在平時的工作中，每個人都要在某種程度上支配自己的時間，你做事的先後順序，對你能從中獲益多少，有著深遠的影響。統籌力讓我們學會合理安排好自己的時間，從每天忙忙碌碌，事務繁雜，工作沒有目標，做事沒有計劃的狀態中解脫出來，從而使工作格外有效，休閑時光更加充實。
合理規劃，讓時間管理發揮作用
有些人總是覺得時間不夠用，為完成工作任務，不得不經常加班。而那些優秀的人總是能夠在工作時間就把任務完成。合理管理時間對工作效率的提高有很大的幫助，也會讓人在工作中遊刃有餘。
我們強調的效率是掌握良好的工作方法，而不是延長工作時間。有些人非常繁忙，似乎有許多事情要做，他們也常常為了完成任務而拚命加班，所有的時間管理專家都不鼓勵你為完成工作任務而延長工作時間，因為那樣隻會把工作的戰線越拖越長，提高時間利用率，提高工作效率才是正確的解決之道。
一家貿易公司的主管劉天宏被醫生告知患了心髒病，以後每天隻能上班三四個小時。雖然劉天宏曾經是個工作狂，但無奈之下，他也隻能遵照醫生的囑咐，開始每天工作3～4個小時。一段時間後，他很驚奇地發現，這三四個小時所做的事在質和量方麵與以往每天花費八九個鍾頭所做的事居然差不多！這太不可思議了！分析了很久，他得出了一個解釋便是：工作時間被迫縮短，所以他隻好將它花在最關鍵的工作上。關鍵工作的完成保證了他的工作效率和效能。
整天像一隻無頭蒼蠅一樣忙個不停的人是不會有高效率的，我們來看一下發生在花旗銀行的一位名叫麗莎的新職員身上的事情就會明白這一點。
麗莎剛接手新工作，工作起來感到特別吃力。她來到人力資源部主管心理谘詢的經理辦公室谘詢。
上司交代我起草一份銷售計劃書，我決定到網上找一份標準的銷售計劃書樣本。可是，搜索計劃書樣本用去了整整一天的時間。
用去了一天時間？經理皮克驚訝地大聲問道，但另一方麵，他也好像明白麗莎的問題究竟出在什麼地方了。
你知道，經理，對於我們很多人來說，早晨到辦公室的第一件事就是打開計算機。大約在9點40分的時候，我終於回複完了郵件，然後……
什麼？你用了40分鍾時間回複郵件？皮克不禁又一次驚訝地叫了起來。我相信，等到你真正開始工作的時候，恐怕都已經是上午11點了。沒等麗莎回答，皮克就接著說道，我建議你把所有的瑣事都放在一個固定的時間裏處理。一般我們早上的時候精力一般都比較充沛，而到了下午四點鍾左右，我們就會比較疲勞，所以我總是把像回複那些並不重要的電子郵件，整理文件，或者是撥打維修電話之類的工作放到這段時間去完成。
從麗莎的工作方法，我們可以看出，效果和時間並不一定成正比，關鍵看你是如何把時間分配在你的大小事務上的。
我們提倡在工作中提高效率，合理分配工作時間，更快更好地完成任務，並不是說要以延長工作時間、甚至是犧牲自己的休息時間為代價。強迫自己工作，隻會耗損體力和創造力。解決這一問題的關鍵仍是找方法，找到了合理的工作方法，不但能夠保證工作高效地完成，你還能從中享受到工作的樂趣。我們需要時間暫時停下工作，而且要經常這麼做。每當你放慢腳步，讓自己靜下來，就可以和內在的力量接觸，獲得更多能量重新出發。一旦我們能了解，工作的過程比結果更令人滿足，我們就更能夠樂於工作了。
學會控製時間的鍾擺
美國的時間管理之父阿蘭拉金說：勤勞不一定有好報，要學會掌控你的時間。珍惜每一分鍾，最大化工作的價值，幾乎是每一位成功者必修的一課。學會有效地管理時間，才能保證做事的效率。
掌握時間的節奏，首先要明確工作的主次。不分輕重緩急的工作計劃是浪費時間的首要原因。不要把時間浪費在毫無意義的事情上，而應讓時間服務於績效。
著名的設計師安德魯伯利蒂奧曾經是一個疲於奔命的工作狂。
