太平天國運動在當時向北方與長江中上遊的江西與湖北的迅速擴張，導致皇帝頒發一道又一道上諭，催促曾國藩火速進兵。曾國藩接到幾份上諭之後，擬寫了一道長長的複奏，其中指出他正在努力創建水師。廣東已有幾艘船駛來，衡州的造船者以此為模型，試圖造出能夠裝載千斤大炮的戰船。[2]皇帝的批複實際上是一通譴責，催促曾國藩加緊進軍，因為朝廷已到生死關頭，特別是因為太平軍已經越過安徽，溯江而上。
由於北京方麵的不耐煩，曾國藩又擬寫了一份長長的奏疏，陳明妨礙他加速工作的大難題。他辯解的理由共有5條：
第一，由於匪幫在永興等地阻塞了通往廣東的道路，隻有83門火炮運到了湖南。此外，所需新船的製造和舊船的修補在新年過後還需要大約80天時間。
第二，盡管安徽與湖北的局勢嚴重，曾國藩也無法一直沿江而下，必須一邊推進，一邊肅清太平軍，以鞏固自己的陣地。湖南已派出3000名士兵交給江忠源及其弟弟和另一位將領指揮，他們可以應召對付緊急情況。[3]
第三，曾國藩已經與巡撫、江忠源以及其他人通信，討論聯合數省力量堅守湖北的可能性。武漢三鎮[4]是長江中遊最有戰略意義的地方，控扼著通往四川、廣東與北方的通道。太平軍越過安徽進抵黃州與巴河的目的，就是為了奪取並堅守武漢。控製了這個地方，就掌控了直達金陵的江路，似乎比立即將太平軍逐出安徽重要得多。他建議湖南與湖北的軍隊聯合阻止太平軍再陷武昌，然後可以逐步將其趕出長江下遊的幾個要點，如果此後能將安徽與江西的力量動員起來，太平軍終將被官軍打垮。他跟江忠源、駱秉章（巡撫）等人商討，製定了這個計劃。
[1] 《快報》：卷二，第 10 頁及以下。
[2] 《快報》：卷二，第 17~20 頁，簽署日期為 1853 年 12 月 26 日。1 斤約等於 4\/3 磅。
[3] 他也派了 200 艘炮船與 200 艘其他船隻去安徽交給江忠源。見《年譜》卷二第 13頁上欄。
[4] 武昌、漢口與漢陽。
第四，湖南到處都是匪幫。衡州、郴州、永州與東南麵的桂陽，都受到他們的影響；許多匪幫從江西進入茶陵與安仁；常寧、嘉禾、藍山與永興也遭到匪幫搶掠，曾國藩必須把部隊派往所有動亂地區。他現在怎能將他們召回，拋下既未造好也未武裝的船隻，在沒有完全準備好的情況下向北挺進，而聽任後方亂成一團？
第五，征戰的財政問題必須解決。軍隊已經吸幹了湖南的銀庫，征戰經費的問題必須在部隊離開該省以前解決。[1]
[1] 《快報》：卷二，第 23~27 頁。關於這一點，曾國藩已經獲準出賣官銜（從六品至九品）以交換捐款。全省所有州縣的官府都開放了這種買賣，所以得到了大筆捐款。在此之前 5 天，曾國藩還未接到江忠源的噩耗。
以上概述的這份奏疏，使我們能夠洞悉曾國藩的性格，以及他的穩健與明智。他在做好充分的準備之前，不願急於開拔，是理智的做法。如果他不這樣做，那麼令江忠源前程無量的事業突然以悲劇終止的那種命運，就一定會落到他的頭上。善於抓住問題的本質是他的一個特點，當高官以至內閣大臣們為了減輕當前的危機而失去理智的時候，他的這個特點一次又一次地表現出來。曾國藩似乎總是比他身邊的人看得更遠。在眼下這個問題上，最終贏得戰爭是其關鍵，如果不做好更充分的準備，就無法達到目的。曾國藩洞察問題的能力，加上少見的耐性，使他能夠堅持到所有的障礙都被掃除。他還有一種超凡的精明，能夠找到最能幹的代理人，通過他們順利地解決難題。不妨想一想，皇帝提出的要求總是不容抗拒的，而且他經常失去耐性，這位至尊的天子怎麼願意總是信任一個仆人，盡管他最終取得了勝利，但是花了很長時間才帶來希望中的結果。
