有效運用時間，提高工作效率的精髓即在於：分清輕重緩急，設定優先順序。
美國伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·施瓦伯曾經向效率專家艾維·利請教“如何更好地執行計劃”的方法。
見到艾維·利後，他聲稱可以在10分鍾內就給施瓦伯一樣東西，這東西能把公司的業績提高50%，然後他遞給施瓦伯一張空白紙，說：“請在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”
施瓦伯用了5分鍾寫完。艾維·利接著說：“現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。”
施瓦伯又花了5分鍾。艾維·利說：“好了，把這張紙放進口袋，明天早上第一件事是把紙條拿出來，做第一項最重要的。不要看其他的，隻是第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。然後用同樣的方法對待第2項、第3項……直到你下班為止。如果隻做完第一件事，那不要緊，你總是在做最重要的事情。”
艾維·利最後說：“每一天都要這樣做——您剛才看見了，隻用10分鍾時間——你對這種方法的價值深信不疑之後，叫你公司的人也這樣幹。這個試驗你愛做多久就做多久，然後給我寄支票來，你認為值多少就給我多少。”
一個月後，施瓦伯給艾維·利寄去一張25萬美元的支票，還有一封信。信上說，那是他一生中最有價值的一課。
5年之後，這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。人們普遍認為艾維·利提出的方法功不可沒。
人們有個不按重要性順序辦事的傾向。如果你養成了根據工作的輕重緩急來組織和行事的習慣，你就能把工作逐一歸類，合理地支配時間，做最該做的工作。按這個方法去做，你就將不再為繁忙的工作所累，還能少花時間而把重要的事迅速做好。
（2）製定工作進度表，預先做好規劃
“凡事預則立”，不預則廢。如果你能製定一個高明的工作進度表，你一定能在限期之內擁有充分的時間，完成交付的工作，並且在盡到職責的同時，兼顧效率、經濟與和諧。有期限才有緊迫感，也才能珍惜時間。設定期限，是時間管理的重要標誌。
（3）善用零散時間
對於每一個人，時間不可能集中，常常出現許多零碎時間。你每天的工作時間中就有許多零碎的時間，如一重要客戶還沒來，你隻能等待；去取一份重要的報表，因對方不能按約定時間交付，你隻能等待；上司要約見你，因時間未到而等待……不要把這些短暫的時間白白浪費掉，你要養成善用零散時間的習慣。
【職場“催熟”貼士】
在這個效益為先的時代，隻知道苦幹、窮忙的人，越來越得不到認可。社會正越來越認可一個新的理念：做任何事情都要講究效率和效益。
在講究效率和效果的現代社會中，苦勞是不等於功勞的，認真工作不等於業績，效率才是第一位的。