人們常說：“凡事預則立，不預則廢。”在時間的管理上也是如此。聰明的人會在最短的時間內，在花費最少精力的前提下解決問題。若想提高做事效率，就要做到事先計劃、重點安排。一旦在時間安排上做好了規劃，目標和活動就會很好地契合起來。也就是說，如果我們擁有合理分配時間的能力，那麼，將會少走很多彎路。
找到你的黃金效率時間，並且好好利用它
生活中的你是否發現，你的工作越來越忙了？你出席的會議更多了？你是否在辦公桌上吃午飯？你甚至連假期都被占用了？當其他人提起“事半功倍”這一詞時，你是否由衷地感到厭惡？“難以為繼”這個詞聽上去是不是正是你的狀態？的確，任何一個忙碌中的人都希望能高效地做事。那麼，怎樣才能做到這一點呢？效率專家建議：我們應把重要任務放到最有效率的時間裏做。
在上海的一家谘詢公司，有一個叫吳越的人，他工作起來很有效率。在這家公司，除了創立者以外，他是唯一不是工作狂的人。後來他回到自己的老家，創辦了一家自己的公司，這家公司成長很快，員工也都是家鄉人。他們工作起來很努力、認真。作為他的員工，他們都很羨慕吳越，因為吳越每天除了參加重要客戶的會議外，其他事務則授權給年輕合夥人處理。
吳越雖是公司領導者，卻不管任何行政事務。他把所有精力放在思考如何在與重要客戶的交易中增加獲利上，然後再安排最少的人力達到此目的。吳越的手上從不曾同時有三件以上的急事，通常一次隻有一件，其他的則暫時擺在一旁。和吳越共事的人在時間效率上充滿挫折感，因為同吳越比起來，他們的效率實在是太低了。
可以說，吳越就是個工作效率高的人。和他不同的是，不少人不得不每天麵對繁忙的工作，還有來自公司、同事及上司、下屬的壓力。各方麵的壓力使他們窮於應付，卻抽不出時間做真正該做的事：解決根源性問題、統籌布局。壓力還使他們心力交瘁，持續處在焦慮狀態之中，在工作中難以發揮最大成效。
事實上，有效利用時間，不是成為時間的奴隸，而是成功管理自己的時間。善於管理時間的人，並不是事必躬親、眉毛胡子一把抓，而是懂得擇優處理的原則，也就是在最佳的時間內完成最重要的工作。早在1968年，美國麻省理工學院一位研究人員就對時間的利用問題進行了一次大規模的調查研究。他先後調查了美國的3000名職業經理人，從中發現，成功的經理都能做到這樣兩點：一是限定自己的工作範圍，不把手伸得過長，把職責內的工作盡量做好；二是合理安排時間，使時間的浪費保持在最低限度。
專家認為，每個人每天效率最高的時間段是早晨的5—8點。因為早晨，人們剛剛起來，頭腦最清醒，注意力也最集中，周圍的環境是最安靜的。因此，如果在這段時間工作和學習，那麼，一個小時就可能完成三小時的任務。如果我們能早早起床開始工作，甚至能在正常的工作時間來臨前完成一天的工作，這樣即將開始的一天就是多賺出來的。
同樣，我們可以把每星期的第一天作為黃金時段，處理完一星期最重要的工作；把每個月的第一星期作為黃金時段，處理完一個月最重要的工作。如果做到了這一點，就搶占了時間爭奪戰中的每一個製高點，並獲得了一支強大的時間預備隊，無論將其使用到哪一個方向，都會在那裏取得壓倒性的優勢。
那麼，我們如何在黃金時間段將工作效率發揮到最高呢？
1.在最優的時間段處理最重要的事情
很多人都習慣於眉毛胡子一把抓，他們認為，所有的事都很重要，有時候會為了一件小事不停地演算、求證等，但最後才發現，這件事情對他今天的工作是無關緊要的，根本不值得花很多時間去處理。因此，在日常生活中，我們應該分清主次，在最優時間內處理最重要的事。
2.審視自己，找到自己做事最有效率的時間段
一般來說，企業總是設定時間卡、工作時數、時間鍾點，如早九晚五等，就等於花在辦公室的時間比工作更重要，而這樣反映出的是降低了的工作效率，而不是真實的工作效率。對此，微軟公司實行“工作任意小時”，讓員工在狀態最佳的時候工作，提高了工作效率。
同樣，不少人在做事過程中都很努力，也是時間觀念很強的人，但收獲甚微，這是因為他們未找到自己做事最有效率的時間段。如果他們能找出這一時間段，那麼，便能讓自己手中流逝走的每一分鍾更加充滿高效能。
當然，由於個體都存在差異性，每個人的生物鍾是不同的，因此，每個人的黃金時段都是不同的。我們應該在生活中多體會，以便找出自己的黃金時段並利用好它，達到事半功倍的效果。
提前做好充足準備，效率自然不會低
俗話說：“磨刀不誤砍柴工。”要想提高做事效率，一定要提前做好充足的準備。布萊德雷將軍曾說：“第二次世界大戰期間，我們抵達萊茵河的時候，我並不見得知道怎麼建造橋梁，但是我知道相關的事情有哪些，我讓築橋的工兵有足夠的時間和補給，這一點是非常有幫助的。”任何一件事，準備工作做得越充分，成事的可能性就越大，效率也會越高。
