（2）標題的調整。
優秀的商業文件，其標題應該是完整而清楚的。而實際上，表達不清楚、內容不完整的標題卻隨處可見。例如，“管理會議”是一個常見的標題。這個標題就存在很多問題：它是邀請讀者去參加這個會議呢，還是提供會議議程的信息？或是提出準備下次會議的意見？是要求重新安排會議，或是提供背景資料？從標題上絲毫沒有反映，必須看了內容才會知道。也就是說，這樣的標題是不完整的。
標題的設定應按照這樣的原則：標題=目的+主題。如上麵例子中，“要求取消下次的管理會議”，這樣的標題就是完整、清楚的。因為它既表明了文件的目的（要求取消），又說明了主題（下次的管理會議）。
標題中的“目的”可以以多種用詞出現：更新、建議、大綱、時間安排、提案等。而“主題”則可以是企業經營中所涉及的各項事務。
（3）利用小標題方便閱讀。
商業文件應以方便讀者閱讀為基本準則，而使用小標題則是方便閱讀的最有效手段。利用小標題標出每個部分，即使是很短的商業文件，這樣做可以在以下方麵方便讀者：
①便於瀏覽。讀者可以很快找出重點。
②便於選擇性閱讀。讀者可以通過小標題找出文件中最感興趣的部分，並選擇閱讀的優先順序。
③方便不同層次讀者選擇。文件可以通過小標題給不同專業背景的讀者以指導。
如科技人員可以找到標有“科技信息”的部分，而財務人員則可找到“成本利潤分析”部分。
④留出空間。小標題可使文件中出現更多的空間，使文件不再是一堆文字，從而為讀者留出閱讀中喘息和評價的空間。
⑤方便重複閱讀。小標題使讀者在一段時間後再次閱讀文件時，還能很快地把握重點。
（4）修改文件的基本原則。
①避免過多、過濫的信息。讀者不一定需要知道所有的事，他們隻需知道需要知道的事，刪除那些他們不需要知道的事。
②清楚地表達信息，而非誇張地為吸引他人注意而寫作。誇大其詞的商業文件隻能讓那些忙碌的企業人士放棄閱讀的意願。
③簡單、避免複雜的表達。時刻記住愛因斯坦的名言：“每件事都盡可能保持在簡單狀態，使它簡單得不能再簡單。”盡量使用一些簡單、有力的句子，而不是那些冗長、令人費解的句子。有時候，一些專業用語是必要的，但是永遠要記住，盡量使用簡單的詞。
④使用人稱代詞。“我們建議你采用這一辦法”這樣的句子，在表達上比“關於這件事的建議，是應該采用這一辦法”的句子更有效。人稱代詞可使句子變得簡單，而且給人一種親切感。
⑤旁觀者清。即使是自己反複寫的文件，有時也很難發現其不當之處，因為文件中所要表達的內容都是你所熟知的。所以，對商業文件的寫作者而言，最好的建議往往來自於同事的評語。
應該選擇你非常熟悉的、對相關問題有一定研究的朋友或你同級的同事來看你的文章。如果你請主管來看，可能會覺得他們的評論不是建議，而是命令；如果請下屬來看，他們可能很難真正做到知無不言、言無不盡。同時，可以要求幫你看文章的人，特別注意文章的結構、視覺效果、精確性或技術性細節等任何你覺得最需要注意的地方。認真聽取“旁觀者”的意見，以確保你所寫的商業文件能起到你所希望的溝通效果。