管理製度是執行係統的中樞
有些企業即使構建了規範化的組織體係,明確了工作角色和職責,提煉了關鍵業務流程,但在實際運行時各部門之間仍然會頻頻出現職責不明、缺乏溝通、流程推動不力、工作標準模糊等問題,這就影響了企業執行力的高效發揮。經過分析認為,這些企業往往缺乏將工作職責和業務流程轉化為管理體係的意識和技能,空有一套組織體係,執行過程還是一團糟。
這些企業缺乏執行力的根源正是在於製度:製度經常性的朝令夕改,讓員工無所適從;製度本身不合理,缺少針對性和可行性,或者過於繁瑣不利於執行,最終的結果就是決策得不到有效的執行。企業的執行力是一個紛繁複雜的管理過程的表現形式,並且這種過程會隨著企業的發展而變得更加複雜,要保持和提髙執行力,企業就必須借助於係統的作用,必須建立科學、完善的管理製度,而非通過個人的努力,因為後者有太多的隨意性和不確定性。
企業在製定管理製度時,要分別針對以下三個階段製定不同的製度體係
1.計劃階段的管理製度
計劃是整個業務活動開展的指導和前奏,該階段的管理製度旨在從策略方向上確保業務的正確性,其核心是“做正確的事”。具體而言,企業可以根據整體戰略目標和規劃的要求,將與計劃階段有關的關鍵業務轉化為管理製度,引導團隊的行為模式符合戰略規劃的方向。
2.執行階段的管理製度
執行階段是業務開展的具體過程,反映的是對戰略規劃內容的貫徹,該階段的管理製度旨在確保戰略目標和規劃能夠真正落實,其核心是“正確地做事”。這個階段,企業主要應該根據產品管理、渠道管理、客戶管理和業務管理等幾大領域的管理要求,圍繞關鍵業務製訂出相應的管理製度,將整體戰略規劃的要求轉化為具體的工作標準,使戰略規劃的執行真正落到實處而不是一句空話。
3.控製階段的管理製度
所謂控製,是指對業務過程的評估、檢討、修正和考核。這個階段的管理製度,旨在引導和激勵員工在前兩個階段中發揮出更積極的作用,同時對業務的執行效果與計劃之間的差異進行評估,減少差異程度,力爭業務的穩定發展,順利達成整體戰略目標。這個階段的製度存在一種“剛性”的特征,實際上體現的是對員工切身利益的影響程度,往往決定著前兩個階段中的製度能否真正落實。很多企業不能處理好控製階段的製度與前兩個階段製度的協調,反而存在一些相互矛盾的地方,使企業要求員工執行的製度沒有在執行力得到績效考核方麵的保障,僅僅成為一種形式化的擺設。
另外,管理製度的執行力還體現在企業髙層領導的傾力貫徹上,再好的製度,如果企業領導不能以嚴謹的態度對待,勢必無法維護製度的嚴肅性和權威性,執行力是無形,所以,企業高層領導一定要從以往的行為習慣中盡快跳出來,說到做到,從而推動製度的嚴格執行,進而提升為企業文化,從根本上引導員工的行為模式。
除了以上關於強化執行力的結構體係之外,團隊凝聚力建設也是強化執行力的重要因素,隻要將客觀和主觀兩方麵的因素有機地整合起來,就必然能迅速提升團隊的整體執行成效。
迪斯尼排隊流程設計
實際上,企業執行力真正核心的內容是流程,所謂流程就是如何為顧客提供優質服務的程序,即先做什麼,後做什麼。內部流程是外部流程的一個反映,而整個組織結構是為了流程的更通暢而建立的。所以,企業從執行的效益來說,不是結構決定流程,而是流程決定結構。具體而言,就是企業如何為顧客提供服務決定了企業應該存在哪些部門,也就是說企業如何為顧客提供服務的流程決定著企業應該擁有什麼樣的結構。
