質量管理體係文件控製程序
一、目的
通過對質量管理體係有關的所有文件和資料的控製管理，確保教學服務係統使用文件的適用性、係統性、協調性和完整性，使教學服務係統的各項工作有序進行。
二、適用範圍
本程序適用於教學服務係統質量管理體係文件和資料的管理和控製。
三、職責
1.校長辦公室負責教學服務係統質量管理體係文件與資料的收集、分類編號、整理、存檔、保管、發放。
2.教導處、總務處各科室應指定人員負責對其本科室所使用文件進行管理。
四、工作程序
（一）文件和資料的製定批準
1.質量管理體係文件和資料的製定必要時應在征求有關科室意見的基礎上進行，以確保其適用性和有效性。
2.質量管理體係文件和資料中的質量管理手冊、程序文件、作業指導書的編製、審核、批準權按下表執行。
文件名稱編製部門審核人批準人質量管理手冊辦公室教導處總務處管理者代表校長程序文件辦公室教導處總務處管理者代表校長作業指導書教導處各年級科室總務處各職能科室管理者代表校長
3.質量管理體係涉及的其他文件和資料的製定、審核、批準權限，根據有關質量管理體係文件中的規定執行。
（二）質量管理體係文件和資料的分類編號
1.校辦主任負責將所有的質量管理體係文件和資料統一分類、編號，方法如下：
（1）質量管理手冊
（2）程序文件
（3）科室工作手冊編號
①工作程序文件編號：
②工作規範文件編號：
（4）質量記錄（表格）編號
2.其他文件由辦公室按《國務院行政公文處理辦法》進行編號。
（三）質量管理體係文件和資料的發放
1.質量體係文件的發放範圍持有者體現在《質量手冊持有者清單》、《程序文件持有者清單》、《作業指導書持有者清單》上，由辦公室擬定，學校管理者代表批準後，學校辦公室發放。
2.質量管理手冊、程序文件和作業指導書應根據其使用者的不同分為受控和非受控兩種，受控的體係文件和資料加蓋紅色“受控”印章，非受控的文件需加蓋藍色“非受控”印章。若通過辦公自動化係統發放應注明“受控”、“非受控”字樣。文件和資料的發放記錄在持有者清單中。
3.各科室在收到質量管理體係文件後，由文件管理員負責將文件妥善保管，並在《持有者清單》上簽名驗收。
（四）質量管理體係文件和資料的保管和借閱
1.質量管理體係文件和資料的受控原版由辦公室負責統一歸檔保存。
2.質量管理體係文件和資料的受控副本，由持有人負責保管。
3.如學校內部教職工需要暫時借閱某種質量管理體係文件和資料，應到校長辦公室辦理借閱歸還手續。
（五）質量手冊、程序文件和作業指導書的有效性控製
1.為確保質量管理手冊、程序文件和作業指導書的有效性能夠得到控製，對其可采用版本號、修改狀態號進行控製，版本號采用大寫英文字A、B、C……表示，A表示第一版、B表示第二版……；修改狀態用阿拉伯數字符1、2……表示，0表示未修改、1表示第一次修改、2表示第二次修改……。版本號與修改狀態號之間的關係為：每版每項文件和資料同一版內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10次，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，特殊情況下，換版可不受此限製。
2.貫標辦主管應按質量管理體係文件和資料的類別，編製最新版本狀態的質量管理體係文件清單，以確保教學服務係統各部門使用最新版本狀態的文件和資料。
（六）質量管理手冊、程序文件和作業指導書的修改
1.質量管理體係運作過程中因各種因素均可導致文件的更改，其更改按規定的審批權限進行審批。
2.校長辦公室接到更改後的文件和資料，首先更新受控原件，複印更改頁並加蓋紅色“受控”印章後，按持有者清單發到所有原持有人手中，同時換回作廢文件。
3.文件和資料的非受控副本不受修改的控製。
（七）質量手冊、程序文件和作業指導書作廢的處理
1.作廢的質量管理手冊、程序文件和作業指導書經原審批人或其授權人員同意後由校長辦公室統一銷毀，並記錄在《文件銷毀（留用）登記表》中。
2.對於已作廢的質量管理手冊、程序文件和作業指導書，如有保存價值，應由校長辦公室統一集中保管，其上應加蓋保存印章。
（八）法律法規和外來文件的控製管理
1.由教導處、總務處製定與教學服務有關的《法律法規清單》，以確保適用的法律法規受到有效控製。
2.外來文件管理
校長辦公室對適用的外來政策性文件編製《外來文件清單》，以確保適用外來政策性文件得到有效控製，詳見《外來文件控製程序》。
3.校長辦公室公文的擬定、審批、標識和發放管理均按國務院《國家行政機關公文處理辦法》進行控製。