在日常的工作和生活中，我們常常聽到效率和效能這兩個詞語，我們也常常稱要高效率做事。那麼，什麼是效率？什麼又是效能呢？效能主要指辦事的效率和工作的能力。效率是單位時間內完成的工作量，效能是衡量工作結果的尺度，效率、效果、效益是衡量效能的依據。很明顯，做好時間管理工作的根本目的是提高效能，而不是效率，因此，從某種程度上說，效能比效率更重要。
找到並解決關鍵問題才能節省時間
在做事時，我們常常提到“效率”一詞，那麼，什麼是效率呢？所謂效率，是單位時間內完成的工作量。然而，衡量我們做事成績的，並不是效率，而是效能。效率、效果、效益是衡量效能的依據。也就是說，效能比效率要重要得多。不難想象，真正的時間管理要達到的目的是高效能。然而，我們經常看到的是，為了提高做事效率，人們會建立一套完備的時間管理體係，製定大量的工作目標、操作準則和行為標準。而事實上，我們的行為正是被這些所謂的規劃約束了，工作效能卻降低了。
海爾總裁張瑞敏曾說過：“我感覺在企業裏最難的工作就是把複雜問題簡化，如流程再造就是簡化流程。但為什麼做起來很難？關鍵是領導！領導隻要看不到問題的本質，就簡化不了流程。就事論事，會越辦越複雜。”原通用電氣董事長兼CEO（首席執行官）傑克·韋爾奇曾經就管理問題提出一點：“管理效率出自簡單。”張瑞敏和傑克·韋爾奇的這兩句話不僅適用於管理工作，更適用於人類的思考活動。
生活中的人們，在學習和做事的過程中，隻有做到化繁為簡，擺脫傳統思維的限製，才能一針見血，找到問題的關鍵。我們先來看下麵一個故事。
一天，司馬光和一些小孩玩捉迷藏。有個小孩不知躲在哪裏，看見有個大缸，便眼珠子一轉，踩著假山想進去。結果水缸裏麵有水，他剛想躲到別的地方但腳一滑掉了進去。他大聲喊“救命”，小孩們聽到了。有的喊大人救命，有的大哭起來。但是司馬光一點也不驚慌。他靈機一動，想出了個好辦法，拿起身邊的大石頭，用盡全身力氣，向大水缸砸去。大水缸破了，水流了出來，小孩得救了。這就是流傳至今的“司馬光砸缸”的故事。這件偶然的事件使小司馬光出了名，東京和洛陽有人把這件事畫成圖畫，廣泛流傳。
這裏，司馬光為什麼能做到急中生智救出同伴？這就是抓住“焦點”思考問題的結果。不妨試想一下，如果遇到這種情況，你會怎麼做呢？可能你也會和故事中的其他孩子一樣，要麼喊大人救命，要麼大哭。而隻要你冷靜下來思考一下，其實就能想出有效的解決辦法——砸缸。
你是不是曾經有過這樣的做題經驗：遇到一道數學題，你告訴自己一定要演算出來，當算出結果的一刹那，你發現，原來答案和題目之間隻要進行一個簡單的思維轉換就可以，而你在這道題上卻花費了很長時間。試想一下，假如這是一道考試題，那你是不是浪費了很多時間呢？
因此，在生活中，你就要訓練自己凡事從簡的習慣，在做題和做事時，都問問自己，“還能簡單點嗎？”找到最簡單的方法，做事的效能也就高多了。
有這樣一則故事：
1870年，在查理斯·艾略特出任哈佛大學校長時，他找到當時著名的史學家亨利·亞當斯，想聘請他出任中世紀曆史的教授。起初，艾略特不管怎樣苦苦勸說，亨利·亞當斯都沒有任何表示，後來，亨利·亞當斯謙虛地說：“校長先生，我真的一點兒都不懂中世紀的曆史。”聽到他的回答，艾略特校長則客氣地說：“如果你能夠為我舉薦出一位學者比你懂得更多，那我就聘請他。”結果亞當斯隻好接受了聘請。
艾略特以自己靈活機智的思維，展現了哈佛校長的個人魅力，他的一句“如果你能夠為我舉薦出一位學者比你懂得更多，那我就聘請他”讓亞當斯無從拒絕。從這個故事中，我們也能看出一點，將思維轉個彎，直擊問題的要害，很多事情都能迎刃而解。
然而，要把複雜的事情簡單化絕非易事，需要我們進行一次徹底的心理革命。尤其是我們要調整自己看待問題的眼光，也就是一針見血地捕捉問題實質的能力，從而較快地尋找到時間管理的本質和規律，掌握化繁為簡、以簡馭繁的思想和技巧，深刻認識管理的核心要義。
具體來說，你需要做到以下幾點。
1.把握關鍵
這需要我們有發現規律的眼光，找到事物的本質，然後以戰略的眼光去感知、把握和運用規律，這樣，就能運籌帷幄。
2.集約高效
真正高效的、簡單的運作才是有意義的，因此，你需要把複雜的問題簡單化，在多類矛盾中駕馭主要矛盾，提高效率。
3.簡中求變
你必須學會不斷創新，以適應激烈的職場競爭。
另外，還需要注意的是，化繁為簡並不是說可以不注重基礎與細節。
