當你拿起電話時，首先道出自己的身份以及自己所屬的組織的名稱。然後以“您好”、“你最近怎樣”、“一切都還順利嗎？”等問候作為你們談話的開場白。稱呼對方的名字，以便讓對方了解到你知道其名字，縮小你們的距離感。
麵對麵地說話和通過電話交談，兩者在內容也存在著程度上差異。雖然在見麵交談時，很快便進入正題會顯得不自然，但如果在電話中絮絮叨叨地作季節性問候或說些家常話，然後再談及正題，就顯得浪費時間。
打電話時，開門見山地說正事才合時宜。職業專家們認為，商場上的機智就在於你能否在三十秒內引起他人的注意。最有效率的領導幾乎從來不花費一分鍾以上的時間因為任何事情進行討論。隻要是通過電話所進行的交談方式，即使單刀直入地說出該說的事，也並不違反禮儀。當然，能站在對方的立場上來考慮問題的交談方式，會更受喜愛。
確定對方是否具有合適的通話時間
當你給他人打電話時，他們也許正忙於自己的某一事情。你應當表明自己尊重他們的時間，並給他們足夠的時間作適當的調整。你可以在開始講話時向對方問一下：“您現在接電話方便嗎？”“您現在忙嗎？”“您現在有時間同我談話嗎？”“您能抽出點兒時間聽聽我的話嗎？”等等。
給對方足夠的時間做出反應
即便你想迅速解決某一緊急的事務，也應該給對方足夠的時間，讓他們對你的要求做出反應。也就是說，在交談時，要掌握好節奏，進行必要的停頓。如果你拿起電話說個不停，那會使對方誤以為你正在朗讀材料呢。
避免與旁人交談
當你打電話時，如果你中途與身邊的其他人說話，這是極不禮貌、也不合適的行為。如果你萬一這時有一件更加重要的事情需要處理，你應該向對方道歉，並講明理由，然後以最短的時間處理完這些事情，不要讓他人久等。如果你考慮到對方等候的時間可能會長，你可以向對方道歉，然後過一會再打過去。但在你打電話時，最好要避免這種情況的發生。
設想對方要問的問題
當你在電話中與他人進行商務談話時，對方肯定會問你一些問題，所以你應該事先準備好如何做出回答。一位公司的總經理助理給城外的分公司的一位專家打去電話，請他參加總公司的會議，那個專家聽後立即說道：“為什麼我要跑這麼遠去參加這個會議呢？”在這種情況下，一個拙劣的回答可能是：“我想您最好來這兒。”總經理助理事先預想到了這樣的回答，並且機智地回答說：“您是這方麵的專家，而且我們討論的問題恰巧在您的研究範圍之內，因此如果您能光臨，會對我們有很大幫助。”結果，那個分公司的專家當時就改變了態度：“好的，我會準時參加的。”
掛電話前的禮貌
要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別， 說一聲“再見”，再掛電話，不可隻管自己講完就掛斷電話。
手機的使用禮儀
商界人員在日常交往中使用手機時，大體上有如下五個方麵的禮儀規範必：
（1）要置放到位。商務禮儀規定，手機應置於適當之處。大凡正式的場合，切不可有意識地將其展示於人。按照慣例，外出之際隨身攜帶手機與呼機的最佳位置有二：一是公文包裏，二是上衣口袋之內。穿套裝、套裙之時，切勿將其掛在衣內的腰帶上。否則撩衣服取用或觀瞧時，難免會“驚嚇”到對方。
（2）遵守公德。商務人員在有必要使用手機時，一定要講究社會公德，切勿使自己的行為騷擾到其他人士。商務禮儀規定：在公共場所活動時，商務人員盡量不要使用手機。當其處於待機狀態時，應使之靜音或轉為震動。需要與他人通話時，應尋找無人之處，而切勿當眾自說自話。公共場所乃是公有共享之處，在那裏最得體的做法，是人人都要自覺地保持肅靜。顯而易見，在公共場所裏手機狂叫不止，或是在那裏與他人進行當眾的通話，都是侵犯他人權利、不講社會公德的表現。在參加宴會、舞會、音樂會，前往法院、圖書館，或是參觀各類展覽時，尤須切記此點。