於是，美國的管理學家科維提出了著名的四象限法，這個方法把工作進行了更為細化的劃分，既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。
按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最後才是既不緊急也不重要的。
在四象限法的運用中，我們最需要注意的是第二類和第三類的順序問題，因為它們很容易混淆。另外，也要注意劃分好第一類和第三類事，都是緊急的，分別就在於前者能帶來價值，實現某種重要目標，而後者不能。
接下來，我們對這一方法進行更為細致的了解和分析。
1.第一象限是緊急又重要的事
這類事情有客戶投訴、即將到期的任務、財務危機、治病求醫等。這類事情，一般來說，也是不易處理的，考驗的是我們的經驗、判斷能力和應變能力。如果拖延的話，那麼，事情就有可能變得更難處理甚至無法處理。
2.第二象限是重要但不緊急的事
這類事情有工作規劃、問題的預防和發覺、參加學習等，如果將這個領域荒廢，就有可能導致事情逐漸移至第一象限，使得我們的工作壓力加大，甚至無法挽回。事實上，很多重要又緊急的事都經過了這樣一個量變的過程。隻有做好事先的規劃、準備及預防措施，才能避免很多急事的產生。
3.第三象限是緊急但不重要的事
這裏，最需要注意的是一定要與第一象限區分開。你可能會產生錯覺，認為這一象限的事也很“重要”，其實這隻是對別人而言很重要，而對你而言卻不是。電話鈴聲、不速之客、部門會議都屬於這一象限。很多時候，人們為這些事忙得焦頭爛額，卻一直在為別人“效勞”。
4.第四象限屬於不緊急也不重要的事
從某種程度來講，一個人要是總為這些事忙碌，那就是浪費生命了。如上網、閑談、收發郵件、寫博客等。實際上，這類活動並不是愉悅身心的休閑活動，做多了反而會讓人感到空虛。
經過對四個象限的了解，現在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和第三象限時要特別小心，緊急的事很容易被誤認為是重要的事。其實二者的區別就在於這件事是否有助於完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。
生活中的人們，你是否經常感覺到自己天天忙，並且忙得毫無頭緒？那麼，請認真領會時間管理的四象限法，它會讓你的工作變得高效，工作不再是負擔。
“墨菲定律”在時間管理中的應用
生活中的人們，可能都有過這樣的生活經驗：假如你的兜裏裝著一枚金幣，生怕別人知道也生怕丟失，所以你每隔一段時間就會用手摸兜，去查看金幣是不是還在，於是你的規律性動作引起了小偷的注意，最終金幣被小偷偷走了；即便金幣沒有被小偷偷走，那個總被你摸來摸去的兜最後終於被磨破了，金幣掉了出去，丟失了。再舉個例子，你每天出門都帶著雨傘，可總也不下雨。當你這一天不想再帶傘出門時，則往往會趕上下雨。再如你去排隊買東西，窗口前有幾條相同長度的隊伍。這時，你所加入的隊伍往往是最慢的。如果在街上準備攔一輛車去赴一個時間緊迫的約會，你會發現街上所有的出租車不是有客就是根本不搭理你；而當你不需要出租車的時候，卻發現有很多空車在你周圍遊弋，隻待你一揚手，車隨時就停在你的麵前。如果一個月前在浴室你不小心打碎了鏡子，盡管經過了仔細檢查和衝刷，你也不敢光著腳走路；等過了一段時間確定沒有危險了，不幸的事還是照樣發生，你還是被碎玻璃紮了腳……
這就說明越害怕發生的事情就越會發生。為什麼？就因為害怕發生，所以會非常在意，注意力越集中，就越容易犯錯誤。
關於這一點，有個著名的墨菲定律，墨菲定律並不是一種強調人為錯誤的概率性定律，而是闡述了一種偶然中的必然性。
墨菲定律是美國的一名工程師愛德華·墨菲做出的著名論斷，亦稱莫非定律、莫非定理或摩菲定理，是西方世界常用的俚語。墨菲定律的主要內容是：事情如果有變壞的可能，不管這種可能性有多小，它總會發生。
我們再來看下麵一個故事：
由於失去了一顆鐵釘而失去了一個馬掌，由於失去了一個馬掌而失去了一匹好馬，由於失去了一匹好馬而失去了一個將帥，由於失去了一個將帥而失去了一個兵團，由於失去了一個兵團而失去了一座城池，由於失去了一座城池而亡掉了一個國家。
這就是著名的墨菲定律。它告訴我們一個小細節的失誤，就會導致災難性的後果。這並不是聳人聽聞，在我們的生活中諸如此類的事情時有發生，因此我們應該牢記墨菲定律的要義，時刻注意防微杜漸，以避免小錯釀成大錯。
