總之培訓需求分析是指在規劃與設計每項培訓活動之前，由培訓部門、人事部門、工作人員等采用各種方法與技術，對組織及其成員的目標、知識、技能等方麵進行係統的鑒別與分析，以確定是否需要培訓及培訓內容的一種活動或過程。根據這一解釋，我們可以看出培訓需求分析具有下列特征。
1.培訓需求分析主體的多樣性。它既包括培訓部門的分析，也包括組織領導者、人事部門、管理人員、工作人員的分析。不同主體在組織中的地位不同，決定了其在培訓需求分析中的優勢不同。
隻有調動各方麵人員的積極性，使他們參與需求分析，發揮各自優勢，才能保證需求分析的真實性、全麵性和有效性。
2.培訓需求分析客體的多層次性。培訓需求分析就是要通過對組織及其成員的目標、技能、知識、態度等的分析，來確定個體現有狀況與應有狀況的差距，組織現有狀況與應有狀況的差距以及組織與個體的未來狀況。因此，現代培訓需求分析有三大層次：個體分析、組織分析、戰略分析，它們共同構成現代培訓需求分析的內容。對不同層次的培訓需求進行係統分析，有助於分析主體從不同角度了解組織及其工作人員現在及未來的培訓需要，這對於提高培訓需求分析的合理性、真實性、有效性是非常有必要的。當然，培訓需求分析的三大層次並不是截然分開的，而是相互關聯、相互交叉。
3.培訓需求分析的核心在於尋求差距。培訓需求分析就是要通過收集組織及其成員現有績效的有關信息，確定現有績效水平與應有績效水平的差距，從而進一步找出組織及其成員在知識、能力和技能方麵的差距，為培訓活動提供依據。
4.培訓需求分析結果具有很強的指導性。培訓需求分析的目的就是通過對組織及其成員在知識、技術、態度等方麵現有狀況與應有狀況的差距分析，為培訓的必要性與否，培訓人員、培訓內容的選擇，培訓目標的判定，培訓規劃的設計，培訓活動的組織等提供依據。
5.培訓需求分析方法的多樣性。科學的方法，是培訓需求分析得以順利實現的重要保證。由於培訓需求分析客體的多層次性以及培訓對象的差異性，決定了培訓方法的多樣性。從宏觀上看，培訓需求分析有全麵性分析方法和績效差距分析方法，有能力分析法和任務分析法，從微觀上看，培訓需求分析有訪談法、問卷法、觀察法、測驗法等。
二、培訓需求分析的作用
培訓的係統理論認為，培訓是一個係統，這一係統始於對培訓需求的分析評價，然後是確定培訓目標，選擇設計培訓方案，實施培訓，最後到培訓效果的檢驗，培訓係統是各部分相互聯係的網絡。
其中，培訓需求分析是培訓的首要和必經環節，是其他培訓活動的前提和基礎，是使培訓工作準確、及時和有效的重要保證，在培訓中具有重大作用。
1.有利於找出差距確立培訓目標
培訓需求分析的基本目標是找出差距並確認差距。它主要包括兩個方麵：一是績效差距，即組織及其成員績效的實際水平同績效應有水平之間的差距，它主要是通過績效評估的方式來完成的。績效評估的方式多種多樣，主要有實績記錄法、工作標準法、因素評定法、代表人物評定法、強迫選擇法和目標管理評價法等。二是完成一定績效的知識、技能、能力的差距。它的確認一般包含三個環節：首先必須對所需要的知識、技能、能力進行分析，即理想的知識、技能、能力的標準或模型是什麼？其次必須對現實實踐中的或現實缺少的知識、技能、能力進行分析。最後必須對理想的或所需要的知識、技能、能力與現有的知識、技能、能力之間的差距進行分析。這三個環節應獨立有序的進行，以保證分析的有效性。然而，經常的情況是，需求分析並非如此簡單，每一環節都有可能麵臨各種矛盾和衝突。例如，參與分析的人員多種多樣，他們有可能對所需要的知識、技能、能力的看法不一致，當組織標準和工作人員職位經常發生變革時，需求分析往往滯後於實際情況等。
2.改變原有分析
原有分析基本是針對組織及其成員的既有狀況而進行的。當組織麵臨著持續動態的變革的挑戰時，原有需求分析就可能脫離組織及其成員的實際狀況，因而改變原有分析對培訓顯得尤為重要。當組織發生變革時，不管這種變革涉及技術、程序、人員，還是涉及產品或服務的提供問題，組織都有一種特殊的、直接的需求。那些負責培訓和開發的人應及時把握住這些變化，改變原有分析，從而製定出符合實際情況的培訓規劃和設計。