·第十五章·團隊管理:建設高效團隊(2 / 3)

(5)相互認同,配合默契。當互相關心的人一道成長,並朝向一個共同的目標前進時,他們開始欣賞彼此的長處,了解彼此的不足,開始認可並欣賞每一隊員的獨特素質,並在工作中形成一種信任和默契。

20世紀80年代,當中國女排稱霸天下時,世界其他強隊挑選精英組成“明星隊”,與中國女排對抗,結果卻以懸殊比分落敗。事實上,並非“明星隊”的實力不如中國女排,隻是臨時組隊,配合不如中國女排默契而已。

團隊默契來自成員們相互合作的態度,每一成員都尊重其他在成員,並渴望為團隊作出貢獻,也都期望其他成員對團隊有所貢獻。最重要的是他們學會了互相信任。隻有互相信任,他們之間才有互相依賴的可能。

這使得他們會互相取長補短而不是互相揭短,這使隊員們在遇到特定任務時,很自然地對同伴說:“你真的是最棒的!你去做這件事吧,你能做得比我好。”而同伴絕不會覺得這是在阿諛奉承或推卸責任。一旦成員互相了解、互相信任並開始互相默契配合後,這支團隊的個性就開始形成了。

(6)將團隊整體利益放在首位。達成這一點的前提是,隊員們真正相信團隊成功的價值比他們個人自身利益的價值要大得多。他們相信,隨著團隊目標的實現,他們也能取得成功。

(7)擁有強大的後備力量。如果團隊沒有後備力量,就無法繼續發展。例如,一家公司發展到一定程度,要開辦分公司。這時,就需要大批的領導者。如果公司擁有一種培養潛在領導者成為真正領導者的機製,則人才方麵不成問題;如果臨時招聘、培訓,必然影響公司的發展進程。

(8)團隊成員情願付出代價。在一個偉大的團隊,每一名團隊成員都樂意將時間與精力花在訓練與準備上,願意承擔責任,願意放棄個人的偏見,願意為了團隊的成功犧牲個人利益。當然,前提是團隊成員確信團隊目標值得追求。如果不是人人都相信這個事業是值得付出的,他們就不可能盡力而為,更談不上獻身。

保持並促進團隊高效運行

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促進團隊高效,不僅需要尊重團隊成員,給予其機會,還要讓其獲得工作成就感,與此同時管理者還要不斷提高自身的管理藝術和領導魅力。

在積極引導之下,高凝聚力的團隊將創造出出色的工作績效,凝聚力使團隊得以完成個人無法完成的目標任務;通過共享知識資源、技術及領導能力,讓團隊變成重新構建企業麵貌的一個基本出發點。因此,如何有效地保持並促進團隊凝聚力,就成為提高企業整體績效必須考慮的問題。

(1)讓員工獲得較高的工作滿足感。在凝聚力較高的團隊中,成員對工作的責任感通常都很強。共同的利益價值觀使他們能夠在達到目標之後獲得一定的工作滿足感。同樣,在這樣的團隊中,成員之間彼此容易接納、相容,因此增強了友誼和吸引力。

(2)提升領導魅力。領導者是組織的核心,一個富有魅力和威望的領導者,會自然成為團隊的核心與靈魂,全體成員會自覺不自覺地團結在其周圍;反之,則會人心渙散。一個團隊是否能取得高績效,很大程度上取決於領導者自身的人格、知識、膽略、才幹、經驗,取決於自己能否嚴於律己,能否敬業,能否與員工坦誠相待、榮辱與共等。

(3)科學地管理團隊。建立一整套科學的製度,使管理工作和員工的行為製度化、規範化、程序化,是生產經營活動協調、有序、高效運行的重要保證。一個團隊,如果缺乏有效的製度來規範,就會出現盲目和混亂,無法創出高績效。

(4)促進團隊成員間的交流。良好的溝通和協調可使團隊成員通過信息和思想上的交流達到共同的認識。有效的溝通和協調能及時消除領導者與團隊成員以及團隊成員彼此之間的分歧、誤會和成見。會議、談心和私下交流是領導者常用的幾種形式。

(5)提供個人發展機會。在某公司擔任物料部副主管的一位職員,剛為公司完成了庫存管理電腦化的工作,如今有一個機會可以跳槽到另一家公司,待遇、福利各方麵都比較好,但是現在的公司不肯放人,他不知道如何是好。

仔細探究原因之後,公司才知道他要跳槽的主要原因。原來,現在的公司屬於家族企業,他未來頂多隻能升到主管,無法再上一層樓,而他要跳槽過去的那家公司卻為自己的工作團隊設立了沒有上限的晉升製度,前途一片光明。由此可知,如果一個團隊無法讓成員看到美好的前途,還是不可能得到人心的。