每天，他把大量的時間用在設計和研究上，除此之外，他還負責很多方麵的事務。他風塵仆仆地從一個地方趕到另一個地方，不放心任何人，每一件工作都要自己親自參與了才放心。時間長了，他的設計受到了很大影響，常常到最後關頭才拿出作品，並且因為時間緊湊，作品的質量常常不盡如人意。
其實，在他的時間裏，有很大一部分都浪費在管理其他亂七八糟的事情上。而最重要的設計工作反而隻能占用一小部分時間。
有人問他：為什麼你的時間總是顯得不夠用呢？他笑著說：因為我要管的事情太多了！但他卻沒弄明白，關鍵的原因在於他沒有分好工作內容的主次。
後來，一位教授見他整天忙得暈頭轉向的，但仍然沒有取得令人驕傲的成績，便對他說：人大可不必那樣忙！
就是這句人大可不必那樣忙！給了他很大的啟發，他在聽到這句話的一瞬間醒悟了。他突然發現自己雖然整天都在忙，但能產生真正價值的事情實在是太少了！這樣做實在一點好處也沒有，反而會製約目標的實現。
大夢初醒的安德魯從此調整了時間的分配，他把那些無關緊要的細小工作交給助手去做，自己則把時間集中用在方案的設計上。因為時間得到了有效的運用，不久之後他出版了傳世之作《建築學四書》，此書成為建築界的聖經。
時間管理大師哈林史密斯曾經提出過神奇三小時的概念，即抓住早上5～8點的黃金時間。如果我們在晚上10點睡覺、早上5點起床的話，我們的睡眠時間是7個小時。而一般人如果在午夜12點入睡，早上7點起床的話，他們的睡眠時間也同樣是7個小時。所以我們在這裏提倡早睡早起，運用神奇的三小時這一概念，隻是非常有策略性地將休息和工作的時間對調了一下，我們將晚上10～12點這段本是用來看電視、看報紙、娛樂、應酬的時間用於睡眠，而早上5～8點這段時間，人們頭腦非常清醒則可以用來做一些更重要的事情。
注意快慢適度，把握好時間節奏。我們應該掌控自己的節奏，高效地運用每時每刻。對每個渴望成功的人來說，時間是最重要的資產，每一分每一秒逝去之後再也不會回來，成功的關鍵在於如何有效地利用你的時間。
李開複先生在他的著作《做最好的自己》裏頭，寫了自己的一則往事。
李開複念大學時，該校法學院院長，想為該院的成績查詢係統設計一套新軟件，以便和舊的係統接軌。本來打算委托校外的軟件設計公司去做這件事，但聽說李開複是個程序設計高手，於是就請他利用暑假時間來做這個設計，並付給他報酬。
李開複很開心，這樣簡單的要求，根本難不倒他，於是滿口答應：我八月初就可以大致弄好，開始運行，到九月開學時，一定可以正式運作。
由於李開複認為此事很容易，於是並沒有馬上開始設計工作，一放假先昏天黑地地和同學打了三個禮拜橋牌。開始工作後李開複才發現，事情沒有他想得那麼簡單，有許多煩瑣的東西要處理。院長問他做到哪裏了，他改口說：八月底可以大致弄好，應該不妨礙開學以後係統的運作吧。
院長發現他的設計工作前期進度很緩慢，大為惱火，說自己根本不該把這麼重要的事交給一個學生，馬上叫他不要做了，請校外的公司接手。
李開複馬上低頭認錯，並且把已經收到的報酬還給院長。院長並沒有要他還，隻是告誡他，希望他從此事得到教訓。
李開複由於沒有掌控好時間的節奏，導致完成不了工作，讓院長大動肝火。如果李開複每天白天工作六小時，然後開心地去打橋牌，也許他能按時完成設計工作。時間節奏的掌控很重要，如果做一件事，一開始進度就慢了下來，老板對你是絕對不會有信心的。
金錢可以被儲蓄，知識可以被累積，但時間卻不能被保留。要造就高效的工作效率，必須有時間管理的意識。隻有善於掌控時間，才能擺脫忙碌緊張的狀態，使工作高效有序地得到落實，成為工作和辛勤勞動的受益者。
把時間花在關鍵問題上
