時間對每一個人來說都是重要的。我們都知道生命的重要性，但又有多少人在珍惜時間呢？生命的價值在於時間的利用。我們在短暫的一生中不可能什麼事都去做，所以要想把自己的事做好，就要學會有效地管理時間，不要被無關緊要的事所影響。而要做到這一點，我們不妨先來學習幾種有效管理時間的工具和方法。
用20%的投入產生80%的效率
在日常的工作中，我們發現，一些人經常抱怨工作太忙，而事實上，他們一直在忙於做一些毫無成效的事情。例如，在辦公室看電視、上班時間打長時間的電話等。如果你也是如此，那麼，你必須要調整自己的工作狀態，因為完成了那些不值得做的事情是不會給你的生活帶來什麼成功的。隻有集中精力完成那些值得去做的事情，才會高效地完成工作。無論何時，如果你為一些錯誤的事情而工作，那麼無論做了多少都是毫無價值的。如果說有某種必須遵循的法則能幫助你把生活調整到一個良好的平衡狀態，那麼它就是100多年以前由意大利經濟學家帕累托發現的二八法則。
維爾弗雷多·帕累托提出：在任何特定群體中，重要的因子通常隻占少數，而不重要的因子則占多數，因此隻要能控製具有重要性的少數因子即能控製全局。當然，習慣上，二八定律討論的是頂端的20%，而非底部的80%。
同樣，在工作中，占據重要位置和起到重要作用的也是少數。因此，你要在可以利用的時間裏盡最大努力去工作，在最重要的事情上竭盡全力，而不要在不重要的事情上浪費精力。“學會在幾件真正重要的事情上力爭上遊，而不是在每件事情上都爭取有上乘表現的人，可以使他們自己的生活發生根本的變化。”什麼工作都要抓，往往可能導致什麼也做不到。實際上，每個人都至少可以消除一些低成果活動。沒有人用最高的效率做事，從主觀上看，消除低成果的活動是困難的，但如果你下定了決心，它就是有可能的。
根據二八法則，我們可以看出的是，人如果利用最高效的時間，隻要20%的投入就能產生80%的效率。相對來說，如果使用最低效的時間，80%的時間投入隻能產生20%效率。一天頭腦最清楚的時候，應該放在最需要專心的工作上。與朋友、家人在一起的時間，相對來說，不需要頭腦那麼清楚。所以，我們要把握一天中20%的最高效時間專門用於最困難的工作中。
威廉·穆爾是美國著名的企業家，他曾經在為格利登公司銷售油漆時，頭一個月僅掙了160美元。
隨後的一段時間，他仔細研究了猶太人在從商上經常用到的“二八法則”，然後再將這一法則運用到自己的銷售情況中，並分析了自己的銷售圖表，發現他80%的收益隻來自20%
的客戶，但是他過去卻對所有的客戶花費了同樣多的時間——這就是他失敗的主要原因。
於是，他要求把他最不活躍的36個客戶重新分派給其他銷售人員，而自己則把精力集中到最有希望的客戶上。不久，他一個月就賺到了1000美元。穆爾學會了猶太人經商的二八法則，連續九年從不放棄這一法則，這使他最終成為凱利—穆爾油漆公司的董事長。
從這裏，我們發現，運用20%的時間和精力就能得到令人矚目的回報。二八法則讓我們學會避免將時間和精力花在瑣事上，要學會抓主要矛盾。一個人的時間和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情”幾乎是不可能的，要學會合理分配我們的時間和精力。與其麵麵俱到還不如重點突破，把80%的資源花在能出關鍵效益的20%方麵，這20%又能帶動其餘80%的發展。
根據二八法則，我們在時間管理中，可以總結以下兩點。
1.始終把精力放到最重要的事上
在生活中，不管是工作、學習還是人際關係等，你隻做重要而且是必要的任務。以不同的職業為例：
作為一名職業經理人，他的工作大部分時間是用在規劃、組織、用人、指導、控製上。
作為一名銷售經理，他的工作可能就是把產品的知識傳授給下屬，統計整個單位的業績、走訪一些重要的顧客、把下級的一些意見反映給上級等。
作為一個銷售人員，他的優先順序就是打電話約見客戶，然後準備銷售的工具以及材料，到客戶那裏去，向客戶介紹產品，最後簽訂訂單。
2.集中精力，全力以赴
每個人的角色不同，在當時的狀況之下設定目標，應以每一次都能夠最完美地實現目標為原則，這樣在計劃周期結束時，每個人至少都處理了重要事情。
從這裏，我們能看出設定優先順序的好處。優先順序就是決定哪些事情必須先做，哪些事情隻能擺在第二位，哪些事情可以延緩來處理，要有意識地設定明確的有限順序，以便執著、係統地依照這個順序處理計劃裏的任務。
目標分級、時間分段管理法
管理時間的最終目的是有效地運用時間、提高做事效率，卻不是把什麼事情都做完。因此，對於我們每天所做的所有事，應該根據其重要性，事先進行排序和劃分，進而對我們的工作和生活起到一種指引與提醒作用。
