第6章 改變時間使用習慣——抓住悄悄溜走的時間(3 / 3)

我們要提高戰略思維能力,樹立全局觀,應注重抓住以下幾個問題。

1.注重理論武裝,以豐富的理論修養與知識素養做支撐

很難想象,一個沒有理論思維的人能總覽和駕馭全局。而提高理論思維能力的根本途徑就是學習,要通過學習強化知識武裝。

2.注重信息擴展,開闊想問題、做決策的眼界和空間

在當今知識、信息大爆炸的時代,信息已成為最重要的戰略資源,它可以被提煉成知識和智慧,因而在戰略問題的研究中越來越具有突出作用。我們要對事關全局的重大問題進行戰略思維,必須以了解和掌握大量的信息為前提,這樣方可開闊眼界、啟發思路,做出具有遠見卓識的行動決策。

事實證明,一個領導了解、掌握的信息量越大,知識麵越廣,思辨能力就越強,工作就越來越得心應手、應對自如,從而真正做到講政治、謀大局、抓大事。

3.強化全局觀念,培養凡事謀全局的思維習慣

樹立全局觀必須一事當前想著全局,思考問題、籌劃工作,應依據全局的方針、政策、原則指導局部,切實吃透上頭的、摸清下頭的、形成自己的,創造性地抓好落實。堅持局部服從全局,在培養凡事謀全局思維習慣的同時,要注重謀略鍛煉。

4.強化求真務實,在實踐中確立全局觀

“沒有調查研究就沒有發言權”“沒有調查研究就沒有決策權”這兩句話,充分說明了一個人如果不知道、不重視實踐就會在戰略上喪失政治主動權。鑒於此,做事前必須通過各種途徑和手段力爭了解與掌握多方麵的信息。

總之,我們若想成為時間的主人,不“瞎忙”的話,就要提高戰略思維能力,同時,它還能幫助我們解決很多工作和生活中的實際問題。

學會統籌兼顧,協調好時間安排

現代社會,任何一個人,都在為實現高效率的工作而努力,而實現高效率的方法之一就是統籌兼顧,搞好事情之間的協調。所謂統籌兼顧,就是要求我們在工作中做到總覽全局、協調各方、統籌規劃、兼顧全麵,充分調動一切積極因素,妥善處理各方麵關係。不得不承認,越是善於管理時間、越是做事效率高的人,越是有“一心幾用”的本領,他們總是可以同時處理幾件事。而很多人麵臨的情況是,工作與家庭、要事與急事、人際關係等各個方麵的衝突,甚至被這些衝突弄得焦頭爛額。而我們若想解決這些衝突,除了前麵所提到的四象限法則之外,還必須學會統籌兼顧的根本方法,努力解決工作和生活中不夠平衡、不夠協調、不夠全麵的問題。我們先來看看下麵一個管理故事:

李主任是一個小領導,一直以來都是做運營管理,但最近,公司有提拔他的意向,於是,公司希望他能同時兼顧店鋪員工銷售技能、產品知識,以及提高員工士氣等方麵的培訓。事實上,李主任也一直對培訓方麵比較感興趣,但如何管好這兩個方麵,李主任實在頭疼。後來,李主任不得不求助自己從事培訓工作的朋友。

朋友對他說:“公司能夠重視培訓是很好的事情。一線員工是銷售業績的重要建設者,而培訓是先行兵。

“在培訓實施方麵,首先要調整員工的心態和士氣,可以從企業文化宣導和團隊建設活動入手。與銷售管理者進行溝通,了解員工的實際需求後,針對所顯現出的問題製訂有針對性的培訓解決方案,建立長期的銷售培訓機製。

“而在培訓員工前,你先和基層員工開個研討會,讓他們反映工作中遇到些什麼問題。例如對產品功能特性有哪些不清楚的,客戶異議,與對手的產品對比有哪些優劣,怎樣實施獎勵提高士氣等。大家暢所欲言,你自己千萬不要閉門造車。你收集好資料後寫一份培訓大綱,讓領導批示後就開課。”

