◎確認所需資料
根據文書的寫作意圖，把所擁有的資料進行分類。在收集整理必要的信息資料時，必須保證遵循以下原則：
（1）隻收集有關的、準確的信息資料；（2）將客觀事實與主觀意見、推論相分離。
◎商業文書寫作技巧
1.把最重要的內容放在開頭及結尾
每天都會有大量的商業文件在企業內流通。對於收到許多這類文件的經營者而言，通常是很難通篇閱讀每一篇文件，而隻是注意一下文件的開頭與結尾。所以不要想當然地認為商業文件的讀者會按照你所安排段落的順序閱讀文件，應該將那些一定要被看到的信息放在開頭與結尾的顯眼位置，而把次要的細節放在中間的段落。
在文件結構的組織上，可以按下麵的安排進行：
①在“呈——發自——日期”開頭部分，再加上完整的主題敘述；②將結論的簡潔易懂的語句寫在第一段或最後一段；③將行動要求——你希望讀者所做的事，寫在最後一段或第一段；④為方便閱讀，可以在文件每個段落前加上標題；⑤為讀者留出地方寫反饋意見。
2.保持寫作的連續性
在進入具體的寫作過程之後，要注意保持寫作的連續性，不要為了某個局部的修飾和調整而中斷或放慢整個寫作的過程。因為思路被打斷後，某些重要的創意可能會被遺忘。
可以用下麵的辦法來保證寫作的持續性：
①以大綱為寫作的指導。當然，題旨有重大變化時，應立即修改大綱；②避免在寫作時做修改的工作。在寫作的過程中盡量一氣嗬成，以免思路被打斷；③如果發現有語法錯誤、錯別字或句式表達不夠理想，隻要在相應的位置作上標記、留下修改的空格就可以了，不要馬上進行修改；④如果是手寫，不妨留下較大的修改空間；⑤如果是使用電腦，可以將字號放大，這樣既便於寫作，又不會因為屏幕上顯示過多已寫完的內容而導致分心。
總之，要盡情地寫，然後再修改。
3.如何修改商業文件寫完的商業文件隻是一件“半成品”，還需要進行修改才可能在文字表達方麵趨於完善，從而成為一件完整的作品。隻有內容和形式都達到一定水準的商業文件，才有可能實現良好的溝通效果。
（1）大——中——小修改法。
①大改。快速通讀全文，尋找大的因素，如主要的內容以及組織結構。從全局的觀點審視文章，它是不是很難閱讀？或僅是一堆文字？如果文章看起來很難閱讀，或許，它就根本不應該現在就被人讀，那麼，毫不猶豫地進行大改。
②中改。迅速看看文章是不是保持了簡單、清楚與精確的特性。問問自己，讀者是不是需要知道所寫的每一件事情？能不能刪除某些段落或部分內容？句式表達是不是可以更簡單些？所提出的是否清楚？
③小改。接著，尋找文章細節方麵的問題，如語法、錯別字或標點符號。把這樣細節性的工作留在最後，可能避免做許多無用功。