第一節 證明信、推薦信
一、證明信、推薦信的概述
證明信是黨政機關、社會團體、企事業單位或個人證明一個人的身份或一件事情，供接受單位作為處理和解決某人某事的根據的書信。個人對有關人和事所出的證明材料一般不能采用證明信的形式，也不具有單位或組織證明信的效力，隻能作為參考。
證明信具有憑證性質。它可以證明某人的身份、經曆、學曆、職務、職稱、婚姻狀況、健康狀況等，還可以證明所發生的事情的真實情況，是機關日常公務活動中經常使用的一種應用文體。
推薦信是向單位或個人介紹某人擔任某項職務或工作的信件。推薦信的收信者是單位或單位負責人；也有向私人推薦的，收信者是個人。
在選拔各級領導成員的工作中，有時采用自下而上的辦法，由下級機關向上級機關舉薦人選。在這種情況下，需用推薦信的形式為有關部門提供基本情況，然後經過比較、篩選、考察，確定各級領導班子的候選人。在選聘調配工作人員工作中，作為平級或不相隸屬的機關，有時需要特殊職業人員，比如機要人員或其他專業人員，可以用推薦信為對方提供人選。
根據用人性質的不同，推薦信可以分為兩種：領導人選推薦信和專業人員推薦信。前者用於為各級領導班子推薦候選人，後者用於為各種專業及特殊崗位推薦有專長的人才。
二、證明信、推薦信的寫作技巧
（一）證明信的寫作技巧
證明信由首部、正文和尾部三部分組成。
1.首部
包括標題、稱謂兩個項目內容。
（1）標題。
“證明信”，寫在第一行正中位置。字體要大一些，以區別於下文。
（2）稱謂。
和一般書信一樣，包括單位（或姓名）。稱謂要頂格寫，以示尊重。
證明信一般應有明確的受文單位，但有的時候，因情況比較特殊，經領導同意需要攜帶證明信，而又沒有確定的受文單位時，可以省略稱謂項。不過，一般不要泛寫為“有關單位”等字樣，而應當在備注項“本證明由持證人攜帶，與其身份證同時使用”，以免發生其他問題。
2.正文
一般按其固定格式填寫所證明的人的姓名及所聯係或辦理的事項。此項內容要根據實際情況填寫情楚。
3.尾部
包括署名、時間、單位簽署意見和備注有效期等項目內容。
（1）署名。
於證明信右下方寫上單位全稱，如果是個人開具的證明信，再於單位名稱下麵寫上出具人姓名，並蓋個人印章。
（2）時間。
寫明開具證明的年、月、日。
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（3）單位簽署意見。
主要用於個人證明信。簽署意見包括兩方麵內容：一是對寫證明信者的政治、思想、作風等作一簡評；二是對證明信中的內容所持態度，如果認為證明情況比較準確，可寫“情況屬實”，如果證明信中反映的情況，組織上不很了解，可以寫“此證明僅供參考”等。書寫位置在時間項下行。
（4）印章。
這是證明信有效的標誌，不管哪類證明信，務必有單位印章或某組織印章。
（5）備注。
主要用於隨身攜帶證明信。在時間項下一行位置注寫：“有效時間××××年×月×日至××××年×月×日”。
4.開具證明信應注意的問題
（1）內容真實可靠。
（2）語言準確、簡明扼要，不能含糊其辭。
（3）書寫格式規範，必備項目齊全。
（4）確保郵寄安全。郵寄發送證明信時，應當辦理公文登記手續，並應通過“機要”或掛號郵寄，以免遺失。
（二）推薦信的寫作技巧
推薦信一般由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的項目內容和寫法要求如下：
1.首部
（1）標題。
標題一般為文種名稱“推薦信”或“推薦表”。
（2）受文對象。
受文對象即普通書信的稱謂和通用公文的主送機關。具體寫法是頂格寫明收信的單位、部門的名稱，有的可以加寫“負責人”、“負責同誌”，其後用冒號。
2.正文
推薦信的正文部分，要寫明以下兩點。
