花一點時間去印證80\/20法則，幾分鍾也好，幾小時也行。找出在時間的分配與所得的成就或快樂兩者之間，是否真的有一種不平衡現象。看看你最有生產力的20%的時間是不是創造出80%的價值，你80%的快樂是不是來自生命中20%的時間。
時間不會不夠用。事實上，時間多得是，我們隻運用了我們20%的時間，對於聰明人來說，通常一點點時間就造成了巨大的不同。依80\/20法則，如果我們在重要的20%的活動上多付出一倍時間，便能做到一星期隻需要工作兩天，收獲卻可比現在多60%以上。這無疑是對於時間管理的一項革命。
80\/20法則認為，應該把重點放在20%的重要時刻上，而應削減不重要的80%的時間。執行一項工作計劃時，最後20%的時間最具有生產力，因為必須在期限之前完成，因此，隻要預計完成的時間減去一半，大部分工作的生產力便能倍增，時間就不會不夠用。
80\/20法則將迅速提升你的效率，同時也是對傳統的時間管理的否定，80\/20法則將引導時間管理的革命。
重要的事情先做
·今日茶點
凡是將應該做的事拖延而不立刻去做，而想留待將來再做的人總是弱者。凡是有力量、有能耐的人，都會在對一件事情充滿興趣、充滿熱忱的時候，就立刻去做。
時間管理的第一項法則是設定目標，製訂計劃。目標能最大限度地聚集你的資源（包括時間）。因此，隻有目標明確，才能最大限度地節省和控製時間。
人生的道路，存在著時間與價值的對應關係。有目標，一分一秒都是成功的記錄；沒有目標，一分一秒都是生命的流逝。愛默生說：“用於事業上的時間，絕不是損失。”
每天我們都應把目標記錄下來，並且把行動與目標相對照。相信筆記，不要太看重記憶。養成“凡事預則立”的習慣。不要定“進度表”，要列“工作表”；事務要明確具體，比較大或長期的工作要拆散開來，分成幾個小事項。
確定每天的目標，養成把每天要做的工作排列出來的習慣。把明天要做的事，按其重要性大小編成號碼。明天上午頭一件事是考慮第一項，先做起來，直至完畢。接著做第二項，如此下去，如果沒有全部做完，不要內疚，因為照此辦法完不了，那麼用其他辦法也是做不了的。
時間管理的第二項法則是“重要的事先做”。實際上，懂得美好生活的人都是明白輕重緩急道理的，他們在處理一年或一個月、一天的事情之前，總是先分清主次，進而安排自己的時間。“重要的事先做”就是要求我們做到：
1.確定最重要的事
人們確定了事情的重要性之後，不等於事情會自動辦好。你或許要花大力氣才能把這些重要的事情做好。要確定最重要的事，你肯定要費很大的勁。商業及電腦巨子羅斯·佩羅說：“凡是優秀的、值得稱道的東西，每時每刻都處在刀刃上，要不斷努力才能保持刀刃的鋒利。”下麵是有助於你做到這一點的三步計劃：
第一步，你要從目標、需要、回報和滿足感四方麵對將要做的事情做一個評估。
第二步，刪掉你不必要做的事，把要做但不一定要你做的事委托給別人去做。
第三步，記下你為達到目標必須做的事，包括完成任務需要多長時間，誰可以幫助你完成任務等。
2.分清事情的主次關係
在確定每一年或每一天該做什麼之前，你必須對自己應該如何利用時間有更全麵的看法。要做到這一點，有四個問題你要問自己：
第一，我要成為什麼？我們來到這個世界上，每個人都肩負著一個沉重的責任，按指定的目標前進。再過20年，我們每個人都有可能成為公司的領導、大企業家、大科學家。
第二，哪些是我非做不可的？我需要做什麼？要分清緩急，還應弄清自己需要做什麼。總會有些任務是你非做不可的。重要的是，你必須分清某個任務是否一定要做，或是否一定要由你去做。這兩種情況是不同的。必須做，但並非一定要你親自做的事情，你可以委派別人去做，自己監督其完成便可。
第三，什麼是我最擅長做的？人們應該把時間和精力集中在自己最擅長的事情上，即會比別人幹得出色的事情上。關於這一點，我們可以回憶一下前麵提到的80\/20法則：人們應該用20%的時間做最擅長的事情，而用80%的時間做其他事情。這樣使用時間是最具有戰略眼光的。
