七個人曾經住在一起，每天分一大桶粥。要命的是，粥每天都是不夠的。一開始，他們抓鬮決定誰來分粥，每天輪一個。於是每周下來，他們隻有一天是飽的，也就是自己分粥的那一天。不久他們推選出一個道德高尚的人出來分粥。強權就會產生腐敗，大家開始挖空心思去討好他，賄賂他，搞得整個小團體烏煙瘴氣。再後來大家開始組成三人的分粥委員會及四人的評選委員會，但他們常常互相攻擊，扯皮不止，粥吃到嘴裏全是涼的。最後有人想出來一個方法：輪流分粥，但分粥的人要等其他人都挑完後拿剩下的最後一碗。為了不讓自己吃到最少的，每人都盡量分得平均，即使不均，自己也隻能認栽了。
同樣是七個人，不同的分配製度，就會產生不同的效果。所以一個單位如果有不好的工作習氣，或許就是機製問題，可能是領導沒有完全公平、公正、公開地獎勤罰懶。如何製定一個有效的規章製度，是每個領導必須考慮的問題。
製定規章製度，其目的是要人遵守，若是徒具形式，則毫無意義可言。因此，在規章之外，還要另訂一項處罰違規者的條文，以強迫他人遵守。
然而，在今日企業界，尚存有一些不合理的規定，這些規定若不加以改革或廢止，實難令人遵行。
某家大電器製造廠有一規定：員工若延遲交貨，其單位一律征收違約金。然而一般延遲交貨的理由，多半事出有因，譬如：遭遇不可抗拒天災、人禍，或廠方本身之耽誤等。故此項規定有名無實，應馬上改正，擬一折中性的辦法，以配合現實條件。若是礙於麵子，覺得剛製定的規則，馬上又要推翻，怕被部屬笑話，將來吃虧的仍是自己。
在修正此項規則之前，首先要考慮到交貨日期之決定是否過於草率，有否經過周密的思考，主管的工程管理妥善與否，各部門聯絡工作是否確實等實際情況。待一切皆臻完備，才能對部屬提出如是的要求，否則，難免落得“不近情理”的埋怨，更收不到具體的效果。
凡是經由詳細了解實際形態、整理分析各類問題而後製定的規章製度，才有意義。若徒具冠冕堂皇的條文，而與現實情形背道而馳，則無異於空文。
隻重理論的理想派主管，總是一味強調“勿××”的單方麵主張，比方：“凡公司員工一律閱讀公司報告，不遵守者須接受處罰。”
假如報告缺乏內容，詞不達意，誰會去看它呢？就算是如此強迫執行，亦收不到效果。
總而言之，若發現規章不合時宜，須及早廢止，另謀改善，或加以合理補充。千萬不要故步自封，否則此項規則將隨時日之變遷，更加脫離現實。
管理一個組織，最重要的就是規章製度。與規章製度相比，其他的一切都是第二位的。那麼，作為一個管理者，應如何建立有效的規章製度呢？歸納起來，應遵循以下兩條原則：
1.實事求是原則。無論製定什麼樣的規章製度，事前都要從實際出發，詳細了解實際情況，整理分析各類問題，再製定規定，這樣才有意義。若發現規章製度訂得不合理，須及早廢止，另謀改善，或加以合理補充。千萬不能故步自封，否則這些規章製度將隨時日變遷而愈加脫離現實，變得不實用起來。
2.與時俱進原則。規章製度是具有時間性的，它一般是根據時代、環境而訂出來的，因此它絕非千古不變的定律。當社會發展變化、環境變遷以後，規章製度必然也會跟著失去其合理性。因此，管理者製定規章製度一定要靈活，隨時間、環境的變化而變化，不可一成不變。一個好的規章製度，必然是不斷發展不斷改革著的。
沒有規矩不成方圓，判斷是非需要有一套係統完整的客觀標準。組織中錯綜複雜的人、事、關係，需要製度來界定一些原則性問題，隻有規定出明確的評價標準，其是非曲直才會一目了然，從而避免許多無意義的爭論。製度是組織有序運行的保障，組織要長久地維持下去，其重要的維係力量便是製度和紀律。
規章製度能起到人所不能起到的作用。建立一套完善的規章製度，其目的是讓下屬遵守它，若隻是流於形式，則毫無意義可言。領導者在製定規章製度時，不妨另行訂立處罰違規者的規則，以保障製度不可侵犯的權威，強迫他人遵守製度。
