第二步，將目標時限縮短，接下來的5年，你將如何度過？
在第一步中，你寫的那些目標，可能是空泛的、沒有實際意義的，如“獲得幸福”“取得成功”“有所成就”“贏得愛情”“為社會做些貢獻”等。在列出這些目標之後，你可以再給自己提問：我將如何度過以後5年時間？如果你的年齡已經超過30歲，建議你把“5年”改成“3年”。此時，你是不是覺得奮鬥的時間更少了，是否會產生一種緊迫感？
同樣，先給自己兩分鍾，盡量列出所有可能的答案，然後再給自己兩分鍾，對已經給出的答案進行補充。
第三步，假如隻有6個月呢？
現在你可以從一個不同的角度寫下第三個問題：如果自己得了重病，隻剩下半年的時間了，那麼，這6個月你又該怎麼安排？
此時，想必你一定希望完成最重要的事。不過，在開始列出清單之前，要盡量讓自己相信所有與死亡相關的問題都已經得到了解決。例如，你已經簽完了遺囑，為自己選好了墓地，等等。所以在回答這個問題的時候，你所有的答案都應當集中在這6個月當中。
這個問題的目的在於幫助你找出那些對你非常重要，可你現在卻並沒有著手去做的事情，或者是那些你應當在今後6個月裏關注的事情。你可以繼續像現在這樣生活；或者，如果你足夠富有，你可以辭掉現在的工作，用自己的積蓄過完今後的6個月。你會怎麼做呢？在兩分鍾裏盡快寫出答案，然後再用兩分鍾修改你的答案。如果你到現在還沒動手，我建議你立即開始，從第一個問題開始。這是一項重要的練習，它會讓你受益無窮。
GTD時間管理方法
現代社會中的人們，你是否在為天天加班而苦惱？是不是發現郵箱的未讀郵件已經爆滿？你的桌麵是不是有好幾個會議提醒？是不是覺得總有做不完的工作，正對著煩瑣的工作而犯愁？其實，在8小時中做完所有工作，不是不可能完成的任務。時間管理達人公認的最簡單有效的GTD時間管理法則，讓你把時間充分展開，梳理出一個清晰可見的脈絡。
的確，我們的精力是有限的，我們的大腦是用來思考的，而不是記事。如果眼前的事情多成了一團亂麻，往往會消耗人們大量的精力，造成巨大的精神壓力。德魯克曾說：“在知識工作中，任務沒有被指定，它需要被確定。‘這項工作的預期成果是什麼？’這是一個提高知識工作者工作效率的關鍵性問題。這個問題可能導致一些極具風險性的決定。通常，沒有正確的答案，隻有不同的選擇。想要獲取高效益，一定要明確地認定預期結果。”
GTD是較為時新的時間管理方法，是Getting things done的縮寫，就是通過五步管理，不斷地將自己的物品如文件進行分類，通過對物品的管理來達到管理時間、提高工作效率的目的。
GTD分為五個經典步驟：收集、處理、計劃、行動、回顧。接下來，我們看看具體的操作方法。
1.收集
首先，閉上眼睛，冥想一下，有哪些需要你解決的事。可能在你的腦海中，有很多一閃而過的念頭，請立即寫下來，可能這些讓你不安的事情來自很多方麵，如愛情、生活、工作等，所有的事情都糾纏在一起，讓你的8小時缺少效率，甚至在8小時之外，你還為這些事揪心。
2.處理
在你寫出來的很多事情裏，有不少能輕鬆解決的。如“給小王打電話，預約下周三的會麵”或“通知妻子晚上準備什麼類型的晚餐”，又如“馬上電郵給老板上半年的工作總結報告”。這些事情盡管不難，卻長久地占據你的腦細胞，掩蓋了那些真正需要處理的問題，你可以花兩分鍾時間盡快處理。
3.計劃
接下來，你需要考慮的是那些會占用你兩分鍾以上時間的事，還有那些需要更繁雜的步驟來完成的事，在大腦裏做個備案吧，你到底需要多少翔實的計劃呢？這些事之所以讓你困擾，是因為你沒對其做好進一步的規劃和措施，讓你缺乏自信，或者你對這件事的預期效果沒有信心。因此，你才會感到心虛。事實上，你隻需要列出一個清單，概括出預期的效果以及各階段的行動步驟，就足以把這些煩惱從你的大腦中清除了。
4.行動
對你的工作任務進行劃分，把那些能交給別人處理的任務分出去，做那些更重要的事。而且，你要做到專注，一次隻做一件事，把那些能借用工具完成的任務，統統交給工具吧。
5.回顧
回顧你的日程表和任務清單。
根據GTD時間管理方法的步驟，時間管理專家為我們提出以下九種工作方法。
第一，對你的工作台麵乃至電腦桌麵簡單整理，並定時給予歸納整理。
第二，寫下你一天要完成的重要工作，先從最重要的那項開始做起，持續地做下去，直到做完或因等待某些資源而阻塞為止，然後著手第二項工作。