每個人在做事和學習時都應該養成孜孜不倦、一絲不苟的習慣，注重細節很重要。因此，這裏說的思維上化繁為簡並不是要你凡事投機取巧，而是應該擺脫煩瑣思維的限製。
可見，“簡化管理”並不是“不”管理或“懶”管理，而是一種追求係統化、規範化、細節化、流程化的管理思維和實踐，在複雜精細和簡單實用之間找到一個有機的結合點，跳出“為管理而管理”的怪圈，實現由“高效率”到“高效能”的轉變。
總之，聰明的人會在最短的時間內，在花費最少精力的前提下解決問題。如果你也能訓練出這樣的思維，就能少走很多冤枉路。
積極思考，才能得到最好的結果
曾有人說，頭腦是一切競爭的核心，因為它不僅會催生出創意，指導實踐，更會在根本上決定成功。更讓我們沒有意識到的是，思維決定行動，我們做事的效能如何，也取決於我們的思維活動。因此，思維是改變外界事物的原動力。如果你希望改變自己的狀況，獲得進步，那麼首先要從改變思維開始。而我們在尋找解決方法時，往往傾向於把事情考慮得過於複雜化，其實事情的本質是很單純的。表麵看上去很複雜的事情，也是由若幹簡單因素組合而成。
卡曾斯說：“把時間用在思考上是最能節省時間的。”這是一句非常有哲理的話。通俗的說法是做事要動腦子，對一件事情分析認識得不透徹，就很難找到正確的方法，不能對症下藥，自然就無法以最短的時間到達目的地，可以說思考是調高效能唯一的捷徑。為此，生活和學習中，每個人都應該養成多動腦的習慣，從而以最快的速度解決問題。
同樣，運用靈活的思維模式，你會發現，在第三產業逐漸發達的今天，隻要感覺敏銳，並能有的放矢地解決問題，那麼，即使你沒有足夠的物質後盾，也能成功，也能獲得財富。
日本有一家SB公司，生產的產品是咖喱粉。一段時間以來，這家公司的產品滯銷，公司的經理一個個都“下了課”，連續換了三任經理。受命於危難之中，第四任經理田中走馬上任。他意識到公司的產品賣不出去的原因是顧客對SB公司的牌子很陌生，很難注意到有這種產品。由於沒有足夠的資金，大量做廣告是不現實的，但是如果不去做廣告，那也無異於坐以待斃。
經理田中終於想出了一個巧妙的方法……
幾天之後，日本的幾家大報，如《讀賣新聞》《朝日新聞》等刊登出了這樣一條廣告：
“SB公司專門生產優質的咖喱粉，為了提高產品的知名度，今決定雇數架直升機到白雪皚皚的富士山頂，然後把咖喱粉撒在山上。從此以後，我們看到的將不是白色的富士山，而隻能看到咖喱粉的顏色了……”
在日本，富士山是一大名勝，不僅在日本人心目中，在世界人的心目中，富士山都是日本的象征。在這樣神聖的地方，居然有公司膽敢撒咖喱粉？真是豈有此理！
SB公司的廣告剛剛刊出，國內輿論一片嘩然。很多人都知道這是SB公司故弄玄虛，但是對如此的言辭還是難以忍受，紛紛指責SB公司。本來名不見經傳的SB公司，連續好多天在報紙、電視、電台等各種新聞媒體上成為大家攻擊的對象。
在一片輿論的聲討聲中，SB公司名聲大振。SB公司廣告中所說的在富士山撒咖喱粉的日子的前一天，原先發表過SB公司廣告的報紙都刊登出了SB公司的鄭重聲明：
“鑒於社會各界的強烈反應，本公司決定取消原來在富士山頂撒咖喱粉的計劃。”
反對的人們歡慶自己的勝利，田中和SB公司的員工們也在歡慶他們的勝利。這樣一番折騰，全日本的人都知道有一家生產咖喱粉的公司叫SB公司，並且錯誤地認為這家公司是一家實力超群、財大氣粗的公司。很多小商小販紛紛投到SB公司的門下，大力推銷SB公司的咖喱粉，SB公司的咖喱粉一時間成了暢銷產品。
這裏，我們不得不佩服這位經理的智謀，在接手這家公司後，他很快認識到問題的實質在於公司知名度不高，在廣告費不充足的情況下，他一反正常思維——在富士山上撒咖喱粉，因此，這家公司名聲大振。很多時候，一個金點子，花費不多，卻擁有點石成金的力量。隻有看到別人看不到的東西的人，才能做到別人做不到的事。靈活的頭腦和卓越的思維為我們提供了這種本領，深入地洞察每一個對象，就能在有限的空間，成就一番可觀的事業。
這裏，我們看到了思維的力量。我們也應該鍛煉自己的頭腦，擴展自己的眼光和思維。因為這是一個腦力製勝的年代，誰的想法更高明、更有效，誰就更容易高效能地做事，也更容易提升自己的價值。
事實上，任何人，無論做什麼，都要有靈光的頭腦，善於創造性思維，不能鑽牛角尖。這條路走不通，不妨轉換一下思維，何不嚐試反過來思考，先找問題的本質？思維一變天地寬，勤思考，善於逆向、轉向和多向思維的人，總能找出解決問題的方法，總能以最少的力氣，獲得最滿意的效果。