記住以下幾點注意事項。
第一，必須在24小時內回複所有的來電，這可以保證你的人際關係網絡上的資訊暢通程度。而對某些職業而言，如果你不立即回複電話，就可能失去一次交易的機會。
第二，對掛斷電話不要猶豫。比如，當一位推銷員喋喋不休地向我們推薦某種毫無興趣的商品時，打斷他是一種仁慈的行為。“對不起，我不想浪費你的時間。”然後立即掛上電話，並帶著微笑。
第三，適當打斷對方。要打斷對方時，你可以采用和麵談一樣的準則，盡量不打斷他，除非一切都證明不如此不可能了結。
第四，注意不良習慣。如果你發現你在電話中有某項不良習慣，就把紙條貼在電話機上來矯正。如果你有愛清嗓子，說口頭禪，或喜歡東拉西扯等壞習慣，這張提醒你的紙會幫助你擺脫它們的危害。讓電話中的交談表現出你最好的一麵。
第五，口齒清晰。用電話向總公司報告業務的推銷員一定都明白口齒清楚的重要性，隻有這樣，他的報告才不會出現差錯。說到名字時，他要說出名字的拚法，同時要求對方複述，以核對是否準確。當你用電話遞送消息時，即使是一般的社交消息，也必須弄清楚對方是否真正明白了你的意思。
需要注意的是，在商務交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰呀”作為“見麵禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”“你是誰”，或者“有什麼事兒呀”等。萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風度。切勿發脾氣“耍態度”。確認對方撥錯了電話，應先自報一下“家門”，然後再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，不要忘了以“沒關係”去應對，而不要教訓人家“下次長好眼睛”“瞧仔細些”。如果有可能，不妨問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，不是“吃飽了撐的”，而是借機宣傳了本單位以禮待人的良好形象。
在通話途中，不要對著話筒打哈欠，或是吃東西；不要同時與其他人閑聊；也不要讓對方由此感到自己在受話人的心中無足輕重。結束通話時，應認真地道別。而且要恭候對方先放下電話，不宜“越位”搶先。在接電話時，要注意給予對方以同等的待遇，不分對象一視同仁。
極其個別的人，長著一對挑肥揀瘦的“勢利眼”，即使接電話也極為庸俗地“因人而異”，“對象化”的傾向十分明顯。他們在接電話時，總是“拿架子”“打官腔”。先是愛答不理地問上幾句“誰呀”“什麼事呀”，然後能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不關己，高高掛起”。不過他們的“天氣”也不總是永遠這般“陰沉”，一旦聽出來對方是上司，是家人，是朋友，或是自己正在求助的人，立即就會“雨過天晴雲散盡”。低聲下氣，細語柔聲，卑躬屈膝，有求必應，不怕旁人說自己是一副奴才腔。這種不能平等待人的做法，既容易得罪人，也會讓旁人看不起。
在接待外來電話時，理當一律給予同等的待遇，不卑不亢。這種公平的態度，容易為自己贏得朋友。
在通話時，接電話的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己正在開會、會客，不宜長談，或另有其他電話打過來，需要中止通話時，應說明原因，並告之對方：“一有空閑，我馬上打電話給您。”免得讓對方覺得我方厚此薄彼。
遇上不識相的人打起電話沒個完，非得讓其“適可而止”的話，說得應當委婉、含蓄，不要讓對方難堪。比如，不宜說：“你說完了沒有？我還有別的事情呢。”而應當講：“好吧，我不再占用您的寶貴時間了，真不希望就此道別，不過以後真的希望再有機會與您聯絡。”
小調查
如果對方連續兩次打錯電話怎麼辦？
（1）禮貌回答，盡可能幫助對方查找正確號碼：40％。
