員工培訓需求分析為企業培訓工作提供了運作的基礎。它是在企業培訓需求調查的基礎上,由培訓部門、主管人員等相關工作人員等采用各種方法與技術、對各種組織及其成員的目標、知識、技能等方麵進行係統的鑒別與分析,以確定是否需要培訓及需要培訓哪些內容的一種活動或過程。
一、培訓需求分析的程序
所謂培訓需求分析,是指在規劃與設計每一項培訓活動之前由企業培訓部門、企業管理人員及其他相關人員等采用各種方法與技術對組織、部門和員工的目標、知識、技能等方麵進行係統的鑒別與分析,以確定是否需要培訓及培訓什麼內容的一種活動或過程。
它既是確定培訓目標、設計培訓規劃的前提,也是進行培訓評估的基礎,因而成為培訓活動的首要環節。
培訓需求分析實際上就是要找到企業的現狀和想要達到的理想狀態之間的差距。它的根本目的就是決定是否需要進行培訓,誰需要進行培訓,需要培訓哪些內容。這些問題都是培訓管理的基礎。
因此,培訓需求分析的好壞從根本上決定了培訓是否有效和有收益。
但是培訓需求分析又是一件有難度和需要技巧的工作,其成功在很大程度上依賴於企業管理人員能夠掌握一定的培訓需求分析技術和實施流程。
(一)前期準備工作
在進行培訓需求分析之前,培訓管理者要做一些準備工作,為下一步的培訓需求分析工作打好基礎。準備工作包括三個方麵。首先,收集員工資料,建立員工培訓資料庫。員工資料應當包括培訓檔案員工的人事變動情況、績效考核資料、個人職業生涯規劃以及其他相關資料等。員工培訓資料庫可以幫助培訓管理者很方便地尋找員工的背景資料,為員工的個人培訓需求分析提供材料。其次,及時掌握員工的現狀。培訓部門的職責相對於其他業務部門來講,更像是提供服務的部門。最後,培訓管理者應當把培訓對象看作是服務對象,及時掌握服務對象的動態,才能更準確及時地提供有效培訓。因此,培訓管理者要和其他業務部門保持密切聯係,及時更新和補充員工培訓資料庫。建立收集培訓需求信息的通道。培訓管理者為了及時掌握員工的培訓需求就必須建立起通暢有效的培訓信息交流通道。例如,可以通過建立培訓信箱、培訓信息公告牌、製定培訓申請規定等方式與員工和部門交流培訓信息。有條件的公司可以利用公司內部網絡搭建培訓信息交流平台更方便快捷。
(二)製定培訓需求分析計劃
在正式開展培訓需求分析之前,培訓管理者有必要製定分析計劃,計劃應當包括三方麵的內容。首先,製定工作計劃。工作計劃包括培訓需求分析工作的時間進度,各項具體工作在執行時可能會遇到的問題及應對方案,應當注意的問題等。其次,設立工作目標培訓需求,其主要有三個層次:組織層次的培訓需求、任務層次的培訓需求和人員層次的培訓需求。最後,在計劃中應當明確培訓需求分析在哪個層次上進行,應當達到什麼目標。一般來說,培訓需求分析都希望能準確找到培訓需求,為是否做培訓和培訓什麼找到答案。但在實際工作中,由於各種主觀因素和客觀因素的影響,收集到的信息不可能絕對準確,因此,得到的結論也不可能絕對正確。
一方麵,培訓管理者要盡可能排除各種因素的影響提高準確性。另一方麵也沒有必要過分追求準確而加大成本。確定分析方法。培訓需求分析常用的方法有觀察法、問卷調查法、麵談法、測驗法、工作任務分析法、資料分析法和重點團隊調查法、績效分析法和全麵分析法等。培訓需求分析方法和工具種類非常多,培訓需求分析可以使用複雜方法,也可以使用簡單方法,在實際應用時要根據具體情況來選擇合適的分析工具。
(三)實施培訓需求分析計劃
培訓需求分析的實施主要是按照事先製訂好的工作計劃依次展開,但在分析培訓需求的時候,也要根據實際工作情況或遇到的突發情況隨時對計劃進行調整。例如,培訓計劃中選擇的分析方法如果在實施時遇到阻力或不能反應調查對象的真實需求,就要及時增加或更換調查方法。按照培訓需求分析計劃開展工作主要的工作程序為:
1.征求培訓需求
培訓管理者向各有關部門發出征求通知,要求現狀與理想狀況有差距的部門或員工提出培訓需求。