1897年，意大利經濟學家帕累托偶然注意到英國人的財富和收益模式，於是潛心研究這一模式，並於後來提出了著名的80/20法則。80/20法則認為：原因和結果、投入和產出、努力和報酬之間本來存在著無法解釋的不平衡。80%的產出源自20%的投入；80%的收獲源自20%的努力。80/20法則告訴人們一個道理，就是要把有限的時間和精力放在最重要的事情上，利用更少的時間做更多的事。這也是一個人有效忙碌、忙到點子上的關鍵。
一個高效的員工應當忙於要事，而不是像頭老黃牛隻知道一味地低頭向前。工作中有許多人都是實行80/20法則的典範，比如下麵的兩個管理顧問，你可以從他們身上得到啟示。
一個是傑克，他並不是工作狂，卻業績斐然。沒有人知道傑克如何運用時間，也不知道他的工作時數是多少，但他的確逍遙自在。他隻參加重要客戶的會議，把所有精力拿來思考如何在與重要客戶的交易中增加獲利，然後再安排用最少人力達成此目的。傑克的手上從未同時有三件以上的急事，通常一次隻有一件，其他的則暫時擺在一旁。
另一個是詹森。他的辦公室很小，裏麵還有很多其他同事，是一個非常擁擠且騷動的辦公室，有人打電話，有人正準備著向客戶做報告，屋子裏到處是聲音。
但詹森好比一片平靜的綠洲，把注意力全部集中在分內的事上，他在運籌帷幄。有時他會帶幾位下屬到安靜的房間內，向他們詳細解釋他對每一個人的要求，務求交代所有細節。然後，詹森會要求下屬重述一遍他們即將進行的工作。詹森的動作慢，看似毫無生氣，且近乎半聾，但他是非常棒的領導者。他把所有時間都拿來思索哪件工作最具價值，誰是最合適的執行者。然後，緊盯著事情的進度。
80/20法則告訴我們：取得卓越成果的員工都是這樣把時間用在最具有生產力的地方。
你應該把時間花在關鍵的少數問題上，因為解決這些關鍵的少數問題，你隻需花費20%的時間，即可取得80%的成效。這是高效員工的必備法則，掌握著個法則，效率就會大大地提高。某部門主管因患心髒病，遵照醫生囑咐每天隻上班三四個小時。他很驚奇地發現，這三四個小時所完成的工作與以往每天花費八九個鍾頭所做的事效果差不多。他所能找到的唯一解釋便是：他的工作時間既然被迫縮短，他隻好將它花在最關鍵的工作上。這或許是他得以維持工作效能與提高工作效率的主要原因。
做好工作計劃，輕鬆應對每一天
哈伯德先生曾在著作中指出，善於為時間訂預算、做規劃，是管理時間的重要戰略，是時間運籌的第一步。成功目標是管理時間的先導和根據，你應以明確的目標為軸心，對自己的一生做出規劃並排出達到目標的期限。
有的人工作起來似乎一天到晚都很忙，並且常常加班，為何非得加班不可呢？那多半是由於時間管理拙劣所致，避免加班的關鍵在於行程表的擬訂。
你若要成為一個卓越的員工或經理人，就需要先安排相關的基礎知識的學習時間、社會實踐的時間。你得大致計劃一下，突破一門課程需要花多長時間，什麼時候進入管理實踐，向內行學習。你若以搞發明創造為目標，就得在學習科學理論、向他人求教、動手製作、實驗等幾個領域分配好時間和精力。
訂立計劃，也包括對預算的檢查督促。你要經常檢查某一短期目標是否如期完成。我們可以記工作日誌，或將完成每件事花的時間記錄下來。《如何掌控你的時間與生活》一書的作者拉金說過：一個人做事缺乏計劃，就等於計劃著失敗。有些人每天早上預訂好一天的工作，然後照此實行。他們是有效地利用時間的人。而那些平時毫無計劃，靠遇事現打主意過日子的人，隻有混亂二字。一個人要提高自己做事的目的性，忙於要事，就要養成善於規劃的好習慣，避免眉毛胡子一把抓。
總之，擬訂周期行程表是件非常重要的事。我們可以嚐試擬訂行程表，讓自己的工作行程、同事的活動、上司的預定計劃、公司的整體動向等事情一目了然。
由於自己的工作並非完全孤立，所以必須將它定位在所屬部門的目標、公司整體的目標乃至外界環境的變動上，才能保證計劃的合理性。