所以馬斯洛指出:“團隊要有暢通的升選管理、公平公正的晉升製度,讓成員了解到隻要努力,必定會有往上爬升的機會,這樣才能有效激勵團隊成員,讓他們安下心來在團隊中努力工作。”

(6)重視對團隊成員的培訓教育。威爾瑪·波特是通用電氣公司下屬的汽車通訊器材廠的一名員工。在上完為期12周的數據過程控製課程之後,波特把所學應用到工作中。通過回收過去一直廢棄掉的物品,波特為公司節省下10萬美元。由於這一貢獻,通用電氣公司的這家分廠不但改善了生產環節,而且還令波特大受鼓舞,因為她受到公司的信任,並且使公司因為她的付出而獲益匪淺。

隻要是人,其需求的層次就會不斷提升。團隊成員,尤其是能力較強、有潛力的團隊成員,都希望自己能夠不斷自我成長。要留他們就必須提供機會給他們,最直接的方式就是重用他們,給他們教育及訓練。倘若企業為團隊成員提供的學習機會太少,甚至根本沒有培訓,團隊成員很快就會失去工作的樂趣,凝聚力開始下降。因此,領導者要盡可能地為他們創造學習和培訓的機會。

(7)尊重每一位團隊成員。尊重的需要是人的較高層次的需要。在團隊管理中,命令式的管理方式已經行不通了。人人都需要受到別人的尊重,所以,領導者要時時關心並尊重團隊成員,重視他們的意見,采取“人性管理”的方式來管理團隊。

許多團隊的領導者都有一個通病,就是對成員不夠關心。如果平時不關懷、尊重團隊成員,處處以命令的方式叫他們做事,則團隊成員肯定會心有不甘,產生抵觸情緒,甚至離開團隊。反之,如果能夠改變管理的方式,重視團隊的成員,平時多關心他們,重視他們的表現,聽聽他們的心聲,采納他們好的意見,他們就會自動、自覺地參與團隊的各項工作,積極配合其他人來完成任務。

(8)表彰業績突出的成員。在美國密歇根州迪爾伯恩市,每年都會舉行多米諾比薩餅公司奧林匹克大賽,和往常一樣,運動會以點燃三足鼎(鼎身為比薩餅狀)開始。手持火炬的不是普通的運動員,而是多米諾比薩餅公司老板湯姆·莫納根(他是一位由平民變為巨富的企業家),和一位雙截肢員工安東尼·斯蓋爾斯(據他的上司說,他“眼明手快,負責刮盤子、揉麵團,幹得非常出色”)。

在8年中,這家公司每年的總增長率達75%。多米諾比薩餅公司是怎樣實現這種增長的呢?公司總裁唐·弗爾謝克提出來的奧林匹克大賽,就是問題的答案之一。

這個奧林匹克大賽將對獲得成功的員工進行大張旗鼓的表揚,領導者潛心評判和定期獎勵表現突出、令顧客(此處指的是多米諾比薩餅公司各特許經營店)滿意的行為,它所取得的效果可能比公司每月發放的獎金更令人難忘。這就是多米諾比薩餅公司的發展秘訣。

高效團隊的特征

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高效團隊的特征有:共同製定團隊目標,團隊成員具備相關技能,彼此信任,角色明確,管理有效,具備良好的支持環境。

團隊管理的根本落腳點就是塑造高效的團隊,為企業創造效益,開拓企業遠景。高效團隊的特征主要從以下幾個方麵得以體現:

1.共同製定團隊目標

成功的團隊管理者大都主張以成果為導向的團隊合作,這將使團隊獲得非凡的成就。團隊的每一個成員對自己和群體的目標十分清楚,並且深知在描繪目標和遠景的過程中,讓每位夥伴共同參與的重要性。

高效團隊的團隊管理者會經常和成員一起確立團隊目標,並設法使每位成員都清楚了解並認同團隊目標,向團隊成員指出一個明確的方向。當團隊的目標由團隊成員共同協商產生時,團隊成員有一種擁有“所有權”的感覺,並從心底認定“這是我們的目標和遠景”。這樣,作為團隊管理者,就為以後的工作奠定了良好的基礎。

2.團隊成員具備相關技能

高效團隊的每一位成員都具備實現理想目標所必需的技術和能力,具有能夠良好合作的個性品質,從而出色地完成任務。在一般性的群體中,有精湛技術能力的人並不一定有處理群體內人際關係的高超技巧,高效團隊的成員卻往往兼而有之。

