·第十五章·團隊管理:建設高效團隊(3 / 3)

(4)團隊顧問。他們是團隊的指導者兼顧問,可幫助團隊確定風險性,幫助解決團隊內部衝突問題或團隊與外部人員的衝突問題。由於不是團隊內部成員,所以他們看問題會更具客觀性,在幫助團隊工作時會有更大的自由度。團隊顧問可幫助團隊建立工作標準和限度,指導其成員使用各類工具和圖表,以保證團隊成員準確有效地向既定目標前進。

2.提高團隊技能

團隊建設過程的關鍵集中於這一點上,即高效率地開展團隊工作所必需的活動,使團隊技能得到加強和發展。

(1)明確角色。要使一項任務得以圓滿完成,有必要使每個人清楚自己的職責和權力範圍,這將使團隊成員搞清自己的任務,並明白它與他人任務之間的關係,這種理解會創造出一種很強的團隊內部的團結度和忠誠意識。

(2)解決問題。知道如何使用解決問題的工具和技巧對團隊的成功很重要。綜合培訓加上耐心的督導,將有助於團隊成員借助外力省時省力地完成任務。

(3)消除衝突。提高解決衝突的技巧有助於員工產生相互間的尊敬,並使團隊達到更好的決策水平。

3.團隊的整合

英國一家知名調查公司,曾對一百多家跨國經營的企業進行調查。結果顯示,大多數人認為,未來的幾年中主導和影響自己企業的將是領導者的團隊,是一個經過整合的團隊。由此可見,未來的團隊管理者的任務是懂得組合團隊並使團隊合作。那麼,如何使團隊既分工又合作呢?

團隊的基本要求是擁有不同才能的人,但若團隊因分工而無法合作,或缺乏相互支持相互學習的風氣,不清楚團隊的職責所在,那麼企業依然擺脫不了處處受阻的困境。

在團隊的運作中,除了因個人才能及企業需要設定工作職位外,更重要的是要有共同的價值觀。價值觀不同,人與人就會無法有效地溝通,無法建立共識。麵對問題時,也會因個人的才能或看問題的層麵不同,而采取不同的解決方法。

這樣的方式有時可以解決當前的問題,但有時甚至事倍功半,無法集合共同的力量變成一個有效率的團隊。出色的團隊領導者懂得抓住時機進行團隊的整合,在團隊內部達成共識,培養合作的精神,讓大家把力量用到一個點上,從而實現團隊的高績效。

幾種可供選擇的管理模式

·今日茶點

要成功地管理團隊,管理者必須對價值觀管理模式、任務導向管理模式、人際協調管理模式、角色定義管理模式這四種模式有所了解。

團隊管理的有效性均取決於三個因素:團隊建設的背景,企業員工及管理者的素質,團隊期望執行的任務類型。若要成功地管理團隊,應對以下四種管理模式有所了解:

1.價值觀管理模式

團隊管理的重點是形成團隊成員間的一致意見、共同的價值觀和應用於工作中的原則。的確,分享對於工作的共同看法可以被看作團隊定義的特征,如果沒有它,團隊就隻是一些人鬆散的無意義的集合。具有共同的目標讓人們團結在一起,感到能夠與其他人合作共事,並獲得“他們和我們”的感覺。

因此,根據這個結論,建立一支有效團隊的主要任務是形成一致的宗旨。團隊的管理者致力於統一團隊成員的價值觀,通過各種手段讓人們把工作的意義與團隊本身結合起來,從而使將來可能出現的問題減到最少,並有效減少團隊成員之間的矛盾。這類團隊享有高度群體自由,管理者可授權下屬在一定範圍內自己識別問題和進行決策。

這種管理模式在持續性的團隊工作中顯得卓有成效,但前提條件是團隊必須長期存在。它可使團隊成員彼此高度理解,排除了許多潛在的意見與行為矛盾,當團隊成員來自不同的專業時,這種管理模式特別有用。

2.任務導向管理模式

這種管理模式屬於管理者向下屬“兜售”自己的決策,團隊成員們需要弄清任務意圖,並鼓勵明確揭示出挑戰背後的含義。團隊管理者需要給予他們鑒別與提煉任務所需的特殊技能,鼓勵他們設立特殊的目標來協調完成團隊任務的過程。這種管理模式要求團隊所有成員都將任務放在第一位,個人感受、“地下議程”等都不被看作團隊行為的合法部分,即隻有完成工作任務才是唯一一件重要的事情。所以,團隊管理者需要強調用特殊任務來幫助團隊達到目的,定義時間表和次級任務,訓練決策技能,建立克服障礙的戰略。