（1）寫明被推薦者的身份及基本狀況。
（2）表明推薦者的推薦目的和願望。
3.尾部
尾部包括署名、時間等項目內容。寫法是在正文右下方寫明推薦單位、部門全稱，加蓋公章，並於其下寫明年、月、日。
4.撰寫和使用推薦信應注意的問題
（1）保持慎重態度，本著任人唯賢的原則，在本單位對被推薦單位全麵考核的基礎上，經過領導集體研究決定，寫出推薦意見。
（2）撰寫推薦信的人員應當認真負責，秉公辦理。
（3）推薦信應根據用人單位的需要，對口介紹和發送。
第二節 公開信、表揚信
一、公開信、表揚信的概述
公開信，是指黨和國家領導機關及其領導人，或者是社會團體和各級機關單位，就比較重大的公務問題向社會或有關人員發出的信。它是公務文書中具有公開性的一種書信體專用文書。
表揚信是黨政機關、社會團體、企事業單位和公民個人為樹立社會文明新風，對各條戰線上的先進人物、英雄模範進行表彰的一種公開書信。
二、公開信、表揚信的寫作技巧
（一）公開信的寫作技巧
公開信由首部、正文、結束語和尾部四個部分組成。
1.首部
包括標題、稱謂兩個項目內容。
（1）標題。
一般由發信機關或發信人姓名、發信對象和文種構成，其形式為“×××給×××的公開信”。也有的在公開信前麵加上量詞“一封”。
（2）稱謂。
即對發信對象的稱呼。稱謂前麵可以根據情況加上一定修飾語，如“尊敬的”、“敬愛的”等。
2.正文
其結構由開頭、主體和結尾三部分組成。不同類型的公開信，其內容和寫法要求有所不同，下麵分別作以介紹：
（1）在節日裏給有關群體、人員的公開信。
①開頭。一般用以表示問候和祝願。如“你們好！今天是××節，首先向你們致以親切的問候和崇高的敬意”等。
②主體。圍繞公開信的主旨，首先高度評價收信人的成績、貢獻、作用以及思想風貌等；然後著重提出所要談的中心議題。
③結尾。可以提出希望和要求，也可以展望前景並發出號召。
（2）關於重大活動給有關單位、人員的公開信。
這類公開信的開頭，一般開宗明義簡要交代寫信的緣由、目的及背景；主體部分展開敘寫，闡明有關問題，說明開展重大活動的具體內容；然後提出希望、要求。
（3）針對某一重大問題或事件給有關對象的公開信。
這類公開信的開頭和前種公開信的開頭一樣，要求開宗明義簡要交代寫信的緣由、目的及背景等情況。主體部分首先要說明某一問題或重大事件的基本情況，然後通過分析問題、事件產生的原因、性質以及造成的嚴重影響或某種後果，闡明對問題或事件的看法、態度、觀點，提出某種主張或意見。
3.結束語
一般以致敬或表示某種祝願的話來結束全文。
4.尾部
公開信的尾部包括署名和時間兩個項目內容。署名寫發信單位的全稱或發信人的姓名。如果標題中已出現發信單位或發信人姓名，這裏可不再寫。時間寫上發信的年、月、日。
5.撰寫公開信應該注意的問題
撰寫公開信除了要注意格式的規範性以外，尤其應當注意對語體的把握。不同性質的公開信，給不同對象的公開信，應該使用不同的語體和語氣，並要字斟句酌，重視用語分寸。
（二）表揚信的寫作技巧
表揚信由首部、正文和尾部三部分組成。
1.首部
表揚信的首部包括標題和稱謂兩個項目內容。
（1）標題。
即居中寫“表揚信”三個字。
（2）稱謂。
頂格寫被表揚的單位、個人的稱呼。如果是寫給個人的，應在姓名之後加上“同誌”、“先生”等字樣，後邊並加冒號。
2.正文
主要包括事跡介紹、評價、讚揚、希望、要求等項內容。
（1）事跡介紹。
這是表揚信開頭的內容。即通過敘寫先進事跡或模範行為來交代表揚緣由。寫作時要注意兩點：
①在介紹事情的發生、發展和結果時，要突出主要事跡，將最有說服力、最能揭示人物精神境界的典型事跡作為敘述重點。不要把無關緊要的事實經過詳細羅列，以免衝淡主要事跡，使人感到繁冗。
②表揚信的正文
脈絡要清晰。對一些頭緒較多、較複雜的事情可以采用分段方法加以表述。
