銷售工作離不開電子郵件。電子郵件是最規範、專業的溝通形式，掌握電子郵件技巧，善用郵件溝通，將給我們的業務帶來極大的促進。
一封完整的電子郵件包括主題、稱謂、正文、結尾、簽名檔五個部分，視情況我們還可以在帶文件附件。怎樣處理好電子郵件的各個組成部分，並體現出良好的電子郵件禮儀呢？下麵就各個要點作出具體說明。
●要點1：郵件主題請這樣寫
主題是接收者了解郵件的第一個窗口，我們要使用意義明確的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容並判斷其重要性。
主題不宜冗長，長標題在outlook軟件的處理下就會變成“……”。
標題要反映郵件的主要內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“李小姐收”。
一封信盡量隻針對一個主題，主題詞過多會引起混淆，也不利於清晰地陳述。
郵件的標題不能隨便用“緊急”之類的字眼。
不要使用空白主題，這樣不但不利於收件人判斷郵件內容，而且也是格外失禮的舉動。
回複對方郵件時，應該根據回複內容需要更改標題，不能圖省事直接回複，這樣標題欄就會出現一串串的“RE。”，影響美觀，而且不利於把握郵件的內容。
●要點2：要這樣稱呼與問候對方
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，同時對收件人也是一個明確的提醒：這封郵件是麵向他的。
如果清楚收件人的具體職務，我們應該按職務尊稱對方，如“王經理”、“李部長”等，如果不清楚收件人的職務，則應按通常的“王先生”、“李小姐”稱呼，同時請分清收件人的性別。
我們在撰寫英文郵件的時候，如果收件人不是我們熟悉的人，那麼不宜直接稱呼他的英文名字。對級別高於自己的人，直接稱呼他的英文名字也是不禮貌的。業務郵件不同於私人郵件，熱情的“Dear XXX”絕不能作為郵件的開頭問候語。
●要點3：正文內容還要注意這些細節
正文是整封郵件最重要，最核心的部分，在撰寫郵件正文的時候，除了掌握前麵技巧說到的約訪信寫法外，我們還需要注意以下事項。
正文應簡明扼要的說清楚事情，如果具體內容確實很多，應讓郵件正文隻作出摘要介紹，然後單獨寫一個電子文檔作為附件進行詳細描述。
我們要用郵件表達出對人的尊重，如“請”、“謝謝”之類的語句要經常出現。
正文如果比較複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明，我們的郵件要做到每個段落簡短不冗長，沒有分段的長篇大論。
盡可能避免拚寫錯誤和錯別字，注意使用拚寫檢查。這不僅體現對別人的尊重，也體現了自己的職業態度。如果是英文Email，我們可以利用Outlook提供的拚寫檢查功能為我們糾錯。
選擇便於閱度的字號和字體。中文用宋體或新宋體，英文就用Times New Roman或Arial 字型，五號或小四號即可。
●要點4：發送附件應該這樣做
如果郵件帶有附件，應在正文裏麵提示收件人查看附件，如果郵件中帶有多個附件時，正文中應對附件內容做出簡要說明。
附件文件應按有意義的名字命名，由於有些郵箱不能使用中文文件名，給附件命名的時候最好用比較保險的英文名，以免附件無法正常發送。
附件文件的數目不宜超過4個，如果數目較多時，應打包壓縮成一個文件。
如果附件是特殊格式的文件，我們應在正文中著名文件打開方式，以免影響使用。
●要點5：簽名檔也要做到一目了然
每封郵件在結尾都應附上簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。
簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，信息內容不要超過4行，隻需將一些必要信息放在上麵即可。簽名檔的字號一般應比正文字體小一些，以免喧賓奪主。
引用一個短語作為簽名的一部分是可行的，如公司的宣傳口號。
簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現亂碼。
一封措辭規範，內容清晰的郵件，是促進雙方交流的便利橋梁。我們必須注意業務郵件禮儀方麵的問題，在撰寫郵件的時候時刻提醒自己——收信人將會怎樣看這封Email？時刻站在對方立場考慮，將心比心，才能做到有效的郵件溝通。