（2）說打錯電話，然後掛斷：40％。
（3）斥責對方：20％。
分析
關於打錯電話，多數人都會有類似經曆。如果對方第一次打錯電話，相信大多數人都會心平氣和，禮貌應對，但如果對方連續兩次打錯了，心情就會截然不同了。隻有40％還能保持風度，禮貌應對。少數人（20％）選擇斥責對方。誰有禮誰無禮其實不需多說了，道理大家都懂，如何在生活和工作的細節中做到有禮才是我們每個人關注的問題。
關於對方連續打錯電話的結果，40％的人還會禮貌應對，其中也有一定“水分”，不排除部分受訪者會選擇理想的回答。接到錯誤來電，而且是連續打錯了，多數人態度一般會比較煩躁，回答冷漠，並生硬地掛斷電話。從撥錯電話的一方來說，要注意在撥打不熟悉和陌生人的電話前，要確認一下電話號碼。無論如何，撥錯電話都是對他人的打擾，務必要向對方說聲“對不起”。
接聽電話者需要換位思考，寬容、諒解對方的失誤，並給予必要的熱心幫助。我們談文明禮儀，談社會公德，其實是提倡每個人帶給社會、帶給他人一種積極的情緒和作為，讓大家感到溫暖和善。以生硬的態度對待打錯電話者，甚至斥責對方，彼此隻會產生負麵消極的情緒，誰都不愉快。
案例一：是個男的。
“喂，王姐，你的電話，是個男的。”小趙接了一個電話，大聲地招呼王姐過去接電話。整個辦公室的人都聽到了有個男的找王姐，大家都抬起頭來看著王姐。王姐非常不好意思地過去接電話。
案例二：刨根問底。
“請問，李先生在嗎？”李先生的愛人聽到電話裏一個年輕女士的聲音找自己的愛人，立刻提高了警覺：“你是誰啊？哪個單位的？你找他有什麼事嗎？你怎麼知道我們家電話的？”打電話的女士一聽對方愛人刨根問底，而且覺得這種問話方式簡直是在侮辱自己，馬上說：“沒什麼事，不用找了！”
案例三：小道消息。
小麗接到一個電話，“幫我叫一下小飛”。小麗聽出是局長的聲音，她趕緊把小飛叫來，自己就在不遠處豎起耳朵聽電話，她聽到小飛說：“好，我馬上去您辦公室。”小飛匆匆走了。小麗立即跑到張大姐那裏說：“張大姐，局長叫小飛去一趟，一定是他那天喝醉酒打人的事被局長知道了，這還不得嚴厲處分，弄不好開除呢。”過了幾天，單位裏都在傳小飛喝醉酒打人被局長狠狠批評了。
（11）電話轉接中的禮貌
①轉接電話拿著話筒和放下話筒一個樣。
很多人在拿著話筒時，通常會比較注意自己的語言，會說“您找哪位？請您稍等。”放下電話找人時，往往忘了對方也能聽見，就隨心所欲地“是個男的”，或者說“一個有外地口音的人”“一個聲音挺嬌的小姑娘”。當對方在電話裏聽到這些形容方式時，會感到不愉快。因此，轉接電話時要同樣用客氣的方式叫人，或者應該用手捂上話筒，注意隔音。
②做好電話記錄。
如果對方要找的人不在，要盡量做好電話記錄。記錄內容包括什麼人、什麼時間打的電話、大概說什麼事（如果對方不願意不必強問）、對方有什麼要求（一看到字條馬上回電話，還是晚上再打電話等）。通常很多人在轉接電話時不予記錄或者記錄得非常簡單，隻有一個姓和一個電話號碼，這樣對方要找的人工作繁忙的話，這種電話可能得不到及時回複。
③確認對方姓名身份盡量用褒義詞語。
替人轉接電話，確認對方姓名時，盡量要用褒義詞語。不要脫口而出，用習慣用語去確認對方的姓名，如“您姓孫，是孫子的孫嗎？”“您姓冷，是冷淡的冷嗎？”諸如此類，讓對方聽了感到不快。其實可以改成“是孫子兵法的孫嗎？”“是冷熱的冷嗎？”，在記錄對方電話號碼時，則一定要重複，以免記錯。
④未經要接電話者同意不要輕易將手機號碼告訴對方。
轉接電話時，如果來電者要找的人不在，對方詢問手機號碼時，轉接者一定要經過要接電話者同意才能把手機號碼告訴對方；否則，可能會幹擾要接電話者的工作或生活。
⑤講究口德，不亂傳閑話。
如果轉接到了一個敏感人物的電話，比如大家懷疑某某有特殊關係，恰好某某打電話找某某時被你接到了，這種時候千萬不要捕風捉影，不要去轉告第三人“誰給誰來電話了”，更不能在旁邊偷聽對方的電話內容。不論是緋聞還是麵對關係過於緊密的上下級，接電話者都不能妄自猜測，隨意傳播。就像案例中所說的小飛的例子，隨意猜測、傳播會嚴重破壞了正常的人際關係。