同樣為顧客提供計算機產品,戴爾的組織結構和IBM財的就截然不同,因為它們為顧客提供的服務流程不同。戴爾釆取的是直銷模式的流程,所以它的組織結構是扁平的,中間沒有過多的層次。總裁下的副總裁都很少,直接麵對業務部門,而業務部門直接麵對顧客,中間的層次也很少。所以,企業要想提高執行力,就要從流程的有效性來考慮執行力織結構的設定,要以客戶需求為核心建設運營係統。
下麵是迪斯尼排隊流程的設定案例,可以幫助人們學習如何設定科學的流程,從而有效提高組織的執行力。
眾所周知,迪斯尼是世界上非常有名的一個娛樂綜合性公司,這個公司近幾年發展迅猛,產品眾多。迪斯尼最具代表性的產品莫過於它的主題公園,每年都有大量的遊人前往。
但是,當人們到了主題公園的時候,最令其厭煩的事情莫過於排隊等待了。在人們最想玩的項目麵前,隊伍排得最長,這些隊伍能為迪斯尼帶來巨大的利潤。可是,排隊會影響人的心情,如果等待時間過長,許多人就會選擇放棄。為了解決為遊客更好服務的問題,迪斯尼對自己的服務流程做出了一係列調整,甚至對自己的崗位設計都釆取了變通的方式。
起初,迪斯尼設計了小醜這個崗位。當人們排著長隊心情煩躁的時候,隊伍的旁邊就會蹦出一個小醜,他為遊人提供各種滑稽的表演。小醜的出現,在一定程度上改善了遊人焦急等待的心情,尤其可以吸引小朋友的注意力。
但是,一直看小醜表演也會心生厭煩的,於是,迪斯尼又設計了第二個崗位。這個崗位的產生來源於對顧客需求進行的深層次的分析。迪斯尼充分利用顧客排隊等待的這段時間,為顧客辦理各種需要事項,比如預定酒店、安排後續的旅行路線、預定機票等等,這個崗位可以被稱作“雜事處理處”。這些問題的有效解決,在很大程度上緩解了遊人的焦急情緒。
經過觀察,迪斯尼又發現,排隊等待的人群中最煩惱的就是站在隊伍最後的那個人。為了解決這個問題,迪斯尼確定了這樣一個程序,即每過5分鍾廣播一次最後一名遊客到達售票處還需要的時間,人最害怕的就是沒有確定感,一旦有了確定性,最後一名遊客的心情也就平和了許多。
二、有效執行的七個步驟
為了保證目標和計劃有效執行,我們應該遵循以下七個執行步驟:
1.明確目標
管理者應該關注一些大家都能把握清晰的目標,把精力集中在三四個目標上,是最有效的資源利用方式,組織中的人也需要一些明確的目標,這是組織正常進行工作的關鍵。管理者必須為自己的組織設定一些順序清晰而又比較現實的目標,這將對公司的整體績效產生非常重要的影響。明確清晰的目標之後,下一步是簡化:能夠簡潔地闡述自己正在思考的問題和建議,讓每個人都能很好的理解、評估和執行,最終達成組織內部的共識;目標除清晰之外,還要可量化、可度量、可考核、可檢查,目標本身不能模棱兩可。
2製定計劃
執行任何任務都要製定計劃,把各項任務按照輕、重、緩、急列出計劃表,分配給部屬來承擔。把眼光放在部門未來的發展上,不斷明晰明天、後天、下周、下月,甚至明年的計劃上。在計劃的實施及檢討時,要預先掌握關鍵性問題,不能因瑣碎的工作,而影響了應該做的重要工作。要清楚做好自己的重要工作,等於創造80﹪的業績。應依這個原則來安排自己的日程。同時給下屬安排工作要有明確的時間表:要有開始時間,階段性進度,任務完成時間。否則世界上永遠也有完不成的任務。
3.指令明確而清晰
有歧義的指令或自己想當然的認為下屬已理解,後果是嚴重的。作為下屬在做任何一件事之前,一定要先弄清楚上司希望你怎麼做,然後以此為目標來把握做事的方向。這一點很重要,千萬不要一知半解就開始埋頭苦幹,到頭來力沒少出,活沒幹少,但結果事倍功半,甚至前功盡棄。要清楚悟透一件事,勝過草率做十件事,並且會事半功倍。