同時，如果宴請的有女士，還應考慮是否要配好茶、果汁之類的飲料；還要具體配好香煙、瓜子、糖果之類的食物，同時也要備好煙灰缸、火柴或者打火機等，以備不時之需。
3．座次隨便不得
在商務宴請中，座次也是十分講究的，切不可隨便！
在排桌時，按慣例，桌次高低以離主桌位置遠近而定，右高左低、中心高外圍低；席位高低以離主人的座位遠近而定，同時也遵循右高左低的習慣。排席位的主要依據是禮賓次序，因此，在排席位前，要按禮賓次序開列主、客雙方的名單。當然，這裏麵也需要考慮特殊因素靈活處理。比如說主賓身份高於主人，為表示對他的尊重，可以把主賓擺在主人的位置上，主人則坐在主賓位置上，第二主人坐在主賓的左側（當然也可以按常規排列）。
對於男女賓的安排，按照我們的日常習慣，通常按各人職務、身份排列，以便於談話。如果有夫人出席，通常與宴會女主人排在一起。如男主賓坐在男主人右上方，其夫人坐在女主人右上方。如果宴會主人的夫人不出席，可請其他身份相當的婦女做第二主人，亦可以把主賓夫婦安排在主人的左右兩側。
按照中餐的禮節，對著門口的座位為主位，離門口最近的為次座，其他位次主要以離主人與第二主人的遠近為主次。右主左次。按照中國的習慣，商務宴會一般都以職務的高低安排座次。
另外，宴會一般以8～12人為一桌，如果你宴請的客人較多，可以分為幾桌進行，桌次也是有主次之分的，主桌的確定應該以“麵門為上，以遠為大，居中為尊，以右為尊”為原則，其他的桌次主要按照離主桌的遠近分為主次。
總之，席位的安排要考慮到方方麵麵的情況。對於身份大體相當、所處的圈子相近、關係比較密切的人，可以排在一起；而對於有意見分歧、關係緊張者，則應該盡量避免把他們排在一起。
4．細心、周到地接待客人
在開宴之前，在宴會安排好以後，接來下，就要接待客人了。接待客人也是需要注意很多禮節的。在飯宴開始之前，我們一定要熱情周到地招待好客人，否則，會給客人留下不好的印象，影響餐桌上彼此間的溝通交流。
但是，在具體接待客人時，應注意哪些方麵呢？
（1）接待階段。
主人一定要比客人早些到達，站在餐廳門口而迎接客人。如果怕客人找不到餐廳的位置，可以派秘書或者助理到飯店門口等候客人。依照習慣，在酒店請客，客人最好能提前3～5分鍾到達。
如果客人是分批到達的，先來的客人可以先安排其到休息室休息，主人也可以借助這個機會介紹來賓相識。如果有的客人已經過了15分鍾還沒到，主人就應該請來賓入席，因為等待時間太長，會使早到的客人誤解主人寧可犧牲他們的時間而厚待遲到者。
如果別人都入席了，遲到的客人才姍姍來遲，那客人應該馬上走到女主人或者主人身邊致歉，而主人也不要責備或者詢問他遲到的原因，應該說一些客氣話，比如“路上車不好走吧”等來安慰客人。
遲到者應該向所有的人點頭示意，已入席的人不必都要站起來。對於主人來說，對每一位到的客人都應該打招呼，都要做到熱情誠懇。
如何做到熱情有加呢？那就要設身處地地為對方著想。
在接待客人時，一定要想對方所想。這樣才能體現出你對對方的重視，才能贏得對方的好感，也為接下來的洽談奠定基礎。
李雷是一家電子銷售公司的銷售員，平時應酬自然很多，但是，他就是憑借在酒宴上的應酬拉下了一單又一單的生意。許多人都問他其中的密訣，他總是笑而不語。
其實，每次與客戶吃飯前，他總能想客戶之所想，將對方照顧得十分周到，這給客戶帶來了極好的印象，為他接下來成功地與對方洽談生意奠定了良好的基礎。
有一次，他遇到一位難纏的客戶。李雷就主動請對方吃飯，在酒宴開始之前，對方還是對他表現出一種不信任的感覺，於是指出在開宴之前，一定要參觀一下他所在的公司。李雷就客氣地陪同客戶打車到了自己的公司，並對其進行了一些必要的介紹。隨後，他又陪同客戶看了一下自己的產品，向客戶介紹了一些性價比較高的新型產品，讓客戶有所了解以後，又用車將客戶接到酒店。
正是因為李雷的周到照顧，才使對方對其產生了信任，於是，很快就與他簽訂了合同。
由此可見，在宴會開始之前，細心周到的服務能讓對方產生好感，能讓對方產生信賴感，這可以為你以後的洽談工作奠定堅定的基礎。