聽完朋友的指導,李主任豁然開朗。

現實的工作中,可能很多人和李主任一樣,需要做的並不僅僅是某個方麵的工作。事實上,如果你是一名企業的管理者,那麼,你所涉及的工作明顯會更多,管理的組織越大、層級越多,越要懂得領導和管理的藝術。處於高層的領導者不僅應集中精力把握戰略性問題,還要做好用人問題和對工作進程的督查,除此之外,還要做好深入基層了解情況這一不定期的非經常性的工作。可見,一個領導隻有做好各方麵的工作,才能履行好自己的職責,抓好本職工作,給下屬樹立表率。

事實上,任何一個人,都要有統籌兼顧事情的本領。再以家庭主婦為例,她們不僅要做家務、教育孩子,還要照顧家裏人的生活起居。在同一時間內,她們通常要做幾件事,這就需要她們懂得合理安排。例如,早上可以在送完孩子的路上去買菜,在孩子睡著了的情況下洗衣做飯……

一個善於管理時間的人,不但知道要做哪些事,還知道在什麼時間做什麼事,如何將所有的事都做好。如在推進一項工作時,他們明白應該抓的是方向、目標、結果的考核。即幹什麼、要達到什麼樣的結果,而對於怎麼幹,具體有什麼實施步驟,以及與其他事件之間的衝突該如何解決,也要做到心中有數。我們再來看下麵的一個故事:

王剛是某公司財務部主管,承擔著這家公司所有的收賬入賬問題,每天需要麵對的是大大小小的數目,工作極為煩瑣。但即使如此,麵對上級和下屬的各種問題,他都能做到小心應付。

一次,他正被公司的賬目問題弄得焦頭爛額時,會計小劉敲門進來對他說:“有些外債需要清償,對方催得很緊,你看怎麼辦?”

王剛調整了下心情,對小劉說:“我們應盡快增加收入。每個人都應負起還債的責任,債要盡快給人家清償。你覺得還有什麼辦法?”聽到主管這麼說,小劉知道,考驗自己的時刻到了。

案例中,王剛對下屬說的話就是彈性語言。領導這樣說話,不僅為自己思考決策爭取了時間,同時,也能為下屬留下解決問題的餘地。

實際上,有效地利用時間是一種人人都可以掌握的技巧。在效率高的人的字典裏,是不存在“沒時間”這個詞的。而如果你跟很多人一樣,也是因為“太忙”而沒時間完成自己的工作的話,那請你一定記住,在這個世界上還有很多人,他們比你更忙,結果卻完成了更多的工作。這些人並不比你擁有更多的時間,他們隻是學會了如何統籌兼顧時間而已。

召集聽眾,同樣的事情隻說一次

許多的時間管理者已經意識到生活中哪些瑣事浪費了時間,他們正在力求簡化這些瑣事,但他們沒有意識到的是,即便工作,也可以對其進行簡化,進而達到優化管理的效果。你是否曾有這樣的經曆:如果你是一名領導,你交代下屬小王去執行某個任務,但他需要小李的配合,於是,當小王從你的辦公室離開後,你又把小李叫進來,同樣的事說了第二遍;這個周末晚上,你想邀請一些同事去參加你的生日派對,於是,你一個個地給同事打電話;你是一名秘書,你的老板讓你在本周三邀請幾個客戶開一個會議,於是,你一個個地預約,到最後,大家的時間還是無法統一……其實,你是否有更節約時間的方法呢?你可以把小王和小李同時叫進辦公室,交代同一個任務;邀請同事參加你的派對,你可以在上班前,當大家都到達辦公室的時候,花幾分鍾時間通知;預約客戶,可以和其他客戶的秘書建立一個網上聯絡方式,如秘書群,這樣,幾步就完成了你需要完成的工作。