有一批外國客商要在中國購買一批棉布。A紡織公司的銷售代表通過熟人很快就打聽到這一消息，因此，他準備請這些客商吃飯，搞定這批生意。在飯桌上，這位代表發現，與這些外商聯係的有好幾家公司，而在價格上，他們公司並沒有優勢，這就是這些外商遲遲不肯成交的原因。
銷售代表馬上給公司打電話告知了相關情況。在眾人不知所措的情況下，一名叫邁克的年輕人提出了解決方案。原來，邁克早就料到了同行競爭的存在，於是，就暗地裏為公司多準備了一份談判預案。邁克經過調查發現，這些外商要購買的棉布是用於醫療衛生方麵的，而符合這一標準的，就隻有A公司的產品。也就是說，這些外商並不知道這一“內幕”。在後來的談判中，A公司的談判代表就使出了這最後的殺手鐧，為這些外商提供了一份預案，在這份預案中，他故意“透露”了這一情況。最終，這些外商會選擇了價格比其他任何公司都高的A公司。
任何一位客戶，為了能購買到質優價廉的產品，都會貨比三家，而這就導致了銷售方之間的競爭。如何才能在這些競爭中始終立於不敗之地？其實很簡單，那就是多做準備工作，比別人多一手準備，多一份預案，這樣，才能以不變應萬變，同時，也節約了人力和物力。案例中的A公司員工之所以能幫助公司解決問題，就是因為他們掌握了購買方對產品最重要的要求，而這也成了他們能打敗眾多對手的殺手鐧。
然而，我們發現，有這樣一些人，他們在工作中始終無法提高效率，做起事來思路紊亂，東拉西扯，始終是稀裏糊塗的；在生活中他們也是粗心大意。這樣的人做事不但沒辦法做到盡善盡美，而且往往錯誤百出。
千裏之堤毀於蟻穴，如果我們做不到善於思考，那麼，哪怕隻是一些細節問題，也可能導致全局上的失敗。的確，思維指導行動，如果計劃不周全，那麼，就好比一個機器上的關鍵零件出錯，那就意味著全盤皆輸。
那麼，我們該如何做好準備工作呢？
首先，計劃要著眼於當下。
為什麼不建立長期計劃呢？生活中，有些人說自己能預見未來，這當然是謊言，也會失敗。因為無論我們對於未來的預計多麼精細，都無法將一些不可知因素囊括在內。在遇到一些問題時，就不得不改變計劃，或者對其進行相應的調整，甚至在某些情況下，我們需要無奈地放棄計劃。
其次，要勤於思考。
思考的力量是巨大的。人的大腦就如同一台機器，長時間不使用，它的工作能力就會下降甚至不適用。因此，要有智慧，就要有一顆善於思考的頭腦。真正的“有頭腦”，指的是善思考、勤實踐，有思想、智慧、遠見、卓識和才幹。一個人雖然長著腦袋，但若不善用腦袋，沒有思想、智慧、遠見、卓識和才幹，是不能算有頭腦的。
總之，大到國家，小到個人，做事的時候都必須要有計劃性，隻有做到縝密行事、步步為營，才能多一份勝算。
一次隻做一件事，不為別的事分心
我們早已意識到時間的重要性，於是，一些人為了爭分奪秒地做事，常常一心幾用，而最後的情況是什麼都沒做好。為此，那些善於管理時間者都得出一個經驗：一次隻能做一件事。“一次隻做一件事”，這可以使我們靜下心來，一心一意，就會把那件事做完做好。
伊格諾蒂烏斯·勞拉有一句名言：“一次做好一件事情的人比同時涉獵多個領域的人要好得多。”在太多的領域內都付出努力，我們就難免會分散精力，阻礙進步，最終一無所成。
著名作家埃裏克說：“當我放棄我的工作而打算寫一本25萬字的書時，我從不讓我過多地考慮整個寫作計劃涉及的繁重勞動和巨大犧牲。我想的隻是下一段，不是下一頁，更不是下一章去如何寫。整整6個月，我除了一段一段地開始外，我沒有想過其他方法。結果，書寫成了。”
人的一生，確實可以做很多事情，但一定的時間內，卻隻能做好一件事。如果好高騖遠，見異思遷，心浮氣躁，什麼都想抓住，最終會像猴子掰玉米，掰一個，丟一個，到頭來兩手空空，一無所獲。一個人的不成功，多是不能持之以恒地專注於一件事，或是一段時間內不能持之以恒地專注於一件事，而是心猿意馬，這山望著那山高。
18世紀早期就讀於牛津大學的聖·裏奧納多在一次給校友福韋爾·柏克斯頓爵士的信中談到他的學習方法，並解釋自己成功的秘密。他說：“開始學法律時，我決心吸收每一點獲取的知識，並使之同化為自己的一部分。在一件事沒有充分了解清楚之前，我絕不會開始學習另一件事情。我的許多競爭對手在一天內讀的東西我得花一星期時間才能讀完。而一年後，這些東西，我依然記憶猶新，但是他們，卻早已忘得一幹二淨了。”
我們需要明白一個道理，要想充分利用時間，就要做到專注，而不要有太多的空想。
不知道你是否發現，那些攀岩成功的人都有個共同特征，那就是他們不會三心二意，也不會向下看，他們會一直努力地攀登，這樣，盡管腳下是萬丈懸崖，他們也不會害怕。這就是專注精神的體現。洛克菲勒也曾說過：“做事不搶時間，不求多，穩穩當當地做，就能做許多事情，這有多好！”這句話也就是在告訴所有珍惜時間的人，在做事時都要做到循序漸進、穩紮穩打。為此，有以下三點建議。