（2）評價和讚揚。
這是表揚信的主體內容，是在前文敘寫事實的基礎上引發出的對先進事跡、模範行動的評價。它是前一部分內容的延伸和發展，具有揭示、深化主旨的作用。
（3）希望和要求。
如果是寫給被表揚者的所在單位或領導者的，可提出建議：“在×××中加以表揚”，“×××同誌的優秀品德值得大家學習，建議予以表揚”等。如果是直接寫給本人的，則要適當談些“深受感動”、“值得我學習”等方麵的內容。
上述內容寫完後，一般以致敬或表示良好祝願的話收束全文。
3.尾部
注明單位名稱或個人姓名。如果以個人名義寫的表揚信，應在後邊詳細寫明發信人的地址，簽上自己的姓名，並在下方注明年、月、日。
4.撰寫表揚信應注意的問題
（1）要注意實事求是。敘寫先進事跡、模範行為要真實，不能有絲毫的虛假成分；評價要恰當，不要言過其實。
（2）要注意語言簡練、樸實、自然，把自己對先進事跡的切身感受表現出來，不要給人一種例行公事的感覺。
三、公開信、表揚信的寫作範例
財務處致全校師生員工的公開信
江西師範大學政法學院財務處致全校師生員工的公開信
敬愛的各位師生員工：
財務處作為學校的行政職能部門，承擔著學校的財務核算與管理工作。
長期以來，在校黨委的正確領導下，在兄弟部門的大力支持下，在全校教職員工的積極配合下，財務工作成績顯著，20××年被省教育廳授予“省級教育財務先進集體”光榮稱號。這些成績的取得，與大家的關心和幫助密不可分，是你們的鼓勵和參與使我們的工作增添了動力和信心。
隨著學校各項事業的快速發展，多方麵潛在的風險不斷地向財務集聚，防範和化解財務風險的任務非常艱巨。在此階段，財務處全體人員和全校廣大教職工一樣，在全力以赴，群策群力，共同完成教育部本科教學水平評估、新校區三期基礎建設、學科建設攻堅等三大曆史性任務的同時，還要認真迎接我省財政、審計、物價、稅務等多家單位對校財務管理工作的輪番大檢查。財務管理工作的技術性、政策性和紀律性也要求工作人員在工作中出不得半點差錯。巨大的工作壓力，使個別工作人員在工作中出現服務態度有所鬆懈的現象，在廣大師生員工中造成了一定的影響。為進一步加強內部管理，我們將認真製定整改方案和整改措施，切實開展“增強服務意識，提高服務質量”的整改活動。
一、強化財務管理，完善服務措施。今年學校實行了全麵預算管理，我處根據預算管理相關製度規定，在保證符合各項財務規章製度和預算管理的前提下，各單位經費指標本上還有指標經費的，都會及時滿足各部門對資金使用的需求，保證學校事業正常開展，努力提高資金的使用效益。
二、增強“管理育人，服務育人”意識，不斷提高服務質量。發揮財務處“窗口”作用，實行首問責任製，虛心學習了解各單位的工作需求，熱情接待每位來訪者，接聽好每一個電話，尊重普通辦事人員，在堅持原則的同時，在政策可能的範圍內靈活處理問題，努力完善財務處的服務功能。
三、加強學習，努力提高業務素質和服務能力。財務處製訂了定期學習計劃，每周二下午安排兩小時的學習時間，特別是加強對各級財務新政策的學習，努力提高解決各種實際業務問題的能力，更好地為師生服務。
最後，財務處全體工作人員祝願大家學業進步，工作順利。
財務處
二○××年六月一日
來自公司財務部的表揚信
來自山東電力集團公司財務部的表揚信
20××年2月4日，山東電力集團公司財務部發來表揚信，就我濟南辦事處的工作能力和表現予以表揚。在表揚信中，山東電力對該公司年終決算期間，以潘峰總經理為代表的我濟南辦事處全體員工所做出的積極努力，特別是他們所表現出的業務能力、敬業精神和服務態度等多方麵給予了充分肯定和讚賞。
表揚信
遠光軟件股份有限公司：