這種管理模式最容易打造出高效團隊,它能夠將團隊的操作或交流困難清晰地表達出來,從而迅速加以解決,使團隊成員不會造成對如何運作的誤解。或者說,這種管理模式如同診斷工具,可以使管理者及時看到問題並予以解決,幫助整個團隊很好地行使職責。

3.人際協調管理模式

正如我們所理解的,人際協調管理模式強調的是團隊工作中的人際特征。暗含的觀點是,利用人們相互之間的足夠了解,讓團隊有效運作。其原則是開放而公正地對關係、矛盾、“地下議程”進行討論,產生一種互相信任的氣氛並建立有效的團隊。這種管理模式讓下屬群體享有很大的自主權,但決策仍然要管理者做出。

4.角色定義管理模式

團隊管理以角色定義為基礎,傾向於強調將團隊成員的角色和角色期望進行歸類,每個團隊成員都可以列出他認為應由別的成員來做的事,然後團隊成員聚在一起討論他們的清單,並且商議相互間的要求。商議結果會被寫下來由雙方簽字認可。

這種團隊管理模式雖然仍以誠實和公正為基礎,但與人際協調法有很大不同,它的焦點在於自己做什麼和別人要做什麼,隻要依照這個模型,人們公開其在工作中對別人的需求就可以了,不必再做更深層次的分析。

讓管理模式趨於完美

·今日茶點

讓管理模式越來越完美,使團隊的運營更為高效。

任何管理模式都有修正和完善的空間,如果想讓團隊創造出良好的效益,就有必要根據團隊的特點對管理模式不斷地做出修正,使其功能越來越完善。

1.以默契增進團隊精神

作為團隊管理者,僅僅依賴自己的能力管理好團隊是遠遠不夠的。光靠自己做事,會給團隊成員留下獨斷專行的印象。一名優秀的管理者應運用團隊協作,同心同德處理內部事物,增進團隊精神。

一個真正的有效率的管理模式,會讓團隊看起來就像一個人一樣,每一部分的配合與協調都自然隨意、恰到好處。要做到這一點,管理者必須學會在團隊成員中間培養默契,使其彼此能夠愉快地合作。

培養下屬整體配合的團隊默契,可以增進團隊精神。作為團隊的領導人,應讓每位成員都能擁有自我發揮的空間,但更重要的是,要破除個人主義,建立整體搭配、協調一致的團隊默契,同時,努力使彼此了解取長補短的重要性。

完美的合作會產生巨大的力量。因此,培養成員相互依存、互相支援達成任務的觀念,是團隊領導者責無旁貸的重要職責。

2.讓團隊更加民主

團隊應具有開放、坦誠的溝通氣氛,使團隊成員在其中感到很隨意,在工作中能充分溝通意見,能經常從團隊得到反饋,願意傾聽、接納其他團隊成員的意見,尤其是願意把工作中出現的問題及時向管理者提出來,從而得到調整和解決,使工作進展更加順利。

通過培養民主氣氛,團隊成員之間的關係將更加融洽,從而更好地配合團隊管理。具體做法有:使所有團隊成員都能獲得充分的信息,對一切均有所了解;所有團隊成員都充分參與團隊的各項組織和決策活動;所有團隊成員有同等發言權,他們的觀點同等重要;在團隊內部培養尊重不同觀點的態度;認可團隊內部不同的動機、價值觀和意見。

3.讓團隊成員全力以赴

隻有團隊成員都樂於貢獻自己的智慧和力量,全力投入團隊工作,才能讓團隊運作成功。也就是說,唯有團隊成員任勞任怨地付出,才能實現整個團隊運作的持續改善且有高品質結果的產出。而要完全做到這些,管理者應鼓勵團隊成員自覺地將工作放在首位:

要使團隊成員願意對團隊的成敗負共同責任,願意相互協調合作,共同完成團隊目標,且相信自己對這個團隊及其他團隊成員負有責任,對其被指派的工作負責。

使團隊成員能始終保持活力與熱情。團隊運作過程往往冗長且常常遇到困難與挫折,唯有保持活動力與熱情方能使團隊成員有效工作,這樣可以使團隊成員相處愉快,並享受成為團隊一員的樂趣。

鼓勵團隊成員不斷地追求改善與進步。讓團隊成員能從團隊工作中實現自我成長。

4.推行“參與管理”

現在很多的企業推行“參與管理”,管理者如果真的希望團隊管理有成效,就應傾向於員工參與或領導,因為這種做法能夠確實滿足“參與就受到尊重”的人性心理。

成功團隊的成員身上總是散發出擋不住的參與熱情,他們積極主動,一逮到機會就參與。他們的無私奉獻和熱情建議不僅使團隊的管理模式一步步趨向完美,更給企業創下了良好的收益。

