要想得到更快更好的答複，應注重禮貌；信中所涉及的問題要盡量少，不占用對方太多時間；問題表達清楚，使對方對你提出的問題的原因一目了然。同時不要忘記在信中附上回信地址，最好是附上貼好郵票並寫好回信地址的信封。
當收到一封詢問信後，應盡可能回複。在複信的最後一部分，可寫一些“如有問題，歡迎再詢”等語，以示禮貌。
5、撥打商務電話禮儀
商務運作離不開電話這一便捷的通訊工具，商務人員每天要接、打大量的電話。看起來打電話很容易，對著話筒同對方交談，覺得和當麵交談一樣簡單，其實不然，打電話大有講究，可以說是一門學問、 一門藝術，它是一個人素質的體現，要求具備一定的商業基本常識和禮節，以下幾點是你打電話時應該考慮的幾個方麵：
打電話的基本禮儀
向外打電話時，應記準電話號碼，以免打錯。如果撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。撥通後，首先應說“你好！”然後迅速通報自己的單位，必要時還應報上自己的姓名；再告訴接電話的人你要找的是誰：“請麻煩您找一下××先生聽電話，謝謝！”如對方答應找人後，應手持聽筒靜候，不要在此時離開或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時，切不可當即掛斷，而應當說“謝謝，打擾了！”或請對方幫助傳達：“如果可以的話，能不能麻煩您轉他……”等等。若對方答應你的請求，應表示感謝；如果要找的人接電話，應先致以簡短的禮貌的問候，而後進入正式談話。
此外，打電話前要搞清地區時差以及各國工作時間的差異，不要在休息日打電話談生意，以免影響他人休息。即使客戶已將家中的電話號碼告訴你，也盡量不要往家中打電話。
重要的第一聲
當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裏一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中隻要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好， 這裏是XX公司。”但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對 其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有"我代表單位形象"的意識。
打電話時要有喜悅的心情
打電話時我們要有喜悅的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於麵部表情會影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態去應對。
打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 "聽"得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因 此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
理清思路，想好再說
當你拿起電話聽筒之前，應先考慮一下自己想要說些什麼？不要在毫無準備的情況下，給他人打電話，你可以在自己的腦海中設想一下要談的話題或草草寫下想說的事情。
一般人認為，通過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事。但實際上卻很困難。
尤其是當對方的地位高，或所談之事非常重要時，自己就常會處於一種“怯場”的狀態，大腦一片空白。所以，將某條資訊正確而簡潔地傳達給對方前，必須先在頭腦中構思清楚。如果不能正確地把握何時、何地、誰、做什麼、為什麼做、如何做，就不能明確談話內容，不能簡潔地將一件事告訴對方。為了解決這個難題，在打電話之前，將要談的內容記錄下來，這是簡便易行的好方法。如果再將有關此事的資料也準備好並放在手邊備查，就完美無缺了。這麼一來，即使被對方反問，也能很快有條有理地回答。
養成隨時記錄的習慣
在你的辦公桌上，應隨時放有電話記錄用的紙和鉛筆。一手拿話筒，一手拿筆，以便能隨時記錄。
立即表明身份、說明事由