在20××年度財務決算工作當中，貴公司濟南辦事處提供了周到、及時、全麵的技術服務，在時間短、任務重的情況下，協助我公司順利完成了本年決算工作。在此，向濟南辦事處以潘峰經理為首的全體員工提供的大力支持表示衷心的感謝！
在決算期間，潘峰經理在組織、協調工作方麵盡職盡責，發揮了重要作用，使我公司所屬的二級單位得以在決算時順利使用了遠光集團報表軟件，有效解決了公司係統決算數據的收集問題，節省了數據轉換的時間和過程。
尤其使我們感動的是貴公司濟南辦事處員工李二龍同誌，在整個決算工作當中，從決算軟件的講解，基層單位軟件使用的維護，到財務報表的收集、合並過程當中，付出了辛勤的勞動，勤勤懇懇、任勞任怨，兩個月的時間從未休息過一天，與我們一起加班到深夜，甚至多個通宵，為決算報表的順利報送作出了突出的貢獻。參與決算的同誌們普遍認為李二龍同誌業務熟練、責任心強、非常敬業，充分體現了貴公司“真情圍繞客戶，服務就在身邊”的精神。
由於上述同誌的優異表現，進一步融洽了我們與貴公司的合作關係，加深了員工之間的工作友誼，在新春佳節到來之際，特向貴公司全體員工致以誠摯的問候和節日的祝福！並提請貴公司對上述同誌予以表彰。謝謝！
山東電力集團公司財務部
二○××年二月四日
第三節 感謝信、慰問信
一、感謝信、慰問信的概述
感謝信是為了感謝某個單位或個人給予自己的關懷、支援、祝賀或勉勵，表示回謝的一種信件。
感謝信根據發文對象的不同，一般可以分為領導機關給單位的感謝信；領導機關給個人或者公民個人給某機關、組織的感謝信和單位之間的感謝信三類。
慰問信是黨政機關、社會團體、企事業單位和公民個人在特定情況下，向有關集體、人員或群眾表示關懷、勉勵、慰藉情意的公開書信。
根據內容和受文對象的不同，慰問信大致可以分為以下三類：
1.表彰慰問信
表彰慰問信，是給在重大事件中取得勝利的有功人員，在重大活動中取得顯著成績的集體或個人，在工作中作出突出貢獻的集體或個人製發的。
2.對遭遇災難者的慰問信
對遭遇災難者的慰問信，是製發給遭受災害襲擊和遭遇災難性事故的群眾和個人的。
3.節假日慰問信
節假日慰問信，是在重大的傳統節日來臨之際，由國家領導機關或領導人對全國，或者由各級領導機關對所轄地區、係統、單位群眾發出的慰問信，其使用範圍和慰問對象相當廣泛。即以慰問對象中的職工群眾而論，它不但包括各行各業的職工，而且包括在職的、離退休的職工及其家屬，等等。
二、感謝信、慰問信的寫作技巧
（一）感謝信的寫作技巧
感謝信由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的項目內容和寫法要求如下：
1.首部
包括標題、稱謂兩個項目內容。
（1）標題
第一行居中寫“感謝信”或“致×××感謝信”等字樣，字體應大些。
（2）稱謂
第二行頂格寫被感謝方的單位名稱或個人姓名。個人姓名應加上“同誌”、“先生”或職務等，稱謂後加冒號。
2.正文
感謝信的正文部分寫法如下：
第三行空兩格起，寫感謝的內容，一般有以下兩個方麵。
（1）簡述事跡，說明效果。應交代清楚人物、事件、時間、地點、原因和結果，並扼要敘述在關鍵時刻得到對方幫助所產生的客觀影響和社會效果。
（2）頌揚品德，表示決心。既表感激之情，也談今後如何用實際行動向對方學習。
3.尾部
最後寫上諸如“此致——敬禮”、“致以——最誠摯的敬禮”等表示感激和敬意的話。致敬語前半截一般連接正文，或另起一行空兩格寫；後半截另起一行頂格寫，以表尊敬。
在右下方寫上單位名稱或個人姓名，後一行寫發信年、月、日。
4.撰寫感謝信應注意的問題
（1）感謝信全文內容的表述都要圍繞“表示感謝”這個主旨進行，不要把感謝信寫得與表揚信差不多。
（2）寫感謝信態度要誠懇，語氣要懇切。
（二）慰問信的寫作技巧
慰問信一般由首部、正文和尾部三部分構成。
1.首部
包括標題和稱謂兩個項目內容。
（1）標題