不妨舉一個例子,我們在學校學習的過程中,最缺的是什麼?可能有許多人都有同感,我們最缺的就是錢。在這個時期,我們可以認為,對於我們的一生而言,學習對我們是重要的,但卻不是最緊急的,而錢對我們是緊急的(我們會舉出許多理由,如我們已經長大了,不想要父母的錢等等),但卻不是最重要的。在這個十字路口,我們選擇什麼?
對這個問題,不同的人有不同的選擇。有的早早就選擇棄學從商,有的依然選擇在校學習,而更可悲的人還有,無論他是棄學經商還是在校學習,他都不知道他在做什麼?
這個例子看來真是再明顯不過了,許多人在處理我們日常生活的方方麵麵時,的確分不清哪個更重要,哪個更緊急。這些人以為每個任務都是一樣的,隻要時間被忙忙碌碌地打發掉,他們就從心眼裏高興。他們隻願意去做能使他們高興的事情,而不管這個事情有多麼不重要或多麼不緊急。
實際上,懂得生活的人都是明白輕重緩急的道理,他們在處理一年或一個月、一天的事情之前,總是依據主次的安排自己的時間。
1.把重要事情擺在第一位
商業及電腦巨子羅斯·佩羅說:“凡是優秀的、值得稱道的東西,每時每刻都處在刀刃上,要不斷努力才能保持刀刃的鋒利。”羅斯認識到,人們確定了事情的重要性之後,不等於事情會自動辦得好。你或許要花大力氣才能把這些重要的事情做好。而始終要把它們擺在第一位,你肯定要費很大的勁。下麵是有助於你做到這一點的三步計劃:
⑴估價。首先,你要用上麵所提到的目標、需要、回報和滿足感四原則對將要做的事情作一個估價。
⑵去除。第二步是去除不必要做的事,把要做但不一定要你做的事委托別人去做。
⑶估計。記下你為達到目標必須做的事,包括完成任務需要多長時間,誰可以幫助你完成任務等資料。
2.精心確定主次
在確定每一年或每一天該做什麼之前,你必須對自己應該如何利用時間有更全麵的看法。要做到這一點,你要問自己四個問題:
⑴我從哪裏來,要到哪裏去?我們每一個人來到這個世界上都肩負著一個責任,按預定的目標前進。可能再過20年,我們每個人都有可能成為公司的領導、大企業家、大科學家。
所以,我們要解決的第一個問題就是,我們要明白自已將來要幹什麼?隻有這樣,我們才能持之以恒地朝這個目標不斷努力,把一切和自己無關的事情統統拋棄。
⑵我需要做什麼?要分清緩急,還應弄清自己需要做什麼。總會有些任務是你非做不可的。重要的是你必須分清某個任務是否一定要做,或是否一定要由你去做。這兩種情況是不同的。非做不可,但並非一定要你親自做的事情,你可以委派別人去做,自己隻負責監督其完成。
⑶什麼能給我最高回報?人們應該把時間和精力集中在能給自己最高回報的事情上,即他們會比別人幹得出色的事情上。在這方麵,讓我們用巴萊托(80/20)定律來引導自己:
人們應該用80%的時間做能帶來最高回報的事情,而用20%的時間做其他事情,這樣使用時間是最具有戰略眼光的。
⑷什麼能給我最大的滿足感?有些人認為能帶來最高回報的事情就一定能給自己最大的滿足感。但並非任何一種情況都是這樣。無論你地位如何,你總需要把部分時間用於做能帶給你滿足感和快樂的事情上。這樣你會始終保持生活熱情,因為你的生活是有趣的。
3.根據輕重緩急開始行動
在確定了應該做哪幾件事之後,你必須按它們的輕重緩急開始行動。大部分人是根據事情的緊迫感,而不是事情的優先程度來安排先後順序的。這些人的做法是被動的而不是主動的。懂得生活的人不能這樣,而是按優先程度開展工作。以下是兩個建議:
⑴每天開始都有一張優先表。伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普曾會見效率專家艾維·利。會見時,艾維·利說自己的公司能幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。舒瓦普承認他自己懂得如何管理,但事實上公司不盡如人意。可是他說自己需要的不是更多知識,而是更多行動。他說:“應該做什麼,我們自己是清楚的。如果你能告訴我們如何更好地執行計劃,我聽你的,在合理範圍之內價錢由你提。”
艾維·利說可以在10分鍾內給舒瓦普一樣東西,這東西能使他的公司的業績提高至少50%。然後他遞給舒瓦普一張空白紙,說:“在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”
過了一會兒又說:“現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的的重要性次序。”這花了大約5分鍾。艾維·利接著說:
“現在把這張紙放進口袋。明天早上第一件事是把紙條拿出來,作第一項。不要看其他的,隻看第一項。著手辦第一件事,直至完成為止。然後用同樣方法對待第二項、第三項……直到你下班為止。如果你隻做完第一件事,那不要緊。你總是做著最重要的事情。”