玫琳凱化妝品公司創辦人玫琳凱說:“一位有效率的管理者會在計劃的構思階段時,就讓下屬參與其事。我認為讓員工參與對他們有直接影響的決策是很重要的,所以,我總是願意冒時間損失的風險來這樣做。如果你希望下屬全然支持你,你就必須讓他們參與,愈早愈好。”

親自參與的成員永遠會支持他們參與的事物,當大家的熱情都投入到團隊運作中來的時候,團隊所彙總出來的力量絕對是無法想象的。

5.有效利用時間

彼得·德魯克認為有效的管理者懂得讓自己的團隊學會集中利用時間。時間分割成許多小段,等於沒有時間。所以時間管理的一個重要原則在於管理者將零碎時間集中起來,加以利用,使團隊的績效進一步提高。

需指出的是,集中時間的目的是為了辦大事、要事,如果把次要的事集中起來辦理,這樣的集中就沒有太大的意義了。

6.創造學習的氛圍

要想建立敏捷、具有生產效率的團隊,唯一的方法是培養不斷進取的員工隊伍。重視進取的企業視學習為一種投資,並不斷鼓勵和培養員工發展,其目的是提高企業自身能力及其成功率。這種企業往往會創造出有助於企業內員工學習和發展的環境。

團隊管理者必須倡導團隊學習,它是提高團隊成員互相配合、整體搭配與實現共同目標的能力的主要途徑。有不少實例顯示,團隊的集體智慧高於個人智慧之和,團隊擁有整體搭配的行動能力。當團隊真正在學習的時候,不僅團隊整體會產生出色的成果,個別成員成長的速度也比其他學習方式更快。

多數團隊未能實現整體搭配。這是因為管理模式的不合理造成的,在團隊內部,個人可能格外努力,但他們的努力未能有效地轉化為團隊的力量,結果許多個人的力量被相互抵消掉了。當一個團隊經過有效的學習之後,就會朝著共同的方向,調整個別成員的力量,而使成員之間力量的抵消或浪費減至最小,發展出一種共鳴的綜合效果。

若像凝聚成束的激光,而非分散的燈光,團隊的目標就會一致;團隊擁有共同願景,團隊成員就知道如何取長補短。因此,為團隊創造學習的氛圍,大力倡導團隊學習就成了管理者改善管理模式、促進團隊發展的必要的步驟。

如何培養團隊精神

·今日茶點

團隊精神是團隊成員共同認可的一種集體意識,是團隊成員的工作心理狀態和士氣,是團隊成員共同價值觀和理想信念的體現,是凝聚團隊,推動團隊發展的精神力量。

團隊精神是一個成功團隊建設的血脈。團隊精神有凝聚團隊成員的作用,團隊的目標和理想把團隊成員聯結在一起。團隊精神不僅能激發個人的能力,而且能激勵團隊中的其他人,鼓勵團隊中的所有成員發揮潛力以探索和創新。如何培養?需要從以下幾個方麵著手。

1.培養團隊成員樹立遠大目標

明確、具體、可行的企業發展目標,是員工最好的航向。目標越明確、越具體,由此激發出的團隊動力也就越大。俗話說,對於沒有目標的航船來說,什麼風都不是順風。

有目標隻是你管理行動的一半,另一半則是要大家明白你的遠見和目標。你必須以溝通來使受你領導的人同你目標一致。

20世紀70年代的惠普電腦公司總裁約翰·楊就根據這項原則設立了自己的印刷廠。他自籌款10萬美元,購買設備,訓練操作人員,找廠址,前後共花了45天的時間。他全靠和屬下溝通,讓他們和他有一致的目標,這樣事情就迅速辦成功了。他認為:“一個秘密的目標,無法得到參與者和其他人的助力。將目標解釋清楚,讓參與者全都明了,可以激發他們的熱忱,使他們發揮出最大的力量,這是靠壓迫所得不到的無限力量。”

假若你有遠大的目標,而又能和別人溝通,雖然其他條件不佳,你仍然會成功。

美軍第51空降步兵團團長朱利安·艾威爾上校,在1944年12月18日晚,率領他的部隊抵達比利時的巴斯頓。兩天以前,德軍就已開始他們的亞耳丁作戰。這是在第二次世界大戰中,德軍所做的最後一次大攻勢,曆史告訴我們,這次戰役是戰爭結束前的反彈。艾威爾隻帶了不到1000人抵達戰場,而上級司令部無法告訴他敵情、友軍狀況……總之,什麼情報都沒有。

但艾威爾有他的主見,並且和下屬做了良好的溝通。他告訴他們:“我們要攻擊德國人。”他們果真做到了。他們阻止了德軍第27裝甲軍團3萬多人的進攻,迫使希特勒不得不改變亞耳丁作戰計劃,並且影響了整個第二次世界大戰的局麵。

