所有質量記錄表格空白原件樣本由校辦或教導處、總務處保管，並按程序及編號順序整理、裝訂，當質量記錄更改時，該原件樣本隨之更改。
（五）質量記錄的書寫
1.各級教職員工嚴格按照質量體係文件的要求進行記錄，如實將工作結果和情況記錄在相應的記錄表格中。
2.所有的質量記錄均應字跡清晰、書寫規範、基本內容齊全，能分清種類和名稱，每份記錄均應有記錄日期和記錄人。
3.所有的質量記錄中的內容和數據均不允許隨意塗改，若書寫有誤時，可用橫線進行畫改，並在畫改處簽名確認，畫改內容應清晰並能識別原記錄。
（六）質量記錄的收集、傳遞、編目、保管、貯存、歸檔
1.為了便於檢索和查閱，教導處、總務處各年級科室存放記錄的資料夾和文件櫃應按類存放，並建立本部門使用的《質量記錄一覽表》，一覽表應放在方便查閱的地方，並對質量記錄的使用和存放有檢索作用。
2.各年級科室負責該部門工作的質量記錄的收集，並按有關信息反饋渠道及流程及時傳遞和反饋。重要的工作信息和記錄應做到及時交接。
3.各年級科室按《體係運行用記錄表格清單》內對記錄貯存、保管的要求對本部門產生的質量記錄進行管理，保證質量記錄在保管期內不丟失、不損壞變質。
4.對重要的教育、教學記錄有歸檔要求的，各年級科室和教導處、總務處負責按歸檔要求按時編目歸檔。
（七）質量記錄的查閱、借閱
查閱、借閱質量記錄時，需校辦或保管科室同意後，向質量記錄的保管科室或人員查閱、借閱，查閱、借閱應做記錄。
（八）質量記錄表格的更改
根據教育服務係統的實際需要，校長辦公室負責對不適用的體係運行記錄表格予以更改。教導處、總務處負責對不適用的業務用表格予以更改，更改按《質量體係文件控製程序》的規定進行，記錄表格更改後應同時更改質量記錄清單中相應內容，並把更改後的記錄表格發給各有關年級科室。
（九）質量記錄的銷毀
對於超期的相關質量記錄，經校辦或教導處、總務處同意後，由記錄保管部門進行銷毀。
五、支持性文件
《質量體係文件控製程序》
《體係運行記錄表格清單》
《國家行政機關公文處理辦法》（國發［2000］23號）
六、相關記錄
《質量記錄查閱、借閱登記表》
內部溝通管理程序
一、目的
本程序規定了內部溝通工作的程序和方法，以保證內部溝通工作的有效進行，使與質量管理體係有關的信息能在全校內部得到及時有效的溝通，從而達到相互了解、相互信任、全員參與的目的。
二、適用範圍
1.適用於全校上下級人員之間、同級人員之間、科室之間的溝通。
2.適用於會議、內部刊物、請示彙報、告知等溝通方式。
3.適用於全校質量管理體係的過程及有效性，包括質量要求、質量目標和完成情況以及實施的有效性的溝通。
三、職責
1.校長負責全校內部溝通的領導，決定和主持召開全校的內部會議，回複各年級科室的工作請示。
2.教導主任、總務主任等科室等領導負責本科室內的溝通工作。
3.教職員工負責將工作中遇到的問題向科主任和教研組長請示、彙報，保持內部的溝通與配合。
四、工作程序
（一）請示彙報程序
1.請示彙報範圍
（1）請示範圍：超出自己的職責權限範圍需要得到上級指示後才能進行的工作應向上級請示。
（2）彙報範圍：下級應當向上級彙報下列事項：
①上級布置的工作及交辦事項的完成情況。
②在工作中遇到的難點、矛盾和經驗教訓。
③質量體係文件中要求向上級彙報的基層工作的情況。
④對質量管理體係運行中存在的問題及改進建議。
2.請示彙報方式。請示彙報人可根據事項的重要性和緊急程度選擇使用下列方式向上級請示彙報：
（1）口頭請示彙報。采用此方式時，請示彙報人應將請示彙報的時間、內容和回複情況記錄在《請示彙報記錄本》上。
（2）書麵請示彙報。書麵請示報告及書麵請示的批複應保留存檔，保存期限按檔案管理的有關規定執行。
（二）會議溝通程序
1.校長辦公會
校長辦公會由校長主持，一般每兩周召開一次，教導主任、總務主任參加，主要研究和解決教學服務等方麵的問題。
2.校周會
學校每周或每兩周召開一次，由校長或副校長主持，各職能科室負責人、教研組長、年級組長參加，主要總結各部門工作小結和布置有關工作。
3.教研組長會議
教研組長會議由校長或教導主任主持，一般每月一次。參加人為各教研組長，主要討論和研究教學工作的問題，布置有關教學方麵的工作。