（三）龐大的修書機構
翰林院坐落在京城東安門外玉河西岸，為元代鴻臚寺署址。翰林院裏聚集著大批進士出身的文人士子，他們主要負責記載皇帝的起居言行，編修國史和其他書籍，講解經史以及草擬國家的典禮文件等。此外，翰林院還有大量的政府藏書。整個院落坐南朝北，閬苑重回，南頭深處偏西的一組房屋便用來做四庫的館舍。它東與“清密堂”相對，東南院中是一泓池水，樓閣亭台，布局古樸雅致，是個絕佳的編書場所。
按照清代修書慣例，凡由朝廷撰修部頭較大的書籍，都要開設書館，集中所有撰書人共同撰寫。修書館有各種不同的類型，分別隸屬於不同的政府部門。如用編年體形式記載皇帝言行的實錄館，撰修明朝曆史的明史館，分類編撰政府機構執掌事例的會典館，又有內閣監管；記述重大用兵行動的方略館（屬於軍機處）；撰修清宮家譜的玉牒館，隸歸宗人府；而為本朝修史的國史館則附屬於翰林院。有些館是常年開著的，如國史館和方略館，有些為臨時而開，如實錄館和玉牒館，每接修書時則開館，書成即閉，下次臨期再開。還有特開的，即專門為修某種書而開，書成後即撤銷，如明史館、會典館等。四庫全書館屬於後一類，隻是它並不附屬於任何機構，而是由朝廷直接掌握，足見對其的重視。
為了保證修書工作的順利進行，四庫建立了一整套嚴密完整的組織體係和編撰製度。館內最高長官是正總裁，另外還有從旁協助的副總裁。出任總裁的都是宗室親貴或政府的高級官員。正總裁一般由皇帝的兒子和大學士擔任，副總裁由六部尚書或侍郎兼任。但是，在先後任命為總裁的二十幾人中，多數人隻是掛名而已。如正總裁中名列在前的永瑢、永璿、永瑆三位皇子，他們的主要任務是對修書官員的監督，對實際的修書並沒有什麼貢獻。真正作出貢獻的隻有於敏中和金簡等少數人。總裁之下有總纂官、總閱官和總校官，他們是編撰工作的主持人。總纂官總理編書事宜。總閱官總管各種書籍的審定，總校官總管對書籍的校訂。又有總目協勘官，協助勘定《四庫全書》總目。總纂官下麵是纂修官，分管書籍的編撰、輯佚、編寫提要和查勘“違礙”書籍等事。總校官下麵有分校官，分任經、史、子、集各類實際的文字校勘工作，如篆隸書、繪圖等，則指派專人負責處理。此外，撰修官也兼任分校工作。這些人主要來源於內閣、翰林院等處，擔任編撰、校勘工作的多是當時的著名學者。
除了翰林院以外，武英殿也是四庫成書的重要場所。武英殿通常被稱為造辦處，雍正年間改為修書處後奉皇命刊刻書籍，《古今圖書集成》就是在這裏用銅活字印刷成書的。四庫館在武英殿設立繕書處，專管全書的謄錄抄寫，設置總校官和分校官查檢抄寫謄錄中的字句脫漏和其他的錯誤。這裏是全館校對人員最多的地方。乾隆四十八年以後，因為添抄三份全書，又在現在東華門外的雲神廟、風神廟分設經、史、子、集四局，置校對、收掌各官，分頭抄寫。
此外，四庫書館還設有提調官，負責提取翰林院和武英殿兩個地方的藏書；有監督官，專管督促書籍的編抄工作；有監造官，管理書籍的刊印裝訂事宜；有收掌官，管理翰林院、武英殿的書籍出版。
在四庫書館的各個部門中，繕書處的任務最為繁重。它承擔著數萬冊圖書的謄寫工作。而且每本書都要抄寫七份，再加上時間緊迫，繕書處除專職校對官以外，還征用了數千名謄錄人員。如此龐大的一個四庫館究竟有多少人呢？根據《四庫全書總目》卷首開列的館臣職名和其他文獻記載：從乾隆三十八年開館到乾隆四十六年第一份全書完成，四庫館一共任命正式館員三百六十人。此外開館期間共征用抄寫人員三千八百四十一人，與前項合計，共有四千兩百零一人，大大超過了修撰《永樂大典》時的規模。還有一些未見於題名錄的撰修、抄寫以及四處打雜的辦事人員一兩百人，隻是記載不詳，無從考證。但是僅僅從數量上看，我們就可以想象出這是一項多麼浩大的工程。
四庫館的組織機構運轉得有條不紊，內部人員分工明確、各司其職、互相配合默契。同時乾隆帝還親自過問有關修書的重大事宜，監督嚴厲、賞罰分明，對有貢獻的予以獎勵，對失職者嚴加處分。《四庫全書》耗時不到十年，在當時手抄默寫的年代，一部近十億字的巨著能以這樣的速度問世，這與它自身強有力的組織領導機構和乾隆帝的嚴密監督是分不開的。編撰《四庫全書》的書籍大致來源於六個方麵：
1.清代皇帝的著作和清初以來奉皇帝命令編撰的書籍，也就是“赦撰本”；其中又分為在四庫館未開啟以前已撰和開館後臨時編撰加入的兩種。
2.宮中收藏、供皇帝瀏覽翻閱的皇家藏書，即“內府本”。
3.從明朝《永樂大典》中輯錄的佚書，即“永樂大典本”。
4.各省官員在當地購買或者借抄的書籍，即“各省采進本”。