五、支持性文件
《質量手冊持有者清單》
《程序文件持有者清單》
《作業指導書持有者清單》
《程序文件清單》
《作業指導書清單》
《法律法規清單》
國務院《國家行政機關公文處理辦法》國發［2000］23號
《外來文件控製程序》
《外來文件清單》
六、相關記錄
《文件銷毀（留用）登記表》
外來文件控製程序
一、目的
本程序明確了校長辦公室（以下簡稱校辦）對各類外來文件進行控製的職責、程序和要求，以保證校內使用的各類外來文件得到有效控製。
二、適用範圍
本程序適用於全校各係統對各類外來文件的控製。
三、職責
校辦負責接收、登記、發放和控製各類外來文件。
四、工作程序
（一）外來文件種類
我校外來文件主要包括：
1.政府或行業法規性文件。
2.國家或行業標準。
3.教育係統行政管理性文件／版號。
4.教育係統行政函件。
（二）外來文件接收登記
1.上述各類外來文件由校辦負責接收，學校領導及各年級科室在業務往來過程中接收的外來文件統一交校辦。
2.校辦接收到外來文件後，將接收的外來文件登記在“收發文登記本”中，在表中注明以下內容：
（1）接收日期。
（2）序號。
（3）外來文件文號／版號。
（4）外來文件發文單位。
（5）外來文件標題。
（6）外來文件份數。
（7）簽收人。
（三）外來文件處理
1.校辦登記完外來文件後，填寫登記後請校長批閱，上級已有要求的文件，按要求發放。
2.校辦根據批示，進行下述工作
（1）對法規性文件、標準性文件以及行政管理性文件，校辦將相關的文件投放至相關的部門，並根據批示明確以下內容：
①序號。
②外來名稱。
③外來文件文號／版號。
④外來文件類別。
⑤發放部門。
⑥來文單位。
⑦清單更新日期。
（2）對行政來函要求需采取相應措施的依據批示要求轉發相關部門。由相關部門根據批示采取相應措施。
（四）外來文件檔案管理
校辦負責對所有的外來文件進行審查，並按《國家行政機關公文處理辦法》裏的相關規定進行收集和存檔管理。
（五）外來文件定期更新
校辦每年就“外來文件清單”中沒有使用期限的文件與“來文單位”進行聯係，以核實外來文件的有效版本，索取有效的外來文件，並將有效的外來文件發放到相關部門，版本作相應更改。
五、支持性文件
《國家行政機關公文處理辦法》國發［2000］23號
六、相關記錄
《收發文登記本》
《文件處理表》
質量記錄控製程序
一、目的
對質量記錄進行有效控製，以提供符合要求和質量管理體係有效運行的證據。
二、適用範圍
本程序適用於我校質量管理體係要求的質量記錄，質量記錄分為業務用表格和業務用表格以外的其他質量記錄，後者稱之為質量體係運行記錄。
三、職責
1.校長辦公室負責對體係運行質量記錄進行總體控製，確保本係統所產生的體係運行質量記錄得到收集、標識和保存。
2.教導處、總務處負責其職責範圍內業務用表格的控製，確保業務用表格使用準確無誤。
3.各年級、科室主任、教研組長負責相關質量記錄的收集、傳遞、編目、貯存、保管、歸檔。
4.各級教職員工嚴格按照質量體係文件的要求進行記錄。
四、工作程序
（一）質量記錄表格的編製
體係運行用質量記錄由校長辦公室組織編製，教導處及總務處負責業務用表格的編製。從上級教委直接領用的業務用表格，由教導處、總務處統一確認和管理。
（二）質量記錄的標識和編號
1.從上級教委直接領用的業務用表格，直接采用已有的編號，市級/區級主管部門沒能給出編號的，按我校需要進行編號。
2.體係運行記錄采用以下形式標識。
記錄編號見表一。
（三）校長辦公室負責編製《體係運行用記錄表格清單》，對體係運行記錄進行總體控製。《體係運行用記錄表格清單》應包括：記錄名稱、編號、保存部門、保管期限等內容。
（四）質量記錄表格原件樣本的管理
表一