為此美國管理學家萊金提出了“ABC”優先順序法，他建議為了提高時間的利用率，每個人都需要確定今後五年、半年及現階段要達到的目標。人們應該將其各階段目標分為A、B、C三個等級，A級為最重要且必須完成的目標，B級為較重要很想完成的目標，C級為不太重要可以暫時擱置的目標。
同樣，對於每天的時間，我們也可以根據這一方法來劃分時間段。其實，也不難想象，在我們每天所麵臨的事情內，有最重要的、次等重要的和不重要的，根據重要性程度的不同，我們就能將其劃分為A、B、C三個等級。從功能有效達成角度去看，A級任務成果最高，C級任務成果比較低，B級任務成果平平，這就是ABC法則。
如果一天內的任務可以看成100%的話，那麼，最重要的任務A占15%，但這類任務所產生的效能卻能達到65%；相反，C級任務占到65%，卻隻能產生15%的效能；剩下20%的任務和效能都可以劃歸到B級任務中。相信很多人也就能明白為什麼一個公司經理以上的領導者隻占少數，但這些領導人卻決定了多數關鍵的事情，而那些基層員工雖然占大多數，但所做工作的價值卻很小。可見，對於我們一天的任務，A級任務，是必須做的，應該投入更多的時間；B級任務是應該做的；而C級任務是不值得做的。
ABC時間管理的步驟如下。
1.列目標
顧名思義，也就是說，每天工作前，先不著急著手做事，而是將要做的事要先列出一個清單。
2.分類
要做的某件事屬於什麼類別，按照事情類別進行劃分，能幫你批量處理。
3.排序
排序的標準一般是事情的重要性和緊急程度。
列出事情清單後，在那些你認為最重要的事情後麵標上A，次要的任務後麵標B，而最為不重要的後麵寫C。
當然，你可能會產生疑問：我的判斷就一定正確嗎？此時，你可以再對自己的標注結果進行對比，這能幫你解除疑慮。
不難想象的是，在每天的24小時內，我們最應該將時間花在A級任務上，接下來才是B級和C級任務。另外，我們可以對已經劃分好的A、B、C三個等級的任務進行細分，比如可以把A級任務分解為A-1、A-2、A-3、A-4……這是因為我們每天時間有限，而且這些任務的緊迫性卻未必相同。
4.分配時間
應先排出A級任務的日程表及時間分配情況，接著是B級和C級的任務。
5.實施
還是應該按照順序來，你應先將所有精力放到A級任務上，完成後再轉向B級任務，最後完成C級任務。
如果你是一名管理者，不必事必躬親，要學會指派任務給下屬，以節約時間。
6.記錄
記錄每一事件消耗的時間。
7.總結
工作結束後評價時間應用情況，以不斷提高自己有效利用時間的技能。
當然，這裏，我們對事情的重要和緊急性進行排序也是相對的，帶有主觀成分。此時，你可能覺得某件事很重要而將其劃在A級內，但隨後你卻發現，它其實沒那麼重要，那麼，你很可能就會將其改變為B級。不管怎樣，需要記住的是，你始終是事情的決定者，隻要對自己的劃分不滿意，你都可以進行改變，然後始終保證自己在做最重要的事。
可見，對事物的優先次序安排，是需要不斷調整的，以便最有效地利用當前的時間。
假設你是一位10歲男孩的母親，當你得知他的成績不好時，你花了5分鍾來思考這件事，接下來，你又花了將近一個小時來考慮如何提高他的成績。然而，你忽略的可能是，你完全可以從他的老師那兒得到最好的建議，也就是說，你的時間就這樣被浪費了。
總之，在時間管理中，你需要明白的是，把時間花費在那些毫無意義的事情上是無意義的，在那些價值不高的活動上投入太多精力也是毫無意義的。另外，那些比較重要的活動往往需要你付出更多努力，隻有仔細地規劃才能讓你用最少的時間獲得最大的收益。
工作按照重要、緊急交叉劃分
世界上的任何人，唯一的相同點是，我們都有24小時，不多一分，也不少一秒，時間是最為公平的。如果你不合理利用時間，生命就在不知不覺間浪費了。然而，每個人每天都要麵臨很多事，隻有做好時間管理工作，將24小時進行合理分配，將每天的事情按照輕重緩急進行劃分，才能提高做事效率，讓時間增值。
為此，這裏，效率專家向我們推薦四象限法。
在傳統的時間管理觀念裏，劃分時間的標準是事情的緊急程度，最緊急的事情放到第一位，然而，接下來，就會出現一種奇怪的現象，一些人會每天忙於那些急事，也就是到處“救火”。一方麵，在他們看來，他們做了很多很有價值的事，很有成就感，然而，這種“忙”越多就表示收獲的結果越多嗎？答案是否定的。因為即便是緊急的事，也有重要與不重要的區分，也有可做可不做的，一直在忙些不重要的、也可以不做的緊急事件，是沒有多少價值可言的。如果將寶貴的時間都浪費在這些事件上，那麼，即使你24小時不休息，也會毫無所成。