3.彼此信任

成員間相互信任是高效團隊的顯著特征,每個成員對其他人的行為和能力都深信不疑。團隊具有坦誠、開放的溝通氣氛,團隊成員相互依存,友好合作,公開分享信息和專業知識。當然,維持群體內的相互信任,還需要引起管理層足夠的重視。組織文化和管理層的行為對形成相互信任的群體內氛圍很有影響。如果組織崇尚開放、誠實、協作的辦事原則,同時鼓勵員工的參與和自主性,就比較容易形成信任的環境。

4.角色明確

高效團隊的每位成員都清楚地了解他所扮演的角色是什麼,知道自己的工作成績對團隊目標的達成會產生什麼樣的影響,知道什麼該做、什麼不該做,彼此之間也清楚其他成員對自己的要求。

高效團隊在最初分工時,彼此就已經建立起相互依存的關係。大家既清楚合作的重要,也知道在團隊的榮辱成敗中,自己有多麼重要,並且彼此間能避免發生矛盾衝突。

5.管理有效

高效團隊的管理者能夠為團隊指明前途所在,讓團隊跟隨自己共同度過最艱難的時期。他會向成員闡明變革的可能性,鼓舞團隊成員的自信心,幫助他們更充分地了解自己的潛力。管理者應對團隊提供指導和支持,但並不試圖去控製它。

6.具有良好的支持環境

高效團隊通常都有良好的支持環境。從內部條件來看,團隊有一個合理的基礎,包括適當的培訓,以培養團隊成員的團隊需要的技能和知識;有一個易於理解的評估員工績效的測量係統;有一個支持團隊建設和運作的人力資源係統。良好的基礎結構可以支持並強化團隊成員的行為,取得高績效水平。從外部條件來看,高效團隊還獲得了管理層所提供的各種完成任務必需的資源。

創建一支高效團隊對於企業的管理者來說,並不是一件輕而易舉的事情,它將導致整個人力資源從各個方麵發生轉變。這不但對所有的員工都提高了要求,對管理者自身也是一個嚴峻的考驗。因此,管理者要在員工中努力建立良好的行為規範,上下一起調整自身的狀態和行為,以建立真正有效的團隊。

高效團隊的必備要素

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高效團隊的必備要素包括:清楚的任務、足夠的資源、可靠的信息來源、持久的培訓、及時的反饋和技術與過程協助。

隻要是辦企業,誰都希望自己的企業越做越強,越做越大。老板如何才能把企業做強做大呢?個人的力量是有限的,集體的力量則是無窮的。企業隻有充分發揮團隊的力量,才能把企業做大。可是團隊又如何打造呢?每個老板都說重視人才,可有了人才卻往往用不好。問題出現在哪裏呢?打造高績效團隊到底需要哪些要點呢?

1.清楚的任務

團隊的任務是所有要素中最重要的,沒有一個清晰界定的任務,團隊不可能合理構建。因此,要創建團隊的組織,首先要弄清團隊的任務是什麼,如果沒能做到這一點可能會帶來嚴重的問題。例如,經濟學家謝伊在分析質量循環工程的成功與失敗時,發現所有不成功的工程都是由於任務的模糊造成的,組織文化的導向也無法彌補這一缺憾。

團隊任務自身是可變的,如從需要一段時間完成一件單獨的任務(如一支項目開發團隊),到持續性的任務(如一支生產團隊或者一支初級健康保健團隊)。但是,除非其成員知道目標是什麼,否則沒有任何一支團隊能夠有效運作。因為正是企業建立了團隊並為其提供資源,也正是企業需要明確團隊所要達到的目標。

2.足夠的資源

基本資源對團隊來說至關重要,這些資源必須由團隊所處的企業提供。資源可能具有多種形式,當然會需要財政資源,但也需要員工資源,例如秘書工作的支持。在組成團隊的人中間需要大量的綜合性技術,也需要各種其他的技能。每支團隊具有自身的一套資源需求,而且在團隊生命過程中可能會改變。企業應該保證為團隊提供必要的資源,使其能夠有效地完成任務。而管理者要做的,就是不斷協調企業和團隊的關係,努力使企業滿足團隊的需求。

3.可靠的信息來源

可靠的信息是保證團隊良好運作的要素,它的獲取可能需要特別的信息媒介通道,比如去發現一個特別程序是如何進行的,或者去發現特定的成本是如何獲得的。如果團隊的決定會變成現實,則具有準確的信息至關重要,甚至確定可能存在某種問題也非常重要。團隊必須考慮到企業中的新發展和新變化,這也需要信息。因此,確保團隊具有細致、可靠的信息來源將使其為企業有效地工作。