的確,善於管理時間的人總是能在最短的時間內做最有效的事,因為他們從不盲目做事,而是先進行規劃。那些偶爾做時間規劃或者從不規劃的人,往往沒有一個清晰的目標,他們甚至根本不知道自己要做什麼。他們通常對結果不滿意,認為它們根本不值得自己付出那樣的努力。於是他們開始相信自己並不善於進行規劃,並最終放棄做出進一步努力。

規劃的本質是將未來帶到現在,這樣你就可以通過現在的行為對未來產生控製。也就是說,規劃是為了化繁為簡。

這正如人們常說的讀書“先要把書讀厚,再要把書讀薄”。其實,時間管理工作也像讀書,將煩瑣的事情簡單化,你也就能節省時間,提高效率。

對此,我們先來看看下麵這樣一個故事:

有這樣一個有獎征答活動,題目是:一次,三個人一起坐熱氣球旅行,這三個人都是影響人類命運的科學家。第一位是核子專家,他有能力防止全球性的核子戰爭,使地球免於陷入滅亡的絕境。第二位是環保專家,他可以拯救人類因環境汙染而麵臨死亡的厄運。第三位是糧食專家,他能在不毛之地種植糧食,使幾千萬人脫離饑荒而亡的命運。但旅行到一半時,卻發現熱氣球充氣不足。熱氣球即將墜毀,必須丟出一個人以減輕載重,使其餘的兩人得以存活,請問該丟下哪一位科學家?

因為獎金數額龐大,征答的回信如雪片飛來。每個人都竭盡所能地闡述他們認為必須丟下哪位科學家的見解。最後,結果揭曉,巨額獎金的得主是一個小男孩。他的答案是:將最重的那位丟出去。

我們在讚歎小男孩的答案時,也不難得出這樣一個結論:任何複雜的現象,其複雜的也隻是表麵,其實都有一般性的規律,都可以找到簡單的分析、處理方式。這就是化繁為簡的過程,這個過程需要找尋規律,把握關鍵。同樣,管理時間也需要化繁為簡,當然,簡單管理不是粗糙管理,而是找到規律,形成自然秩序。

因此,時間管理專業人士告訴每個追求高效率做事的人,要想節約時間,就要在時間的規劃中投入精力。如果你想讓眾人知曉同一件事,那麼,你可以集合聽眾,隻說一遍。

有這樣一位銀行家,他能夠很好地控製自己的工作時間,有了新的投資項目,或工作變動,他都會開會通知大家。他也喜歡開家庭會議,無論是孩子的教育還是家裏的經費開支。因此,他的家人和下屬們給他起了一個綽號“會議先生”。

事實上,他是個成功者,他每天隻工作6個小時,比其他業內同行有更多的時間跟家人一起乘遊艇出海。通過仔細規劃自己的時間,他越來越善於接手新的項目,並把自己的日常工作很好地與長期目標結合起來。

當他被記者采訪有何工作經驗時,他曾說:“一名優秀的時間規劃者,從來不在同樣的事情上浪費過多的精力。”

從這位銀行家的話中,我們也能總結出一點:盲目做事隻會浪費時間。集合聽眾,同樣的事情隻說一遍,能讓我們節省很多精力。要做到這一點,還是要回歸到時間規劃的問題上。

大多數人都不大喜歡進行規劃。他們大多是在萬不得已的時候才去進行規劃:或許你感到最近的工作堆積如山,你不得不進行規劃;或者你有一段很長的假期,你無事可做,想好好規劃一番。這樣的規劃固然能幫你達到一定的目的,但在被迫而沒有形成習慣的情況下采取規劃,並不能使規劃發揮出真正價值。

總之,真正高效的、簡單的運作才是有意義的,也是符合時間管理原則的。因此,你需要把複雜的問題簡單化,在多類矛盾中駕馭主要矛盾,以提高效率。