商務電話接聽條例
（1）電話鈴聲響2聲後，應該立即接聽。如果超過3聲鈴響，再接電話，應先說：“對不起”或“對不起，讓您久了”。
（2）接聽電話首先應該說：“你好！”或“您好！”
（3）接聽電話時必須保持足夠耐心、熱情。注意控製語氣、語態、語速、語調，語言親切簡練、禮貌、和氣。要具有自己就代表公司的強烈意識。
（4）要仔細傾聽對方的講話，一般不要在對方話沒有講完時打斷對方。如實在有必要打斷時，則應該說：“對不起，打斷一下。”
（5）對方聲音不清楚時，應該善意提醒：“聲音不太清楚，請你大聲一點，好嗎？”
（6）如電話打進來了，對方要找的同事不在，禮貌的做法是先向對方說明情況，再詢問對方名字，並考慮如何處理；如果要求對方不要掛斷時，一定要不斷向對方打招呼，表示你還在照顧這個電話，同事回來後，立即轉告並督促回電。接線員要做好詳細的電話記錄。
（7）轉接電話時，首先必須確認同事在辦公室，並說：“請稍等。”
（8）轉接電話時，按鍵應該短促幹脆，不要過長時間按著（一般不超過一秒鍾），撥完分機號碼後，輕輕掛上電話。
（9）談話結束時，要表示謝意，並讓對方先掛斷電話。不要忘了說再見。
（10）如果談話所涉及的事情比較複雜，應該重複關鍵部分，力求準確無誤。
如何處理找領導的電話
（1）若熟人找領導且領導在的話，就立即轉告，讓領導接電話。當需要把電話轉給領導時，在傳達電話前，要清楚表達“××公司××先生打來的電話”，同時，要把從對方得到的消息，簡潔、迅速地傳給領導，以免對方再重複一次，同時讓你的領導有個思想準備。
（2）若是領導不願接的電話，或者對於需要搪塞的場合，則應靈活應付，恰當地把握講話的分寸，按領導意圖妥善處理。有時需要機智巧妙，避免讓領導接聽他不想接的電話。秘書有責任讓領導避開，浪費時間的又不必要的電話，有責任辨別領導樂於和哪些人通電話，並應通曉如何巧妙地對待他人。如說：“對不起，先生。××領導剛離開辦公室。”或“我不知何時能找到他。”
（3）若領導正忙或已出差無法接電話時，可讓對方留話，表示會主動聯係。
（4）若對方要求找其他人通話時，應馬上幫助傳達。
（5）若對方要找的人不在時，應溫和地轉告對方，並可主動提出是否需要幫助，是否可找別人講話以及對方的電話號碼等，以便再與其聯絡，絕不要簡單答“他不在”，這樣會顯得魯莽而無禮。要是對方有留言，必須確實記住留言內容：何時何人來的電話，有何要事，需要回電話嗎，回電話的對象是誰，如何稱呼，是否再打過來，對方電話號碼等。記完後要複述一遍，並告其請放心，一定轉告，然後把留言條放到辦公桌上，以便他回來的時能看到。
打公用電話的禮儀
（1）打公用電話要速戰速決
現在打公用電話的人越來越少，打公用電話主要有兩種人：一種是沒有手機的，還有一種是忘了帶手機，或者手機恰好沒電的。在現代社會，公用電話實際上已經成了移動電話的補充，更多的是應急用。所以打公用電話的基本都是有急事的，打電話者就不能用公用電話聊天，或者無關緊要的事說上好幾分鍾，切忌沒完沒了，要速戰速決。
（2）私密話、政務、商務話題都不適宜用公用電話撥打
戀人盡量不要用公用電話來聊天，那些過於私密的話可以在見麵時說，或者換種方式交流，比如發電子郵件等，否則在公共場所說就有些不雅，某種程度也是違背公德的。如果內容涉及政府部門的公務，或者商業往來中的商務秘密，也盡量不要在公用電話中說，以防泄密。
（3）打公用電話注意語氣、態度
既然是公用電話，那就一定是在公共場所。在公共場所打電話就要考慮到其他人的感受。旁若無人地高聲說話，對其他人是一種噪聲和幹擾，以正常說話的語氣、音量與對方交談即可。當然如果總捂著嘴、聲音低沉、一副怕人偷聽的樣子也會讓周圍的人感到不快。
（4）愛護公共設施是每個人的責任