4.持久的培訓

美國得克薩斯州中洛錫安市的查帕羅爾鋼鐵公司的管理者為自己的工作團隊設定了22門不同的課程。85%的團隊成員都會接受其中一門或一門以上課程的學習。為了鼓勵團隊成員了解其所在部門的每一項工作,企業規定,凡是利用業餘時間學習的人,每進行4個小時的培訓,就可得到20美元的獎勵。這種現金獎勵的數額還將隨著他們所完成的課程門數的增多而增加。這種培訓活動使查帕羅爾公司擁有了更多的掌握多種技能的員工,也擁有了一支由綜合素質優秀的人士組成的高績效團隊。

很多大企業認識到,給團隊成員提供持續的培訓就等於為企業和員工支付股息。全方位的培訓使團隊成員不僅多才多藝,而且能夠靈活地完成分配下來的任務。每個人都能得到機會學習新技術,獲得觀察事物的新方法,結識新的工作夥伴並與他們一道通力合作。團隊成員一旦具有了打破常規的勇氣與能力,就可以不斷地進行自我激勵,不斷學習、不斷自我完善,這樣的團隊能令企業充滿生機,不斷向前發展。

5.及時的反饋

團隊執行任務需要來自企業的可靠的定期反饋。如果團隊與企業的其他部分隔絕,它就會很快分裂。因為團隊需要向企業其他部門學習,使團隊工作與之相適應,能夠與組織其他部門更好地結合,弄清什麼時候是做某事的正確時機,甚至當其他部門改變時,也能夠保證該部門的任務完成。最重要的是,反饋使團隊清楚了自己的成就和下一步企業要求完成的任務。

根據對許多企業的研究發現,大部分團隊成員總是認為自己沒有得到足夠的重視,也就是說,大部分的企業都認為團隊成員的努力與付出是理所當然的,所提供的反饋也不夠。所謂沒有得到足夠重視,並非僅限於加薪或升官。團隊成員最需要的,是在有所成就之後受到肯定和讚揚。管理者可以通過一聲“謝謝”、一份小禮物、公開讚揚等方式,表達對團隊成員努力付出的肯定。除了聽取團隊成員的工作彙報,給予他們各種指示之外,這種激勵性的回饋也必不可少,它會使團隊朝氣蓬勃,不斷進取。

6.技術與過程協助

任何工作團隊都需要一定的技術援助以有效地執行任務。簡單的如需要為一次演示製作幻燈或打印正式報告,複雜的如需要某人在一個特殊的生產過程中提供詳細的化學方麵的專業技術知識,需要市場專家參與以幫助團隊如何將新產品推向市場,也可能需要流行病學家對保健團隊提一些關於交通事故應急處理方麵的專業建議。這些技術支持將使團隊的工作效率大大提高,避免人力和財力的浪費,還能促進各部門之間的相互協調。

每個企業都有許多獨立的部門,在一個部門工作的人通常不能完全明白其他部門在做什麼,因此如果企業可以向團隊提供他們所需的各類信息,以及怎樣獲得相關信息,對於團隊工作來說會容易一些。

研究結果表明,所有的成功團隊都將這六種要素應用得非常好。無論是哪一類團隊、目標是什麼、人員有多少,應用這六種要素都可以有效激發團隊自身的潛力,使團隊釋放出最大能量。

創建高效團隊的步驟

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團隊建設過程的關鍵集中於這一點上,即高效率地開展團隊工作所必需的活動,使團隊技能得到加強和發展。

根據杜拉克的管理思想,欲建設一個高效團隊,可以采用以下步驟:

1.構建基本的團隊框架

堅實的團隊框架可以使團隊有能力解決棘手、困難的問題,但同時又必須顯示其重要性而不致扼殺其創造力或權威影響力,這個微妙的平衡很難把握,但對團隊建設至關重要。有些具有高度創造力的團隊可能會在企業的限製範圍以外進行工作,但大部分團隊都會希望與其所屬的企業有依附關係,並能從企業獲得一定的組織結構。盡管不同的企業會有不同的結構形式,但它們之間總會有大致的相同點,以下是成功的團隊結構帶有普遍性的組成形式:

(1)方向引導者。它由高層管理人員和經理、主管、團隊領導成員及其他關鍵人物組成。就像夜行的船隻離不開燈塔的指引一樣,團隊也需要這樣的方向引導者,他們要能確立團隊工作和服務的方式,同時又是提意見者和工作過程中的錯誤的糾正者。

(2)智囊團。這類智囊團通常是由多個部門成員組成的群體,它的成員來自企業內部的各個部門和各個階層。它檢查作為整體的企業製度係統是否存在問題,並在某些方麵確立目標以提高企業的生產率。這是一個行動性團隊,它決定了主管者、管理者和任務擔當者各自的具體責任,其結果一般要2?3年才能顯現。

(3)稱職的管理者。他們是團隊成功的關鍵。一個富有魅力和威望的管理者會把團隊成員緊緊地團結在自己周圍,反之就會人心渙散,更無從談起團隊精神了。