日本人在談判前充分考慮並分析了對方的各種情況和特點，他們深知澳大利亞商人過慣了富裕和舒適的生活，對日本的生活環境和習慣很不適應，而且根據澳大利亞人的習慣和做法，他們一般都比較謹慎小心，又特別講究禮儀，不至於過分侵犯東道主的權益。根據這些原因，日本人有意識地把談判地點設在本國，邀請澳大利亞商人到日本去進行生意談判。澳大利亞商人當然不好拒絕，就動身前往日本進行雙方之間的直接對話。
結果澳大利亞商人正好中了日本人的圈套。由於環境方麵的不適應，澳大利亞商人在飲食、語言、風俗習慣等各方麵都相當被動，他們一到達日本，就表現出拘謹和急躁的不安情緒，沒過幾天，就著急想回到澳大利亞別墅的遊泳池、海濱叢林以及自己妻子兒女的身邊去，表現出對談判環境的很不適應。
作為東道主，澳大利亞商人的這些不適應正是日本人所預料和期望的，因此他們在談判過程中相當鎮定自如，不僅態度溫和不急不躁，而且在價格方麵和對手展開拉鋸戰，緊緊咬住自己的價格絲毫都不讓步。在談判過程中，日本方麵的這種主動和頑強完全征服了急躁不安的澳大利亞商人，日本人完全占據了談判的主動權，而所謂的資源短缺和澳大利亞人的資源優勢等統統消逝了，雙方在談判桌上的相互地位完全發生了180度大轉彎。經過雙方的討價還價，日本方麵僅僅花費了相當小的經濟代價做誘餌，就把澳大利亞這條超級大魚順利捕獲了，最終日本人取得了按照常規難以得到的巨大利潤。
在日本人與澳大利亞商人的談判中，日本方麵之所以能夠輕鬆取得極大的成功，關鍵在於他們事先充分研究了對手的特點和生活習性，在談判環境上大做文章，巧妙利用了談判環境的技巧和方法，對方置於一個極不舒服的環境中進行交涉和談判，而澳大利亞人礙於情麵又不好拒絕，隻有被日本人牽著鼻子走。他們在極不熟悉的環境中和對手談判，同時又受到思鄉思親的情緒幹擾，輕易地就放棄了自己的優勢和主動權，被善於投機取巧的日本商人鑽了空子，最終將一次原本相當有把握的談判變成了失敗之旅。
選擇自己熟悉的環境，使對手處於客人的身份，對手就會覺得拘謹，不會過分侵犯主人的利益。其次，在自己熟悉的環境中談判，比較有利於自己的正常發揮，更容易進入角色。而不必去花時間去適應環境。相反，對於處於客人位置的對手來說，來到一個新的環境，一切都不適應，這在心理上就給自己帶來了陰鬱，從而不利於水平的發揮。
值得注意的是，談判方案雖然是主管領導擬訂的，但它必須為談判負責人和談判人員所接受，特別是在談判目標及各主要交易條件方麵，應給談判負責人一定的機動餘地。因此，主管領導在製訂談判方案時，應吸收談判人員參加，談判人員加入到談判方案的擬訂工作中，對上級的要求和意圖也就了解得更清楚、更透徹。古語雲：上下同欲者勝，吸收談判人員參與談判方案的擬訂，有利於發揮這一優勢。
不管采取何種方式，談判方案應明確以下事項：談判目標、談判時間、談判地點、談判班子、談判過程中的通信方式及彙報製度。
談判議程即談判的程序，包括所談事項的次序和主要方法。一般來說，典型的談判議程包括以下內容：
①談判在何時舉行，為期多久。
②談判在何處舉行。
談判議程的議定是演講準備中的重要工作。它包括談判時間的確定、談判地點的安排和談判議程的審議等內容。好的談判議程能支配談判的程序和節奏。一般而言，可忽視議事日程。
20年前，年輕的荷伯-科恩受一家經營外貿業務的公司派遣，前往東京進行一次為期不長的談判。這是他第一次當談判代表，決心要幹好。當荷伯-科恩到達東京機場時，已有兩位日本代表在等候他，並對他非常客氣地鞠躬敬禮，使他十分高興。主人順利地幫助客人通過海關，又特地為他安排了一輛舒適豪華轎車，對這一切，客人十分感動。在車上，日本代表一再表示，談判期間將會對客人的生活盡力照顧，並熱情地問：請問，你懂這兒的語言嗎？荷伯-科恩回答：你是指日語嗎？日本人說：對，就是我們在日本說的話。荷伯-科恩說：不懂，但是我想學幾句，我隨身帶了字典。
日本人接著又問：您是不是一定要準時搭機回國呢？我們可以安排這輛轎車送您回機場。荷伯-科思想：他們多麼體諒別人呀！於是，從口袋裏掏出返程機票給他們看，以便讓他們知道什麼時間送自己去機場。
下榻以後，日方並沒有開始談判，他們花了一個多星期陪客人遊名勝古跡。從天皇的宮殿到京都的神社，日本人甚至為科恩安排了一次坐禪英語課，以便學習日本的宗教。科恩幾次問及談判開始時間時，他們都回答：時間還多，時間還多。到了第12天，談判總算開始了，但卻提前結束了，以便讓客人能去打高爾夫球。第13天又開始談判，但又提前結束了，說是要舉行告別宴會。晚上，日方還安排了幾位漂亮的小姐陪他跳舞。到了第14天早上，才恢複了認真的談判。談到關鍵時刻，送客人的轎車到了，主人建議剩下的問題留在車上談。荷伯-科恩無法再找到周旋的時間，於是就和日本人擠進轎車裏繼續商談條款。正好到達終點時，他們達成了交易協議。
