的申請經國務院授權的部門核準後，應當公告公司債券募集辦法；公開發行股票的股份有限公司必須公告其財務會計報告；清算組在清算期間公告債權人。