要想打造出一個一流的組織，管理者要製訂出恰當的規章製度，用它來約束組織的全體成員，讓人遵守它。建章立製是組織規範化管理的主要內容，要從實際出發，與時俱進，力求行之有效。領導者以製度說話永遠比依靠個人的發號施令更有力度，也更有效率。
3.財務製度要建立健全
財務管理是組織特別是企業的一切管理活動的基礎，是企業管理的中心環節。建立健全有關財務的各項規章製度，是財務管理的一項重要內容。因此，財務製度一定要建立健全，以利於各項工作的順利進行。
目前，很多的組織財務管理上都有問題，突出表現在資金結構不合理，費用增支，潛虧增加，而所有這些，都與企業內部管理有關。加強對財務人員的教育是一把手必須考慮的問題，但僅靠人的“自律”是不夠的，必須要有“他律”的約束。要用製度來規範財務管理行為，防止出現財務管理失控的局麵。
1.建立完善的內部控製製度
按照有關法律法規，建立完善的內部控製製度，使財務管理做到有法可依，有章可循，是加強財務監管的一條有效途徑。在內部控製上，重點要完善以下幾項製度。
（1）組織規劃控製。對單位組織機構設置和職務分工進行合理與有效的控製。主要包括以下兩方麵：
①不相容職務相分離，如會計與出納的職務彼此分離。
②組織機構的相互控製，各組織機構的職責權限必須得到授權；並保證在授權範圍內職權不受外界幹預；每類經濟業務在運行中必須經過不同的部門並保證在有關部門間進行相互檢查；在對每項經濟業務的檢查中，檢查者與被檢查者之間相互獨立。
（2）授權批準控製，對單位內部或職員處理經濟業務的權限控製，必須有授權才能進行。
（3）預算控製，即對單位各項經濟業務編製詳細的預算或計劃，並通過授權，由有關部門對預算或計劃的執行情況進行控製。
（4）實物控製，這項控製是對單位實物安全所采取的控製措施。往往通過“限製接近”、“定期清查”進行控製。
此外，內部控製還有文件記錄、業績控製、職工素質控製和內部審計控製等方式。
2.強化安保措施，控製關鍵環節
內部控製程序中防範會計舞弊的關鍵環節是內部牽製和內部稽核。
（1）內部牽製。內部牽製主要著眼於企業流程中的職能分解和人員的職責分工，以便形成互相製衡、牽製的機製。內部牽製的主要手段包括職責牽製、分析牽製、物理牽製和簿記牽製等。
①職責牽製指的是合理劃清職責並進行適當的分工，使組織中的每一個職位都有專人負責，每一個員工都有明確的職責範圍。
②分權牽製指的是將一項業務乃至每一個環節中不相容的職能予以分離，由兩個或兩個以上的部門或人員分別掌管，以避免由一個部門或人員單獨處理某些業務的全部流程，造成舞弊的可乘之機。
③簿記牽製是指利用處於不同加工處理階段或置於不同載體之上的會計信息之間的內在聯係所進行的牽製。
（2）內部稽核。內部稽核或稱內部審查，是指在企業內部設置專門的機構和人員，進行日常的查核和監督。具體地說，企業內部控製係統防範會計舞弊的要點主要包括：
①建立和健全分工負責製，明確職權，落實責任；
②不相容職務嚴格分離，並實行回避，主要的不相容職務包括出納與費用、收入賬目登記，實物保管與相關的會計核算，業務授權、執行與核算，業務操作與審核等；
③建立崗位輪換製度；
④完善憑證、賬簿、報表體係，嚴格會計操作規範和憑證製度；
⑤堅持財務審批“一支筆”製度，落實專人負責；
⑥會計部門嚴格複核、審批製度；
⑦對重要財物設置限製接近措施，並責成專門人員妥為保管；
⑧設置內部審查或稽核部門，進行經常性的查核、監督工作。
3.強化內部審計製度
內部審計的內容十分廣泛，一般包括兩個方麵：
⑴內部財務審計；
⑵內部經營管理審計。
日常工作中，已有不少機關、企（事）業單位設置了內部審計的機構或人員，主要從事財務審計，對會計工作實行控製和監督等工作。
應該說，內部審計對會計資料的監督、審查，不僅是單位內部有效地控製手段，同時也保證了會計資料的真實、完整。