很顯然，日本人取得了談判的勝利。這個案例給我們什麼啟示呢？
首先，掌握議程就掌握了談判的主動權。在這次談判中，議程安排完全由日方一手操縱，荷伯-科恩則完全忽視了這一點，不得不由日方任意擺布。正因為這樣，才使日方控製了整個談判進程，使荷伯-科恩陷於百般無奈的絕境。
其次，時間的利用往往是談判成功的因素。荷伯-科思過早地讓對手知道了自己的返程日期，日方老練地刺探出他的談判最後期限，而且日方深知年輕的荷伯不會甘於空手而歸，所以他們遲遲不做讓步。而荷伯由於沒有經驗，把返程日期視做不可變更的東西，太性急而又缺乏靈活性，所以被對方巧妙地利用。由此可見，時間的利用往往是談判成功的因素。精明的談判者都知道截止時間的意義和保密工作的重要性。經濟談判最有實質意義和進展的時候，也常常發生在接近談判截止時。誰能在這之前保住自己的機密，又能準確地弄清對手的底牌，誰就會占有明顯的優勢。
審慎地回憶並思考談判的事由是如何提出的，是一個重要的準備環節，必須謹慎地考慮議事日程的準備，因為它有可能成為談判內容之一。
議事日程的審議、敲定，對談判事由的重要性及各方實力的估量、發揮都將產生影響，然而，談判者不要為鉛印文件的假定的合法性所束縛。議事日程總是可以協商的，不論一方還是雙方都可以準備議事日程草案。但總的來說，還是由己方準備、對方認可更好些。盡管如此，各方總還可能會有自己隱秘的議事日程：
（1）準備議事日程的優點
①可以集中精力或隱蔽重要事由；
②可以提出想象中的事由，因為每一個事由都具有交換價值；
③可以設立期限，確定討論規則，規定條件，為本方贏得方便；
④可以區分事由或按照最適合你的順序安排事由。
為了提高談判效率，在正式談判開始前，雙方需要就談判的主題、範圍和目的取得一致，即需要製訂出一個雙方都認可的談判議程。
談判的議程包括談判的議題和程序。通俗地說，就是要確定談什麼，以及先談什麼、後談什麼的問題。外交談判中，外交官們都十分重視談判議程，往往為其絞盡腦汁。可企業家們往往不重視議程，結果往往在談判中失去主動權。
某種談判的議程實際上決定了談判的進程、發展的方向，是控製談判、左右局勢的重要手段：
①不同的議程可能闡明或隱藏談判人員的實際動機；
②可能建立一個公平的原則，也可能使議程對一方形勢有利；
③可以使談判直接切入主題，富有效率，也可以使談判變得冗長，進行無謂的口舌之爭。
製訂了某種議程，實際上也就控製了談判的進程，更重要的是能夠避開自己不願意、對自己不利的談判內容。
對於正式談判來說，議程應以文字方式記錄下來，以給對方留出準備論據和做出反應的時間，但不要被書麵議程的合法性給拴住，因為議程永遠都是可以再商議的，都是可以再更改的。
確定談判時間是規劃談判議程首先要解決的問題，並且，時間是不是適當，對談判的結果也有很大的影響。所以，在選擇談判時間的問題上要注意以下幾點：
第一，如果你要到較遠的地方去談判，千萬不要把時間安排在剛剛經過長途跋涉之後，而應該安排在經過比較充分的休息之後，這樣才能有充足的精力，以免還沒有站穩腳跟，就被別人牽著鼻子走。
第二，要盡量避免在用餐時談判。因為用餐地點如在公共場合，是不適宜談判的，並且太多的進食可能會導致思維遲鈍。如果實在避免不了在用餐時談判，比如，吃工作餐，邊吃邊談，就應該注意：一要進食有節製，不要吃得太飽；二是飲酒要適量，一般不要超過本身酒量的三分之一。
第三，自己身體不舒服時，盡量不要安排談判。道理很明顯，身體不適很難使自己專心於談判。
第四，注意生理時鍾，應該避免把談判時間安排在身心處於低潮時。比如，如果有午休習慣就不要安排在午飯之後談判；在公休日也盡量不要進行談判，因為談判者在心理上可能還沒有進入工作狀態。
談判地點可以劃分為三大類：
①主場，即己方所在地。
②客場，即對方所在地。
③中立地點。即談判雙方認同的任一非雙方單位所在地。
主場談判具有很多優越之處，舒適的布置和熟悉的環境，可以充分利用資料，己方可以利用種種方便條件與因素促進談判，對他方施加壓力。但客方可以利用的一大方便之處是在談判進入白熱化階段後，客方為了擺脫沒有把握的決策壓力，隨時可以借口資料不全揚長而去，撤出談判。
客場談判雖有諸多不利之處，但一旦答應客場談判，會使談判對手感到驚訝並困惑乃至竭力思索之所以答應客場談判的原因，從而過於謹慎，很有可能擾亂其既定談判計劃。客場談判還有利於己方保持冷靜頭腦，時刻牢記自己的使命。
中立地點談判的優越性在於：可以緩和雙方關係，消除雙方緊張心理，促成雙方尋找共同點（均衡利益）。充分體現了公平原則，能夠最大限度地避免幹擾。但有些時候，中立地點會對談判雙方產生某種神秘的心理氛圍，造成不利影響。
三種談判場地各有利弊，因此選擇談判場地不是一種輕而易舉的事情。必須根據雙方條件仔細挑選，才能最終確立合適的談判場所。