正是在這個籌備出征的冬季，曾國藩與其身邊的人在看法上發生了一些分歧，其中特別是跟王錱意見相左。王錱為了保衛長沙，提議組建一支軍隊，巡撫與布政使都批準了，要求王錱拉起3000人的武裝。他的原計劃似乎不錯，但是人數與裝備對於曾國藩而言遠遠不夠。他們先前在派兵去增援江忠源的問題上就有不和。在1854年春天，王錱與一些造反軍打了一仗，擊斃大約30人，他將此上報為一次大捷。在擬寫聯銜報告軍事的奏疏時，曾國藩看了草稿，同意拜發。但是，在正式送往朝廷的定稿中，左宗棠增刪了部分內容，這樣一改，就記述了一個虛假的勝仗。這令曾國藩十分震怒，因為他對官員為了一己之私如此謊報軍情的積習深惡痛絕。[1]
當曾國藩在衡州時，巡撫派羅澤南率兩營兵力去攻剿匪幫，他們於1月5日經過衡州。曾羅2人在這裏經過商議，製定了組建和指揮新軍必須遵守的原則。[2]新軍的單位是1個小團，稱為營，每營500名軍士，另加180名各種職能的其他人員。1營分為4個連，稱為哨，1哨又分為8隊（衛隊的1哨隻分為6隊）。規則訂得很細，形成一個基礎，湖南的其他勇隊也依此組建。
為了加快進度，曾國藩在湘潭另設了造船廠，以補充衡州造船廠的不足。他們修造了3類戰船，最大的叫快蟹，中等的叫長龍，最小的是用漁船改造的，上麵安設了1門小炮。在這3類之外，又增添了幾百艘舢板和更小的船。[3]到了2月底，曾國藩的籌備工作推進了很多，他可以向皇帝奏報，打算盡快向湖北進發。[4]從這份奏疏中我們得知，他的整個艦隊包括1艘拖罟型的大旗艦，360艘其他船隻，共有4種類型，全部可以用作炮船：
[1] 《家書》，1853 年 11 月 4 日與 1854 年 5 月 16 日。
[2] 《年譜》：卷二，第 14 頁上欄。
[3] 添加小船是采納黃冕的提議。他來參觀曾國藩的戰船，告訴曾國藩，太平軍乘坐小船四處活動，能夠從江湖逃入溝渠，完全隱藏起來。如果曾國藩的艦隊裏隻有他所需的快蟹與長龍，就不可能進入那些隱蔽之地驅趕太平軍。基於這個提議，曾國藩在艦隊中添加了小船。《大事記》：卷一，第 5 頁上欄。
[4] 《快報》：卷二，第 31~32 頁上欄。
（1）40艘快蟹，每艘承載36名槳櫓手與6名其他人等。
（2）50艘長龍，每艘承載20名槳櫓手與6名其他人等。
（3）150艘舢板，每艘承載10人。
（4）120艘經過改造的漁船，人員配備可能如同舢板。
除了水手以外，每艘船還配備了炮手。
為這支水師招募必需的水兵是一個困難的任務，因為除了習慣於在內河水道上航行的水上人口以外，村民們都害怕嚐試這種新生活，因為他們不習慣於江風與水流。水兵的招募好不容易完成之後，曾國藩從廣西聘請了艦船槍炮官來對他們進行必需的培訓。當曾國藩打算沿江而下時，他有了10營水兵，共5000人，其中一半被安排在快蟹船上，作為攻擊力量，其餘被安排在長龍船上，作為預備隊。他們以旗幟來區分：攻擊部隊的旗幟隻有一色，預備隊的旗幟則是雜色的。[1]這支艦隊的總司令是褚汝航。
陸軍也由5000人組成，由塔齊布任總司令。[2]這裏的一個營並非全由500人組成，人數有多有少。
[1] 《大事記》：卷一，第 5 頁上欄。
[2] 《年譜》：卷三，第 2 頁上欄。
將士兵、工匠、仆從與長夫全部算在一起，這支遠征軍的總人數約為17000人，他們在供給船上儲備了武器彈藥和大量給養。遠征軍沿江而下，攜帶了12000石大米、18000擔木炭、4萬斤鹽，以及3萬斤油。[1]
維持這支遠征軍的財政負擔估計每月需用8萬兩銀子，但是經過修訂的預算將總數減少了1萬兩。正常的財政無法滿足這個款額，於是曾國藩請求皇帝指派專門的官員和紳士在湖南、江西與四川募捐，籌集必需的款額。他進一步請求朝廷發給他4000張空白的官位執照，包括實任官位和名譽官位，通過出售執照，可以從這3個省份中籌得大筆軍費。這些特殊的措施得到了批準，因為湖南巡撫想不出任何辦法籌得必需的款項，使曾國藩的遠征陷入缺乏資金的困境。[2]
[1] 《快報》：卷二，第 32 頁下欄。1 石約等於 133 又 1\/3 磅，1 斤約等於 4\/3 磅。
[2] 同上，卷二，第 35 頁及以下，日期為 3 月 13 日。