◎商業文書的特征
1.清楚、明晰
讀者能否較容易地閱讀、理解、吸收書麵材料，很大程度上取決於寫作的文本是否明晰、清楚。一般來講，寫出的文本應該是語法完整、標點符號使用精確的。具體來說，要做到文件清楚、明晰，應具體從以下幾個方麵入手：
①語法正確、標點符號正確；②格式符合慣例且遵循本公司固定模式；③句子流暢、連貫，過渡自然，盡量使用短句、簡單句；④充分考慮讀者理解能力，不能過於專業化；⑤主題要集中，目的要明確；⑥每段開始應有主題句，且每段隻表達一個意思。
2.簡潔、精練寫作商業文書時，不要出現贅詞、冗長的句子及無關的段落，要用貼切的語言表達思想和情況。具體來說可以從以下幾個方麵入手：
①避免贅詞：比如用“因為”而不用“由於某種原因”；用“一直”而不用“在所有的時間裏”等；②杜絕重複：比如用“經驗”而不用“實際的經驗”；用“事實”而不用“其實的事實”等；③用單字而不用短語：比如用“一些”而不用“一定數量的”；用“如果”而不用“依據是否”等。
3.準確、貼切
在商業文書中，“準確”包含以下幾個方麵：詞語、標點運用準確；邏輯結構連貫合理；圖表數據運用準確等。要做到準確、貼切，應從以下三個方麵入手：
①避免使用抽象詞語。如“一些職員臉上在項目前和項目後都顯現出高度的表情”，這句話根本沒有表達出職員們的心態，讓人不知所雲。應改為“一些職員在項目前和項目後都顯得不大高興”。
②避免邏輯結構混亂。如“我估計要下雨了，然而尚未見烏雲聚集，所以我要帶把雨傘”。這句話邏輯結構混亂，不符合慣例。應改為“雖然烏雲還未見聚集，但我估計要下雨，所以我要帶把雨傘”。
③正確使用數據和圖表等。正確地使用數據，包括數據本身、標點符號、數據的時間期限、數據的修正係數及方法、數據的對比等。
正確地使用圖表，包括圖表中的數據本身、標點符號、數據的時間期限、數據的修正係數及方法、數據的對比以及圖表的含義等。
◎明確文書的寫作意圖
文書的作者應清楚明了地確定文書是為何目的而創作的。是為了通知讀者什麼事，還是要他按事件的記錄或決定去行動？文書的完全意圖必須在進行下一步的準備工作之前確定，並得到理解貫徹，還要能用一個簡短的句子表達出來。比如，一封信的意圖就可以這樣表述：
“記錄1991年12月9日我對施先生的行動的不同意見。”
或者：“表明1991年12月9日我與施先生意見不同的原因。”這樣，不同的目的就產生不同的信件：一封是一份記錄，而另一封則試圖告知或說服別人。
明確商業文書的寫作意圖是寫作的一個關鍵步驟，它將可能影響寫作的風格及文書的結構形式，也能促進寫作者對文書主題和範圍作出決定。上麵的第一個例子清楚地反映了這種影響。這封信的意圖是用作一份記錄，那麼，它的風格形式將是正規的，盡管還可能有附在信後的聲明。而信也將寄給施先生本人或他的上級。這封信還可以包括（當然也可以不包括）寫作者對其他相關的事件和行動的不同意見。但無論怎樣，它隻是一份記錄，也許將來的某一天可能用到。
由於信是用作記錄，而其對在未來的應用環境中寫作並不清楚。這種不確定性，決定了這封信還要包括一些清楚明確、與信的應用環境不同或超出其應用範圍的詳細說明。上述這些特點也可以與經理寫給秘書的簡短便條的內容、風格和結構形式作一比較。便條是非正式的，沒有固定的結構，看了以後便被丟棄；如果便條指的是行動指示，那在完成以後也會被扔進廢紙簍裏去。便條隻是可以作為傳遞信息要求的一種方式，使接收者收到後能記住所要采取的行動措施。這些差別，對文書的內容風格都有很大影響。