宴請對象要認真斟酌，範圍過大，會造成費用壓力，而且不符合節省成本的商務原則；範圍太小則可能影響今後的交往。宴請範圍大小的確定，應在照顧各方麵關係的前提下，盡量控製範圍，減少人數。同時，還應考慮被邀請人之間的關係，防止互有“敵意”的雙方出席同一宴會，以免相互尷尬，影響宴會氣氛。
宴請規格需視宴請目的和宴請對象而定，商務人員在工作中可根據實際情況靈活掌握。
（2）確定宴請的時間和地點。確定宴請時間，最好先征求被邀主賓的意見，選擇主、賓雙方都適宜的時候，以示尊重。
宴請地點可依據宴請目的、規模、形式和經費能力來確定，一般選擇方法是：客人多，在大賓館，客人少，則可在小酒樓；正式宴會可在飯店、賓館，冷餐會、酒會則可在大廳或花園；雙方較陌生，可選擇比較上檔次的地點，關係很熟則可隨便。
在選擇地點時，要考慮這家賓館的信譽與服務情況，太糟糕的服務可能使客人留下不佳的印象；同時還要考慮客人的特點，比如在清真飯店擺席是尊重信奉伊斯蘭教客人的飲食習慣；在川菜館、粵菜館等地方特色濃厚的地點宴客，是對對方生活習慣的尊重。
（3）鄭重邀請。正式宴請一般要用請柬發出邀請，這樣做一方麵出於禮節，一方麵也是請客人備忘。
（4）擬定菜單。擬定菜單要結合宴請的形式和檔次、時間和季節，以及宴請對象的喜好和禁忌來進行。當然，還應考慮開支的標準，做到豐儉得當。擬定菜單一般要有主有次。主菜顯示宴請的檔次高低，還要略備些家常菜，以調劑客人口味。
擬定菜單還應注意：正式宴會的菜單規格較高，自助餐、酒會的菜單，相對要簡單一些；晚宴比午宴、早宴都隆重些。而且，事前要了解主賓的口味、年齡、健康等狀況，作為擬訂菜單時的參考。比如海味雖名貴，但對於年歲較高、體質較差的客人來說，就不宜多吃。
宴席的坐次安排
宴請活動中的桌次及每一桌的席位安排有嚴格的禮儀規範，特別是宴會，有中式和西式兩種截然不同的排法。商務人員對兩種桌次和席位的安排禮儀應了如指掌，以便隨時應用。
（1）正式宴會的桌次安排。宴會的桌次安排最為講究，視參加人數多少可設一桌或多桌。
中餐宴會習慣使用圓桌，桌次的安排可根據宴會廳的形狀來確定。中餐宴會桌次的安排，不論是兩桌，還是十桌、百桌，其排列原則是：主桌排定後，其餘桌次的高低以離主桌的遠近而定，離主桌越近的桌次越高，離主桌越遠的桌次越低，平行桌以右為高，左為低。桌數較多時，應擺設桌次牌，以便客人辨認入座。
西餐宴會一般采用長桌，餐桌的大小和台型的設計，應根據參加宴會的人數、宴會廳的形狀和大小來布置。一般有長方一字型、T字型、口字型和U字型等。總的要求是左右對稱、出入方便。
（2）正式宴會席位的安排。桌次排定以後，緊接著就是安排每一桌出席人員的席位。這項工作十分複雜，禮儀要求又很嚴格，安排時一定要非常細心。
中餐宴會席位的高低與桌次的高低原理基本相同，即右高左低，先右後左。按國際慣例，座席安排應男女穿插，以女主人為準，主賓在女主人右方，主賓夫人在男主人右方。我國習慣按個人職務高低安排席位，以便於交談。如果夫人出席，通常把女方安排在一起，即主賓坐在男主人右方，主賓夫人坐在女主人右方。兩桌以上的宴會，其他各桌中第一主賓的位置可以與主桌主人位置同向，也可以麵向主桌的位置為主位。如遇到一些特殊情況時可靈活掌握。在安排客人座位時，還應考慮客人之間是否相識，有無共同語言。如果事先已了解到某些人想通過宴會彼此相識，就可以將他們安排在一起就座，最好在宴會開始前，主人將大家做一番介紹，以便相互了解，宴會氣氛才顯得更融洽。
西餐宴會席位安排有兩種，一種坐法是：在一字型的長台席位安排上，一種是把主人和主賓安排在餐台的橫向中間、主人坐在正中上方，第一主賓坐在主人的右側，第三主賓坐在主人的左側，副主人坐在主人對麵，第二主賓坐在副主人的右側，第四主賓坐在副主人的左側。另一種坐法是：把主人和副主人安排坐在長台縱向的兩端，主人坐在長台的上方，第一主賓坐在主人的右側，第三主賓坐在主人的左側，副主人坐在長台對應主人的下方，第二主賓坐在副主人的右側，第四主賓坐在副主人的左側。
西餐宴會席位安排以男女主人為中心。賓客距離男女主人越近，越受尊敬。另外，為尊重女賓，切忌排於末座。
宴會進行時的禮儀程序
當賓客相繼來到後，宴會要及時開席。並在整個宴會進行過程中，主人要十分熱情招待，以保持宴會的熱烈氣氛。在宴會進行過程中，應注意有關禮儀。
（1）禮貌入座。宴會開始前，主人要對所有的客人表示熱烈歡迎，不能冷落任何一位客人。如果客人相互間有不熟悉的，主人要逐一介紹，使彼此有所了解，以增進宴會的友好氣氛。然後按預先排好的座位，依次引客人入座。如果客人有坐錯座位的，一般應“將錯就錯”，或很巧妙地加以換座，以不損傷客人的自尊心為宜。