第四，什麼是我最有興趣做的？無論你地位如何，你總需要把部分時間用於做能帶給你快樂和滿足感的事情。這樣你會始終保持生活熱情，因為你的生活是有趣的。有些人認為，能帶來最高回報的事情就一定能給自己最大的滿足感。其實不然，這裏麵還有一個興趣問題，隻有感興趣的事才能帶給你快樂，給你最大的滿足感。
3.展開行動
在確立了重要的事以及分清主次之後，你必須按它們的輕重緩急開始行動。大部分人是根據事情的緊迫感，而不是事情的優先程度來安排先後順序的。這些人的做法是被動的而不是主動的。懂得生活的人往往不是這樣，他們按優先程度開展工作。以下是兩個建議：
第一，規劃優先表。
美國伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普向效率專家艾維·李請教“如何更好地執行計劃”的方法。
艾維·李聲稱可以在10分鍾內就給舒瓦普一樣東西，這東西能把他公司的業績提高一半，然後他遞給舒瓦普一張空白紙，說：“請在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”
舒瓦普很快寫完，僅用5分鍾。
艾維·李接著說：“現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。”
這又花了5分鍾。
艾維·李說：“好了，把這張紙放進口袋，明天早上第一件事是把紙條拿出來，做第一項最重要的。不要看其他的，隻是第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然後用同樣的方法對待第二項、第三項……直到你結束工作為止。如果隻做完第一件事，那不要緊，隻要確保你總是在做最重要的事情就行了。”
艾維·李最後說：“每一天都要這樣做——你剛才看見了，隻用10分鍾時間——你對這種方法的價值深信不疑之後，叫你公司的人也這樣幹。這個方法你喜歡做多久就做多久，然後給我寄支票來，你認為值多少就給我多少。”
一個月之後，舒瓦普給艾維·李寄去一張2.5萬美元的支票，還有一封信。信上說，那是他一生中最有價值的一課。
5年之後，這個當年鮮為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。而這一成就是從規劃優先表開始的。
第二，設定進度表。
設定進度表可以幫助你安排一周、一月、一年的時間；可以給你一個整體方向，使你看到自己的宏圖，從而有助於你達到目的。把一天的時間安排好，這對於你成就大事是很關鍵的。這樣你可以集中精力處理事情。
時間管理的第三項法則是“及時行動，絕不拖延”。我們每天都有每天的事。今天的事是新鮮的，與昨天的事不同，而明天也自有明天的事。所以應盡力做到“今日事，今日畢”，千萬不要拖延到明天！每個人的一生中總有許多美好的憧憬、遠大的理想、切實的計劃。
假使我們能夠抓住一切憧憬，實現一切理想，執行每一項計劃，那我們事業上的成就、我們的生命真不知會有多麼偉大！然而我們總是有憧憬而不能抓住，有理想而不能實現，有計劃而不去執行，終至坐視這些憧憬、理想、計劃一一幻滅！所有這一切的罪魁禍首都是拖延。
凡是將應該做的事拖延而不立刻去做，而想留待將來再做的人總是弱者。凡是有力量、有能耐的人，都會在對一件事情充滿興趣、充滿熱忱的時候，就立刻去做。
當你對一件事情充滿興趣的時候去做，與你在興趣、熱誠消失之後去做，其難易、苦樂是不同的。因為當你充滿興趣時，做事是一種喜悅；而當興趣、熱誠消失時，做事是一種痛苦。
擱著今天的事不做，而留待明天去做，在這種拖延中所耗去的時間、精力也足以將那件事做好。收拾以前積累下來的未了結之事，每個人都會覺得不愉快而討厭之！本來當初一下子就可以很愉快、很容易做好的事，拖延了幾天、幾星期之後，就顯得討厭與困難了。
以接到信件為例，當時立刻回複最為容易，為此有的機關、公司定下規則，不容許任何來函等到明天才回複。
改變利用時間的習慣
·今日茶點
改變利用時間的習慣，最普通的做法，便是設立一個日常事務日誌。