打公用電話時要輕拿輕放，不能一通亂摔、亂捅。如果遇到公用電話無人值守出現故障，可以想辦法通知相關部門解決，而不要自己隨意修理，以免損壞。如果發現有人惡意破壞公用電話，可以立即舉報，絕不能坐視不管。
手機的使用禮儀
手機的出現和廣泛使用，使得人們之間的聯係更為便捷，但如果在使用時不注意禮儀，就會幹擾了別人，給別人帶來不方便。
首先，在音樂會、重要儀式、重要集會等高雅、莊重的場合不能用呼機和手機。萬一要用，應把鈴聲調成振動，把對他人的影響降到最低。
第二，呼機和手機最好不要別在身體的明顯部位，也不要總是拿在手裏，應該放在手袋中或公文包裏。
第三，不要在大馬路上一邊走一邊打電話。如果確實有急事，可站在某個安靜人少處打。平時與人共進工作餐（特別是自己做主人請客戶時）也最好不打手機。如果有電話找自己，最好說一聲“對不起”，然後去洗手間接，而且一定要簡短，這是對對方的尊重。當著客人的麵打電話，會使客人不知所措。
第四，鈴聲設置要文明得體，以免貽笑大方，甚至影響個人發展。
案例一：令人尷尬的鈴聲。
一位剛剛二十出頭的小姑娘陪著經理去拜見重要客戶。雙方正在交談中，有人給小姑娘打電話，隻聽裏麵傳出了無限嬌滴滴的聲音：“媽媽，來電話了！”這時小姑娘尷尬得滿臉通紅，客戶們想笑也不敢笑，經理則用眼光偷偷責備她。
案例二：不良彩鈴丟業務。
王先生給從未謀麵的張先生打電話聯係業務，對方手機裏傳來一首節奏明快的歌曲，但仔細一聽內容，王先生覺得有點不對勁，因為歌詞中的一句話是“你有話快說，有屁快放”。王先生想，這張先生到底是什麼樣的人，聽鈴聲這麼“糙”，估計也沒法深交。
案例三：“狗叫”攪亂課堂。
在一次講座上，老師正在台上講得眉飛色舞，突然學生中間傳出了“汪、汪、汪”的狗叫聲，老師驚詫地問：“誰帶小狗來上課了？”同學們哄堂大笑：“老師，這是最新的手機鈴聲。”
第五，手機使用五忌：
（1）不應該在公共場合，尤其是樓道、電梯、路口、人行道等人來人往的地方，旁若無人地使用手機。打電話是私密的事情，不必當眾喧嘩，影響他人。
（2）在聚會期間、開會、會見、上課之時應自覺關閉手機，或將手機設定至振動狀態，這是對會議主持人、老師、聽眾的禮貌。
（3）不要在駕駛汽車時接聽手機電話或發短信，或查看尋呼機，以防止發生車禍。
（4）不要在病房、加油站等地方使用手機，以免所發信號幹擾治療儀器，有礙治療或引發油庫火災、爆炸。
（5）不要在飛機飛行期間使用手機，否則會幹擾儀器，導致飛機失事等嚴重後果。
第六，使用手機短信功能的注意事項：
（1）發短信一定要署名
短信署名既是對對方的尊重，也是達到目的的必要手段。元旦前一天工作關係繁多的秦先生收到了70多條祝福短信。其中有60條是不署名的，好多內容還相同。秦先生也搞不清楚這些人都是誰。這種祝福發了等於沒發。如果是正事，不署名更會耽誤事。
（2）短信祝福一來一往足矣
現在每逢節日，人們都會發短信祝福。來而不往非禮也，所以別人發來短信，自己就要回一個短信。接到對方短信回複後，一般就不要再發致謝之類的短信，因為對方一看，又得回過來。就祝福短信來說，一來一往足矣，二來二往就多了，三來三往就成了繁文縟節。
（3）有些重要電話可以先用短信預約
有時要給身份高或重要的人打電話，知道對方很忙，可以先發短信“有事找，是否方便給您打電話？”如果對方沒有回短信，一定不是很方便，可以在較久的時間以後再撥打電話。
（4）及時刪除自己不希望別人看到的短信
一些人經常把手機放在桌上，如出辦公室辦事或者去衛生間，也許有好奇之人就會順手翻看短信。如果上麵有一些並不希望別人看到的短信，就可能引起麻煩。若不幸被對方傳播出去，後果就更嚴重。夫妻之間亦是。難免會有異性同事、朋友發一些語言親昵的短信，其實是因為雙方熟了，開開玩笑，若讓愛人看見，就會引起不必要的誤會。因此，經不起推敲的短信一定要及時刪除。
（5）上班時間不要沒完沒了發短信