人類雖然越來越聰慧，但容易犯錯誤是人類與生俱來的弱點，不論科技有多進步，有些不幸的事情總會發生。而且我們解決問題的手段越高明，麵臨的麻煩就越嚴峻。錯誤是這個世界的一部分，與錯誤共生是人類不得不接受的命運。但錯誤並不總是壞事，從錯誤中汲取教訓，再一步步走向成功的例子也比比皆是。因此，錯誤往往是成功的墊腳石。錯誤能告訴我們什麼時候應該轉變方向。
根據墨菲定律可以推出四條理論：
一是任何事都沒有表麵看起來那麼簡單。
二是所有的事都會比你預計的時間長。
三是會出錯的事總會出錯。
四是如果你擔心某種情況發生，那麼它就有可能發生。
同樣，在時間管理中，我們也可以看到墨菲定律的影子。例如，在訂單快到期的關鍵時刻，一台重要的設備突然出現故障。這都是因為我們存在僥幸心理，放鬆警惕的緣故。海爾有位領導曾說過：“要讓時針走得準，必須控製好秒針的運行。”這句話充分說明了細節在時間管理中的重要性。
墨菲定律給我們的啟示是，在時間管理中，一定要關注細節，如果你很快完成了90%的工作，別沾沾自喜，很可能它就停留在了90%的那個地方。
具體來說，我們可以從以下幾點著手。
第一，事先周密計劃，設想各種可能發生的事情、情況或發展趨勢（可用魚骨圖、頭腦風暴法等工具，識別出可能出現的事情、情況或發展趨勢），不忽略小概率事件。
第二，針對可能造成重大事故的事情建立預警機製。
第三，建立應急措施、對策。
第四，將應急措施、對策宣導給相關的人員，必要時組織模擬演練。
第五，隨時根據事態的發展狀況進行應急措施、對策的調整。
墨菲定律告訴我們，在做任何事之前都應該盡可能想得周到、全麵一些，采取多種保險措施，防止偶然發生的人為失誤導致損失或災難。如果真的發生損失或者不幸，應該積極麵對，從錯誤中汲取經驗教訓，而不是企圖掩蓋它。
“生命緊迫法”讓你對時間更重視
曾有人說：“如果要想成為頂尖人士，那麼就100%地實踐，缺一分就會差很多。一個人的成就，決定於一天的24小時你做了哪些不一樣的事情。”可以說，每個人對於時間的管理決定了其做事乃至人生的成功與否。你可能有很多人生目標，但夢想要成真的話，就要有一個期限。當你把期限寫下來之後，你就會清楚地了解，這個目標是不是太快了、太慢了，在同一個時間裏要實現的小目標是否太多。都是長期目標的時候你要把它分成短期的行動方案、行動步驟。若發現你所製訂的目標都是短期的，那就建議你去設立一些長期的目標。
我們常常覺得有些目標離自己太遠，就是因為缺乏時間的緊迫性。
我們先來假設一下，有兩個年輕人，他們的能力不相上下，也都一無所有。一個年輕人目標明確，總是積極向上，每天幹勁十足，努力充實自己；另外一個年輕人，他目標模糊，滿足於現狀，每天渾渾噩噩、得過且過。想象一下，5年後，他們會有什麼不同？
的確，盡管隻是5年的時間，他們的差距已經顯現出來了。前者通過自己的奮鬥，已經小有財富，做人辦事順風順水，事業越做越大、春風得意；而後者，稍微遇到一些問題，便慨歎自己解決不了，每天活在抱怨中，常常為生計、金錢而苦惱。
這兩種人，你想做哪種？當然是第一種！但前提是你要為自己找到一個準確的定位，而不是得過且過。
因此，效率專家建議，如果你覺得現在的工作和生活充滿未知數、一片迷茫，那麼，不妨用用“生命緊迫法”。
現在，我們不妨通過以下三個步驟來尋找自己做事的方向。你可以將時間限定在15分鍾內。
第一步，寫出你的人生目標。
拿出一支筆、幾張紙和一隻表。然後，你挑出一張紙，在紙的最上端寫下問題：我的人生目標到底是什麼？當然，這裏的目標，在不同的人生階段是不同的，所以你可以把人生目標看成自己當前看待人生的方式和視角。
接下來，你可以花上兩分鍾的時間列出所有的答案。例如，談一場戀愛、攀登珠穆朗瑪峰、環遊世界等。當然，你也可以列出一些在別人看來是幻想的事，畢竟，人有目標和夢想總是好事，你也不需要為這些想法負責。不過，你應該也寫下一些具體的目標，如為家庭、為社會能做出什麼貢獻，在物質和精神層麵的目標等。
然後你可以多給自己兩分鍾，對剛才列出的清單進行必要的修改，達到自己滿意的水平。
如果仔細反省一下現在的生活模式，你或許能增添一兩條內容。例如，你在工作之外還有大把的業餘時間，如果拿來為自己充電的話，是不是對未來的職業前景更有幫助？如果你有閱讀報紙的習慣，那說明你希望了解時事信息，並希望從中找到樂趣……