假若你要別人跟隨你,你就必須有遠大的目標,而且要把這個目標建立在下屬的心裏。

2.培養團隊成員的向心力

據說以麵談為職業的人,都是在事先調查過對方的資料之後,根據此資料,再找出談話的內容的。一個傑出的麵談者,必須都了解此訣竅。

有些人性格內向,不易在第一次見麵時就與人坦誠交談。但是如果對方與自己具有親戚關係,或都是校友、同鄉等,那麼即使是第一次見麵,也往往會表現出友好的態度,甚至會因此團結起來對付外人。所以管理者如果能讓下屬產生“自己人”的意識,自然可加強學習的意願。對於下屬,找出自己與他的共同點,據此加以強調是很重要的。

從心理學角度來看,使對方與自己的心理連在一起的作用稱為“促進彼此信賴的關係”。而尋找與下屬的共同點,便相當於此種“促進彼此信賴的關係”。這種共同點愈多愈好,而且關係愈近愈有效果。例如出生地、畢業的學校、性格、類似的遭遇等,隻要能找出二三項,即不難加強團隊內成員的向心力。

事實上,若要找出彼此的共同點並不困難。就出生地而言,對於是否在該地出生並不重要,隻要是曾經在當地住過,即可成為談話的資料。然而,如同校畢業者、同鄉形成一個圈圈時,則多半會引起其他人的反感及排斥,此點應加以注意。

3.讓團隊成員充滿自信

要想使你的團隊團結,必須先培養成員的自尊心。要為自己的團體感到驕傲,就必須讓他們覺得他們是同行中最好的團體的一分子。就是說,假若你的團隊成員是一群生產汽車零件的工人,那你要使每個人都感到他們是在生產世界上最好的汽車;假若你的團隊是從事谘詢顧問工作的,那麼你就應該讓他們感覺自己是在世界上最好的顧問公司工作。不管你是在哪個行業,全都可以應用這項原則,必須讓成員感到自己是在同類最好的團體中工作。

4.將“夥伴優先”原則放在第一位

如何有效建立與增進團隊之間合作無間的精神呢?

首先,你要有“夥伴優先”的想法。永遠把你的夥伴放在一切事情之上,這樣你才會願意采取行動,去關懷、珍惜他們,支持他們,賜給他們力量,激勵他們去做好每件事情。

當你把夥伴放在第一優先位置時,其成效是相當驚人的。當追隨者受到你的鼓舞感召時,他們藏在心底深處的無限潛能和愛心就會快速地爆發出來,那麼他們所做的任何事情,都將相當傑出和完美。如果你的團隊成員,負責提供高品質服務的工作給他的顧客,當你真正把夥伴放在第一優先位置時,你就可以永遠不必憂心忡忡地害怕他們說一套、做一套,不把顧客放在眼裏了。

5.培養團隊成員的默契感

培養夥伴們整體搭配的團隊默契,是增進團隊精神的另一個重要方法。

作為團隊的管理者,你固然要讓每位成員都能擁有自我發揮的空間,但更重要的是,你要用心培養大家,破除個人主義,要有整體搭配、協調一致的團隊默契,同時努力使彼此了解取長補短的重要性。

如果能真正做到這一點,自然就能凝聚出高於個人力量的團隊智慧,隨時都能造就出不可思議的團隊表現和成績來。在《第五項修煉》一書中,彼得·聖吉為團隊整體搭配的好處做了非常貼切的注解:

“未能搭配的團隊,許多個人的力量一定會被抵消、浪費掉……當一個團體更能整體搭配時,就會彙聚成一個方向,調和個別力量,而使力量的抵消或浪費降至最小,發展出一種共鳴,就像凝聚成束的激光,而非分散的燈泡光,它具有目的一致性及共同願景,並且了解如何取長補短。”

畢竟合作才會產生巨大無比的力量,因此,經常教導灌輸成員了解相互依存、依賴支援才能達成任務的觀念,是管理者責無旁貸的重要職責。

6.培養成員的歸屬感

希望別人怎樣待你,你就要怎樣對待別人。你也許認為這句話隻能用在宗教和道德行為上,其實這和良好的管理也有極大的關係。為什麼?因為人們不願意跟隨漠不關心他們待遇的管理者。

玫琳凱稱這句話為“管理的金科玉律”。她不但身體力行,而且建議每位管理者都這麼做。總之,什麼使得你與眾不同?你是否認為你比別人要強得多,所以要求與眾不同的待遇?假若你有這種想法的話,那你最好改變一下,不然永遠沒有人會樂意跟隨你。