上班時間每個人都在忙著工作，即使不忙，也不能沒完沒了地發短信，否則就會打擾對方工作，甚至可能讓對方違紀。如果對方正在主持會議或者正在商談重要事項，閑聊天式的短信更會讓對方心中不悅。
（6）發短信不能太晚
有些人覺得晚上10點以後不方便給對方打電話了，發個短信告知就行。短信雖然更加簡便，但如果太晚，也一樣會影響對方休息。
（7）提醒對方最好用短信
如果事先已經與對方約好參加某個會議或活動，為了怕對方忘記，最好事先再提醒一下。提醒時適宜用短信而不要直接打電話。打電話似乎有不信任對方之感。短信就顯得非正式，親切得多。短信提醒時語氣應當委婉，不可生硬。
電子郵件禮儀
近年來，在諸種電子通信手段中跑出來一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的發展速度可謂突飛猛進，日新月異，令人刮目相看。當前，它已經在商界得到了越來越廣泛的使用。
電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯網絡，向交往對象所發出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保密，節省時間，不受篇幅的限製，清晰度極高，而且還可以大大地降低通信費用。
（1）電子郵件基本禮儀
商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守的禮儀規範主要包括以下四個方麵。
第一，電子郵件應當認真撰寫。向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，以下三點尤其必須注意：
首先，主題要明確。一個電子郵件，大都隻有一個主題，並且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
其次，語言要流暢。電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢為要，盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。
再次，內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。
第二，電子郵件應當避免濫用。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。”
有鑒於此，若無必要，輕易不要向他人亂發電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是隻為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事。
第三，要小心地寫電子郵件裏的每一個字和每一句話。
因為現在法律規定電子郵件也可以作為法律證據，是合法的，所以發電子郵件時要小心。如果對公司不利的，千萬不要寫上，如報價等。發郵件時一定要慎重。
郵件信息不要太冗長。這樣不會引起他人注意，別人也不喜歡看下去。不要在郵件末端列出對方的地址。因為對方知道自己的地址，不用寫，寫上感覺不太好。
第四，發送附加文件要考慮對方能否閱讀該文件。
發第一封你可以先用一般格式發送（對方可以閱讀的格式），然後在上麵寫上“請問一下，如果發送壓縮格式（或其他格式）的能不能閱讀”。如果可以，你就可以發送壓縮格式的了。這樣給人感覺你很細心，也很體貼，而且讓人感覺這個文件很重要。
另外，郵件不要太公式化，你可以在上麵加上LOGO等。
（2）電子郵件中的網絡禮儀
與流行的觀點不同，電子郵件不隻是用在你給母親寫信的時候，所有在技術上見多識廣的人都在使用電子郵件。以下是教你如何成為像他們一樣的老手。
不管你給誰寫信，注意禮儀都是很重要的。下麵是一些寫信的基本規則。