良好的習慣能改變一切。想要擺脫無謂的忙碌的困擾，請從改變利用時間的習慣開始。建立一個高效的時間管理係統，將使你避免許多尷尬情形。
最普通的做法，便是設立一個日常事務日誌。它將是你利用時間的必備工具，是每一件事發生時的記錄，它將使你對還沒完成的事保持準確的了解。設計一個適合你自己需要的日誌，那樣你就不會再找不到通訊記錄、電話號碼或忘記待辦事宜了。
1.通訊錄
建立一個通訊錄，可以使你不必再保留那些總是放錯地方的紙條。填寫記錄表要花幾秒鍾，和寫一張總是放錯地方的紙條所用的時間一樣，但這樣做卻能使你節約找紙條的時間。它還可以使你不必在來訪者走後或電話掛掉之後，隻能憑記憶來保留其事。
它是由一組簡單的表格組成的，可以在上麵寫下電話人的姓名、公司名稱、所談事務的性質及任何所需的待辦內容。待辦內容部分是在表的右側，位置引人注目。當事情辦完後，在這部分上麵打一個“×”。隻要快速地翻閱日誌的各頁，你就能一眼看出是否還有需要完成的待辦事宜。
它是所有電話和來訪者的永久記錄，頁數積多了之後，可以裝訂在一起，或加入對方的新情況，如電話號碼、新地址，積多了之後，把舊的丟掉。
在工作日誌中，可適當添加一些計劃簿。當你打電話或接電話時，隨手把計劃簿放在桌麵。通話時不要在一張紙條上胡亂記下，而要把記錄寫在一張表格的“事務性質”欄；當通話人提出一個要求時，記在“所需行動”欄。
在談話開始或間歇時，記下通話人的姓名和所在公司的名稱。即使在你的電話簿中已經有了，在掛掉之前，一定要問一下他的電話號碼，他告訴你號碼隻需幾秒鍾，而你要是查找的話，卻要花上十倍於此的時間。由此可見，提高工作效率，往往就在一兩句話之中。
當有人到你的辦公室來訪時，應有同樣的記錄程序。把對方的要求記下來，這樣做會給對方留下你將去完成他的要求的明顯印象。
堅持就是勝利，先強迫自己使用一周，到第二周就會容易多了。此後，這樣做就會成為一種習慣。
2.事務記錄表
你是否有過分派給某人一項任務或計劃，後來卻忘了檢查其執行情況的時候？如果有，那就在活頁夾中放上另一套表格。表格內容很簡單：是什麼任務，派誰去處理，預定完成日期，實際完成日期。當人們知道你已把這些記下來時，他們完成分派的任務的速度，往往是驚人的。
無論在何時分派一項任務，雙方都要商定完成時間，並把它記下來。把每一個督辦人的彙報，分別記在各自完成任務情況的記錄單上。記錄單不僅可以防止你遺忘，它還是你的雇員們表現的永久記錄。把“預定完成日期”同“實際完成日期”比較一下，在“評估”欄中寫下評語：任務完成得是否有效率、是否徹底等。
在做表現評估時，這將是非常方便的參考資料。這還可以阻止你不經意地把所有的工作，都堆在一個人的身上。如果記錄小喬被分派的工作清單很長，而分派老趙的工作卻很少，這在單子上會自然顯現出來，使你有機會迅速加以調整。
根據實際需要，你還可以增加其他部分，比如增加從財務報表中得來的圖表或曲線圖、月計劃表、個人時間表、清單和個人目標等內容，還有充足的空白紙。
這樣，你不必在辦公桌上放便條紙、筆記本或類似的東西，隻需放上這個相關的日誌簿和你當時正在處理的項目就可以了。
以超前規劃促進有序
·今日茶點
把將在接下來的幾個月中要做的工作列出來，並決定每項工作必須在什麼時候取得進展，為自己畫出一張路線圖，從而在前進的道路上保持井井有條和係統的有序性。
有條理的管理者必須要把浪費時間和精力的各種因素排除掉。如果過於驕傲自滿，他們就會疲於應付各種瑣事，而不能堅持工作中的原則。排除最大的浪費時間的因素也是最難以抑製的因素，需要克服三個最艱難的威脅：忙於浪費時間的或煩人的談話，對不喜歡的任務感到恐懼，不能利用間歇時間。
研究發現，在任意一天內，管理者都可以與員工進行多至幾十次個別的談話。在這些談話中，至少會有一次可能會引發一些問題，使你生氣。假如你讓這些事情纏住而無法關注其他事情的話，那將會帶來極大的危害。你應該不時地用那些進展很順利的對話來提醒自己，而不要陷入那些不愉快的回憶中。