第三，早上到達公司的第一件事，就是要先看這一天的工作清單，並將這些清單分三類，即“一定要做”“應該做”“能做最好”。每完成一項任務，就劃掉一項，這樣做，能讓你提升自豪感和成就感。
第四，減少檢查郵件的次數，即使你手頭任務已經完成，也不要習慣性地打開收件箱；另外，你還需要每天定時查看收件箱，分類處理郵件，清空收件箱。
第五，要學會休息，不要以為忙就有效率。中午的午休非常寶貴，請一定休息，這樣下午的工作將非常高效。
第六，找出可以指派他人做的任務，建立文件夾，並注明時間等情況。
第七，找到那些需要你親自處理的工作、文件等，上班時，將這些問題從文件夾中調出來，然後一個個處理，並歸檔。
第八，為將來要處理的某些事建立目錄。例如，周三下午4點和××開會討論某事情。一般用日曆也能搞定。該目錄下的工作，必須是不能提前處理的，要區別於那些需要親自處理的工作。
第九，建立“歸檔”目錄，存放已經處理的工作。該目錄可以細分為更小的子目錄，按類歸檔，方便查找。
總之，時間管理不是追求在一個小時內多做三五件事情。工作是做不完的。GTD管理方法能讓我們在有限的時間內，創造盡可能大的價值。
規劃好你每一天的時間
我們常聽到身邊的人抱怨“忙死了”，每個人每天隻有24小時，要吃飯、工作、睡覺，還要檢查郵件、看電視、接孩子……然而，即便你有比別人更多的時間，你還是有可能無法處理完這些事，因為你的生活缺乏規劃。
的確，時間是最寶貴的資源，合理安排時間就是“預算”生命。你若希望高效地學習，就應該根據自己的工作和生活，對時間做出總體安排。
我們暫時先將長期目標擱置，現在來回憶一下，你每天的時間都是怎麼安排的？在你的待辦事項中，有哪些是必須做的？
這是第一個問題。也就是說，這些是必要的、無法取消的日常活動，如吃飯、睡覺，雖然你也可以想辦法減少花在這些活動上的時間，但你無論如何都不可能完全取消這些活動。另外，除非你非常獨立、非常富有，或者是你有特殊的收入來源，否則，你就必須參與社會工作，以此來保證自己的生活所需，如購買食物、添置衣物等生活必需品。這也就是說，吃飯、穿衣、交通以及工作等至少會占用你一定的時間。
第二個問題，你的常規性事務有哪些？
起床、看郵件、讀報紙、參加工作例會、保持辦公區域整潔、看電視、開車接送孩子……這些工作量的多少完全取決於你在你的組織、家庭和你的社交圈當中的位置。
平時你根本不會花費太多心思考慮這些活動，但它們卻占用了你大量時間。事實上，很多人一輩子都在為這些事情而忙個不停。
家庭主婦也經常會遇到這些情況。她們經常很努力地做好自己的分內工作，結果卻發現自己雖然終日忙忙碌碌，卻始終沒有相應的成就感。
接下來，就是一些遺留事務了。
事實上，大多數人每天的活動內容都是由自己當前正在處理但還沒有完成的工作決定的，如昨天、上個星期或者是上個月開始的某個項目。我們常常並不想做什麼事，但卻身不由己。例如，我們原本準備在晚上寫一些隨筆，但卻接到電話，不得不參加曾經允諾過的一個朋友聚會。
再就是一些意外事情。
那些意外的事情通常都會讓你感到不快，也會占用你的時間。設想一下，頭一天晚上，你事先定好了鬧鍾，但早上你一睜開眼睛，卻發現鬧鍾沒電了，你也因此晚起了，結果你遲了兩個小時才到辦公室，而你本來打算提前到15分鍾，把昨天沒有完成的工作補完的。不僅如此，到了辦公室之後，你發現老板已經打來了5個電話，抱怨說他至今沒有收到你昨天答應送給他的文件，所以你不得不立即打電話到快遞公司問問情況，然後發瘋一樣地督促他們抓緊時間……
再如，你原本5點半下班，但老板拖到6點才放你走，你的孩子正在幼兒園等你接他回家。你不得不打電話給你的愛人，但此時的愛人正在加班，於是，你們為誰接孩子的事吵了一架，此時你不得不往幼兒園趕，誰知道，趕在下班高峰期的你堵在了路上，你的心情無比煩悶……
不難想象，我們每天的生活都是被這些必要的活動、常規任務、遺留工作，以及剛剛談到的意外情況充斥著。對於大多數人來說，他們終日糾纏於這些事務當中，一輩子也不可能找到足夠的時間來實現自己的人生目標。要想避免這種情況，你首先需要分辨出那些浪費時間的活動，並通過停止這些活動來為自己擠出更多的時間。要想實現那些對你來說真正重要的人生目標，你隻有一種途徑：認真規劃每一天的時間。
當然，這份計劃也不可過於理想化，因為做規劃的目的是讓生活更有計劃性，而不是被時間牽著鼻子走。相比之下，如果能夠在安排日程的時候為自己留出一些自由時間，你就會感覺自己對生活有了更多的控製，每天的工作和生活也就會更加順暢。