信實確切，還要求把握好語言表達的分寸，不隨意推測、言過其實，不發生歧義，使語言的語義清楚、外延明確、分寸適度。如“成就”與“成績”，“錯誤”與“罪行”，“大多數”與“絕大多數”，就須認真區分，把握其分寸程度。
數字在商務文件中運用較多。商務文秘人員要善於使用數字、反映數字，從數字中發現問題、分析問題、解決問題。隻有數字確切無誤，文章才會具有科學性和說服力。比如：基數、序數、小數、分數、倍數、概數、確數等都有相應的區別，不能混淆；“增加了多少”與“增加到多少”並不相同，要把數字的變化表達清楚。
4、商務書信禮儀
書信是一種向特定對象傳遞信息、交流思想感情的應用文書。在眾多傳遞信息、交流思想感情的形式和手段中，書信的使用最為廣泛，它以自己獨具的特點而被長期沿用下來。在商務活動中，書信的應用範圍也很廣。在撰寫書信時，無論是開頭稱呼、結尾致敬語，還是中間行文及信封都有它特有的規定與禮儀。
祝賀信禮儀規範
對機關、團體、單位或個人喜慶之事的祝賀，或是對做出突出貢獻、取得重大成就的機關、團體或個人表示慶祝而寫的信件，稱之為賀信。賀信應在得知對方喜訊後及早發出，不宜拖延，否則熱烈氣氛會黯然失色。此外，賀信一般用手寫，以表示親切之意。
賀信的格式一般包括：
標題。在第一行的中間寫上“賀信”兩字，也可寫成誰對誰的賀信以及祝賀事由。
稱謂。即對致信接受者的稱呼，頂格寫接受賀信的單位或個人，後麵加冒號。
正文。即賀信的具體內容，緊接稱呼之後另起一段寫。
結尾；署名及標明寫信日期。
感謝信、表揚信禮儀規範
當得到某人、某組織的幫助時，除了口頭感謝之外，有時還應該寫封感謝信或表揚信。感謝信或表揚信一定要反映真實的感謝讚揚之情。一般寄給幫助者，也可以公開張貼和發表。公開張貼和發表的，要說明感謝表揚對象的幫助行為過程，對感謝者的作用以及這一幫助行為的社會意義。感謝信或表揚信的格式與普通書信基本相同。具體包括：
標題部分。在第一行的中間寫上“感謝信”或“表揚信”，也可寫“×××感謝信”或“×××表揚信”之類的標題。
稱謂部分。頂格寫被感謝者或被表揚者的單位或個人，後麵加冒號。
正文部分。這部分要精煉，概括自己遇到什麼困難，對方如何解決的，並表示感謝或表揚，然後寫自己準備以怎樣的實際行動來答謝對方。
結尾部分。一般多用祝願工作取得成績等一些詞語結束。有的要署名並標明日期。
預訂信禮儀規範
預先與對方商訂某件事情的信函稱為預訂信。此種信常常用於旅館客房的預訂。其格式與普通書信相同。
訂購信禮儀規範
是商務活動中一方向另一方訂購貨物的一種信函。訂購信內容必須具體、完整、確切，因此，應仔細校對、反複核對。注意不要塗抹和改動，一些不必要的事情如訂購原因等不宜寫進去。
訂購信的內容包括所需商品準確名稱和貨號，商品的詳細規格（如尺寸、型號、標準、質地、顏色等），所需的數量，商品的價格（包括單價和總價），裝運的方式（如郵運、空運、水運、陸運和運輸路線等），訂購的日期和交貨的日期，商品運達的目的地（準確而詳細），付款的方式（如信用證、商業彙票等）。
如要訂購幾種商品，應分列成清單。
訂購信發出後，沒有得到回音，可寫一封訂購催問信。但應注意禮貌，不可有埋怨和憤怒之詞。可說明訂購信寄出的日期，最好能附上一份原訂購信的複印件，以供對方參考。
詢問信禮儀規範
詢問信分為兩類：一類是要求收信人在一定時間內向寫信人提供有關情況或某種商品的價格；另一類是隻向收信人索取一本免費目錄，或征詢收信人對某種產品或服務的意見。第一類信對收信人有利，例如詢問某家公司經營的某項商品的價格，這類詢問信易得到答複。第二類信對寫信人有利。