或許這種閑談無礙於你與員工建立友好的關係並保持與他們的接觸，但假如你無止境地嘮嘮叨叨而不是簡潔明了地說明自己的觀點就離開的話，也會浪費不少時間。最具組織能力的經理會盡量避免這個問題，他們會把每一次偶遇都當作向對方學習的機會，而不是發泄牢騷。提高組織時間的能力的途徑是將不滿意或激怒你的談話擱置一旁。假如你對一次即將發生的爭論想來想去再在大腦中權衡二十遍的話，你將會理智地克製自己，使自己恢複常態。
假如將自己的時間安排得井井有條，那麼你會像機器一般高效率地完成所有的工作。但是很多管理人沒有能夠這樣做，至少在他們任職的第一年做不到。相反，他們將大量的時間花費在了對所麵臨的責任的恐懼上和對他人抱怨自己的恐懼上。在接受自己不喜歡的任務或工作之前，就開始考慮並細訴自己消極可怕的想法，這種事先就產生的恐懼常常伴隨著悲觀、不思進取。
管理者不應該消極地對待這一切，而應該以勇敢和樂觀的態度去麵對。不要總告訴別人你“痛恨做這件事”或者“不能忍受這份工作”。你每一次提醒自己是多麼不喜歡某件事，就又是在浪費你珍貴的時間，並給了自己拖延的借口。更糟糕的是，通過逐漸承認那種恐懼，在不知不覺中又加深了恐懼的程度。克服恐懼的最好的方法就是以更寬闊、更坦然的態度來對待它。
不要誇大不愉快的工作，而應該提醒自己，“這項工作隻不過是我一周50個小時工作中的3分鍾而已”，或者“我很幸運，因為這項工作還可能更糟糕”。
超前規劃的另一個要求是利用好間歇時間。在努力工作的過程中停下來鬆一口氣沒有什麼不對的地方。在沒有緊迫任務時和休息日時，可以允許自己放鬆一下，好好享受一下閑暇的樂趣。有條不紊的管理人從來不會讓自己虛度這些安逸的時間。他們喜歡在行動過程中進行周期性的調整，或在忙碌的一周中抽出15分鍾的時間來重新組織和計劃工作，或者考慮一下全局性的問題。
假如你在網上漫無目的地衝浪，將辦公桌上成堆的文件重新堆放，或者隨便瀏覽圖書而並不真正吸收其內容的話，你也許感覺自己好像一直都在忙，但是，事實上，這些行為的結果與你打個盹無異！當事後你希望將這些時間用於製訂計劃時，會證明這些消磨時間的活動代價是很昂貴的。
將下一次的間歇時間用於設置新的目標。把將在接下來的幾個月中要做的工作列出來，並決定每項工作必須在什麼時候取得進展，為自己畫出一張路線圖，從而在前進的道路上保持井井有條和係統的有序性。
把時間用在有意義的活動上
·今日茶點
必須優先把時間用在有意義的活動上，而取代許多無意義的或次要的活動。
想要高效率地管理、控製時間，分派是一項絕對必要的措施。它是一種非常重要並能助你成功的活動。為了達到有意義的目標、成為有效率的管理者，必須優先把時間用在有意義的活動上，而取代許多無意義的或次要的活動。
許多人曾試圖延長他們的工作時間，以完成更多的工作。實踐證明，那樣做是有害無益的，工作會不斷地擴展，以填滿它能得到的時間。工作不是固體，它像是一種氣體，會自動膨脹，並填滿所有多餘的空間，作為組織中的個體，你什麼時候能將它做完呢？
時間管理專家並不鼓勵管理者為解決時間問題，而延長工作時間。延長工作時間，不僅影響家庭和社會生活，還能降低工作的效率，因為管理者把晚上當作白天的延伸。如果一個計劃到下班時還沒寫完，也許管理者會聳聳肩對自己說：“我會在晚上把它寫完。”也許你寧願這樣做，也不願利用下班前的那十五分鍾好好地趕完工作；或者你不願意匆忙行事，並將自己置於壓力之下；或者你不願意把工作硬塞給別人。但延長工作時間，隻會耽擱必須做的事。如果你有一個較大的時間容器，你就能在裏麵塞入更多的活動，而你也會這樣做。但這是工作狂的本性。而當爆炸最後來臨時，你也是唯一的受害者。
如果你能把你的各種活動分類，也許你會發現有20%是非常重要的活動，它會給你帶來80%的成果；其餘80%的活動，由重要活動、不重要但需要做的活動、不重要的活動和不必要的活動組成。從理論上講，你可以省去80%的活動，而仍保留80%的成果。那就是：排除5%?10%的不必要活動；委托他人做一些事。這將為你騰出20%?50%的時間。然後，用這些空出來的時間，去完成特別重要的工作，如作計劃、考慮革新項目。