①不要“大喊”。全部用大寫字母被認為是在“大喊”，很粗魯。隻應在應該“大喊”或強調什麼時這麼做。
②不管做什麼，別SPAM。
SPAM就是給郵件表或你收集到的電子郵件地址中的人發電子郵件，而這些人不希望別人幹擾。這會使郵件表或別人的郵箱充滿。這種行為很輕率，令人很氣憤。如果你這樣做了，你會被逮著的。
③不要FLAME。FLAME是用激烈的言辭表達對別人的敵視。
④別把私人郵件公開發布。如果你收到一封私人信件，把它公開是不明智的。
⑤用好“附件”。你可以把文件附加在電子郵件中。最好不要用很大的附件，除非你知道收信人確實需要。
⑥使用諷刺時要小心。尤其是剛剛介入一種媒體時，盡量在你電子郵件中坦誠相見，經常諷刺會使人認為是卑鄙。
⑦“主題”中的詞句應該給收信人一個關於你的郵件的簡單描述。當收信人以後查看郵件時尤其有用（例如：“主題：我想要回我的書”比“主題：你好”更容易被發現）。
（3）電子郵件常用速寫
寫電子郵件的藝術是簡潔。下麵是一些節省空間的E-mail速寫：
BTW——by the way；
FYI——for your information；
IMHO——in my humble opinion；
IOW——in other words；
LOL——laugh out loud；
OTOH——on the other hand。
電子郵件狂熱愛好者的另一個習慣是使用由字符組成的圖釋（emotion）。有些人能從圖釋讀出很多意思，其中有三個非常常用（把頭向左轉90度，即可以看清楚）：
：－）代表基本的笑臉，表示笑容和善意。
；－）代表眨眼笑，表示歪曲、諷刺或嘲笑。
：－（代表皺眉，表示令人不高興的消息、令人悲傷的消息。
商業信件的種類
商業信件包括介紹信、推薦信、辭職信、請求信、謀職信、解雇信等，我們隻學習幾點通則，以介紹信、推薦信、辭職信為例。
商業上用的信箋是很重要的，這往往是一家公司或一個商人對另一家公司或另一個商人的第一印象。商業信箋上的公司名稱要求印得質量高，紙張也要求用高質量的白色證券紙，設計和布局的選擇要能反映商業特征——正式的還是非正式的，老式的還是新式的等等。商業信箋應印上公司的名稱、地址、電話號碼、注冊的辦公室地址、電傳號碼、公司注冊號碼以及董事們的姓名。碰到下列事項最好寫信：事情有記錄的必要時；傳達新想法時；接受正式邀請時；感謝好客的接待時；表達歉意、慰問或慶賀時；推薦別人謀取職位時。在動筆之前要想清楚要說些什麼，力求簡短，一般不應超過一頁打字紙。除了絕對私人性質的信件，一般都采用打印形式。開頭稱呼和結尾客套，嚴格地說，一封以親愛的史密斯先生／小姐（Dear Mr\/Miss Smith）開頭的信，應以忠誠於你的（Yours Sincerly）結束。當然寫給朋友的信結束語可以由你自由選擇。當你不清楚信件應發給哪個具體的人時，可以用“敬啟者”之類。如果對男女兩性都要稱呼，那麼可用“Gentlemen”，寄到辦公室的私人信箋要注上“親收”。與外國人通信，第一封回信最好按照對方來信時的落款形式給對方回信。商業信使用的語言比社交信要正規，用詞也嚴謹得多。絕對私人的信，要用私人的信箋。
商務接待的原則
商務接待是增進情感，促進商務活動順利展開和達到目的的重要之舉，它需要掌握並遵循商務禮儀的慣例與規範。其主要原則如下：
（1）注意身份對等
身份對等，是商務禮儀的基本原則之一。其基本含義，是指我方作為主人，在接待客戶、客商時，要根據對方的身份，同時兼顧對方來訪的性質以及雙方之間的關係，安排接待的規格，以便使來賓得到與其身份相稱的禮遇，從而促進雙方關係的穩定、融洽與發展。這項原則，要求我們在接待工作中，應把對方的身份置於首要的位置，一切具體的接待事務均應依此來確定。
根據身份對等的原則，我方出麵迎送來賓的主要人員應與來賓的身份大體相當。若我方與來賓身份對等的人員忙於他事難以脫身或不在本地，而不能親自出麵迎送來賓時，應委派其副手或與其身份相近的人員出麵接待，並在適當的時刻向來賓做出令人信服的說明和解釋，以表示我方的誠意。
