從對方那裏聽到留言後，說聲“請讓我複述一遍”，並把聽到的內容重複一遍就行了。此時，對於容易弄錯的數字與人名，應采用特別一點的表現方式，例如，將江先生讀作“帶三點水的江先生”之類的小措施，就十分起作用，很容易讓對方明了。有必要確認一下約定的時間是上午還是下午，免得出錯。
盡可能親自接電話
有可能親自接的電話，就不要麻煩別人。商務往來比較多的人，可請秘書代為處理電話，也可以本人不在時使用錄音電話。不過本人在場時，一般是不合適使用錄音電話哄人的。
萬一需要用錄音裝置時，則必須使自己預留的錄音友好，謙恭。通常，預留的錄音應為：“你好！這裏是某某公司某某部。本部門工作人員現在因公外出，請您在信號聲音響過之後留言，或者留下您的姓名與電話號碼，我們將盡快與您聯絡。謝謝，再見！”
代接電話要迅速轉達
代接電話時，講話要有板有眼。被找的人如果就在身旁，應告訴打電話者：“請稍候！”然後立即轉交電話，不要抱著惡作劇或不信任的態度，先將對方“調查一番”，尤其是不允許將這類通話擴音出來。
被找的人如果尚在別處，應迅速過去尋找。不要懶於行動，連這點“舉手之勞”都不願意做，蒙騙對方說“人不在”，或是大喊大叫“某人找某某人”，鬧得“世人皆知”，讓他人的隱私“公開化”。
倘若被找的人不在，應在接電話之初立即相告，並可以適當地表示自己可以“代為轉告”的意思。不過應當先講“某人不在”，然後再問“您是誰”或“您有什麼事情”，切勿“本末倒置”過來。省得讓打電話者疑心：他要找的人正在旁邊，可就是不想搭理他。
表示自己可以“代為轉告”的意思時，應當含蓄一些。例如：“需要我為您效勞的話，請吩咐！”不要一開口就問“你有什麼事情，盡管告訴我，我一定會轉告”。隻有在比較熟的人之間，才可以直接詢問：“您有留言嗎？”“要不要我告訴某某人，一回來就打電話給您。”
代接電話時，對方如有留言，應當當場筆錄下來。之後，還應再次複述一次，以免有誤。
要告知當事人返回的時間，但不可將當事人的行蹤
當對方打電話來找的人不在時，如果隻回“此人已外出”，對方可能會感到為難。要告訴對方：“此人現在已外出，預計×點回來。”
對方或許會說“那麼，我過會兒再打電話來”。此時，如果隻簡單地說聲“知道了”，是不太恰當的。應該禮貌地問一句：“他回來後，請他給您回電話，您看這樣好嗎？”這樣對方有一種受重視的感覺。
還要注意，不要輕易對外透露本公司職員的行蹤。遇到這種情況，隻要告知對方他要找的人已經外出，采用盡量保密職員外出地點，由自己公司打電話給對方的策略。
當然，遇到當事人的家人打來電話、有緊急事的時候，又另當別論。但基本上應以不向外透露自己公司職員的去向為原則，這一點應當牢記。
對於投訴電話，不要感情用事
通過電話來處理客戶的投訴，是非常困難的一件事。投訴客人一般怨氣極大，情緒激動，因此，即使是資深職員，也會時常慘遭失敗。
在投訴的電話中，對方通常都會非常憤怒，而你不能受此影響，自己也變得意氣用事，應始終保持冷靜。首先對對方說“似乎是我們公司處理不當，在此我謹向您表示歉意。不知您能不能將詳細的情形告訴我？”以承認責任在己方的態度來接待對方，然後再仔細地傾聽對方的牢騷，摸清狀況，以便給出對策。
即使是經常打來的投訴電話，也不能在對方正在說話的時候，插話說“啊！是這麼回事”，以此來打斷對方。這樣隻會使對方更加怒不可遏。
在充分聽取對方的陳述之後，最為重要的是要真誠地向對方道歉，並且說明今後將要采取的措施。當你自己不能處理時，應請上司來接聽。此時要注意，不要讓對方產生接電話者像走馬燈一樣換個不停的感覺，那樣他會認為公司想敷衍了事，不重視此事。
最後，如果將你的姓名告訴給對方，並訂出切實可行的期限，對方就會表示理解。