同樣，我方人員在與來賓進行禮節性會晤或舉行正式談判時，也必須使我方到場的人數與來賓的人數基本上相等。另外，我方在為來賓安排宴請活動，或為其準備食宿時，亦應盡量使之在檔次、規格各方麵與來賓的身份相稱，並符合客人們的生活習慣，體現東道主對客人的關心與照顧。在接待外商時，更應注意這一點。
（2）講究禮賓秩序
禮賓秩序所要解決的是多邊商務活動中的位次和順序的排列問題。在正式的商務活動中，禮賓秩序可參考下列四種方法：
①按照來賓身份與職務的高低順序排列
如接待幾個來自不同方麵的代表團時，確定禮賓秩序的主要依據是各代表團團長職務的高低。
②按照來賓的姓氏筆畫排列
在國內的商務活動中，如果雙方或多方關係是對等的，可按參與者的姓名或所在單位名稱的漢字筆畫多少排列。其具體排法：按個人姓名或組織名稱的第一個字的筆畫多少，依次按由少到多的次序排列。
③按照英文字母的先後順序排列
在涉外活動中，則一般應將參加者的組織或個人按英文或其他語言的字母順序進行排列。具體方法如下：先按第一個字母進行排列。當第一個字母相同時，則依第二個字母的先後順序排列，當第二個字母相同時，則依第三個字母的先後順序排列，以此類推。但每次隻能選一種語種的字母順序排列。
④按其他先後順序排列
按照有關各方正式通知東道主自己決定參加此項活動的先後順序，或正式抵達活動地點的時間的先後順序排列。
（3）準備接待工作
從接到來客通知後，接待工作就開始進入準備工作階段。這是整個接待工作的重要環節，一般應從下麵幾個方麵來準備：
①了解客人基本情況
接到來客通知時，首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業、級別、人數等。其次要掌握客人的意圖，了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達的日期、所乘車次、航班和到達時間，然後將上述情況及時向主管人員彙報，並通知有關部門和人員做好接待的各項準備工作。
②確定迎送規格
按照身份對等的原則，安排接待人員。對較重要的客人，應安排身份相當、專業對口的人士出麵迎送；亦可根據特殊需要或關係程度，安排比客人身份高的人士破格接待。對於一般客人，可由公關部門派遣有禮貌、言談流利的人員接待。
③布置接待環境
良好的環境是對來賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環境應該明亮、安靜、整潔、幽雅。應配置沙發、茶幾、衣架、電話，以備接待客人進行談話和通訊聯絡之用。室內應適當點綴一些花卉盆景、字畫，增加雅致的氣氛。還可放置幾份報刊和有關本單位或公司的宣傳材料，供客人翻閱。
④做好迎客安排
與行政或公交部門聯係，按時安排迎客車輛；預先為客人準備好客房及膳食；若對所迎接的客人不熟悉，需準備一塊迎客牌，寫上“歡迎×××先生（女士）”以及本單位的名稱；若有需要，還可準備鮮花等。
商務接待的程序
（1）迎候
在商務往來中，對於如約而來的客人，特別是貴客或遠道而來的客人，表示熱情、友好的最佳方法，就是要指派專人出麵，提前到達雙方約定的或者是適當的地點，恭候客人的到來。
對於來自本地的客人，接待人員一般應提前在本單位駐地的大門口或辦公樓下迎候客人。待客人的車輛駛近時，應麵帶微笑，揮起右臂輕輕地晃動幾下，以示“我們在此已經恭候多時了，歡迎您的光臨”之意。若來賓德高望重或是一位長者的話，則我方的接待人員應在對方的車子停穩之後，熱情上前，為之拉開車門，並同時伸出另一隻手擋住車門的上框，以協助對方下車。在來賓下車之後，我方的迎候人員應依照身份的高低，依次上前，與對方人員一一握手，並同時道一聲：“歡迎光臨！”或是“歡迎，歡迎！”若雙方此刻到場的人員較多，則我方應有專人出麵，按照有關禮儀規範，為雙方人員引見、介紹。