當時如果因事無法回語，可在尋呼台、語音信箱上留言，說明具體原因，告之來電、來話者自己的其他聯係方式。有時，還可采用轉移呼叫的方式與外界保持聯係。
重視私密
通訊自由，是受到法律保護的。在通訊自由中，秘密性，即個人私事和個人秘密，是其重要內容之一。使用手機、呼機時，對此亦應予以重視。
一般而言，二者的號碼，尤其是手機的號碼，不宜隨便告之於人，即便在名片上，也不宜包含此項內容。因此，不應當隨便打探他人的手機、呼機號碼，更不應當不負責任地將別人的手機、呼機號碼轉告他人。
出於自我保護和防止他人盜機、盜碼等多方麵的考慮，通常不宜隨意將本人的手機、呼機借與他人使用，或是前往不正規的維修點對其進行檢修。考慮到相同的原因，隨意借用別人的手機、呼機也是不適當的。
注意安全
使用手機、呼機時，對於有關的安全事項絕對不可馬虎大意。
按照常規，在駕駛車輛時，不宜使用手機通話，或是查看呼機。弄不好的話，就極有可能導致交通事故。
乘坐客機時，必須自覺地關閉本人隨身攜帶的手機、呼機。因為它們所發出的電子訊號，會幹擾飛機的導航係統。
在加油站或是醫院停留期間，也不準開啟手機、呼機，否則，就有可能釀成火災，或影響醫療儀器設備的正常使用。此外，在一切標有文字或圖示禁用手機、呼機的地方，均須遵守規定。
電子郵件禮儀
電子郵件，亦可稱為電子函件或電子信函。它有如下的使用規範：
應認真撰寫
向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。在撰寫電子郵件時，有3點注意事項：其一，主題要明確；其二，語言要通暢；其三，內容要簡潔。
應當避免濫用
在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。若無必要，輕易不要向他人亂發電子信件，尤其是不要與他人談天說地，或是隻為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。一般而言，收到他人的重要電子郵件後，即刻回複對方一下，往往還是必不可少的。
應當注意編碼
編碼的問題，是每一位電子郵件的使用者必須注意的。商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼係統，以保證對方可以收到自己的電子郵件。
應當慎選功能
現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇，這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的，因為對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感，還有，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能，因此慎選功能是必要的。文書禮儀風俗信函禮儀
信函也就是平時所說的公函，是為開展各項業務而用的，因此又稱之為業務信函。它在現代社會的運用極為廣泛，尤其是隨著社交生活、經濟生活的長足發展，各類業務用函已經成為郵政信函的一個重要的部分。
業務信函因業務的不同而有許多種，一般來說，各種信函都有自己的獨特之處。但是，這些信函也有許多共同之處，其中最大的特色是“公”，無論是抬頭、結尾，還是正文的用詞，都顯示著與私人信函的不同。
業務信函的內容完全取決於業務的性質，比起私人信函來，它們內容上的共同要求是清楚明白、簡明扼要。提筆寫信以前，最好能認真仔細地考慮一下，想清楚要說什麼和怎麼說，然後禮貌而又開門見山地寫出來，當談完自己要談的事情時，即刻收筆。結尾也不宜閑言碎語、拖拖遝遝。為把握起見，這種信函最好還是先擬一草稿，反複修改再謄清或打印。在這樣的信函中，出現錯字病句，都是對自身形象的損害。
業務信函的抬頭應鄭重，私人信函中過分親熱的稱呼在這裏是不適用的。對於相對熟識的人，你可以稱“×××先生”或“×××女士”，對於一般熟識的則可以稱其職務。這裏的“熟識”可以是僅隻通信聯係而從未謀麵的情形。西方此類信函在上述稱謂的前邊加“親愛的”，而我國習慣加“尊敬的”一類。如果想建立持續的業務聯係，甚而發展到私人關係，可以改變稱呼而試探對方的意向，比如，我國中式的，可以直接改稱“××兄”，或省去姓寫“×××先生”。如果對方的回信也如此稱呼你，說明他認可了這種關係，如若不然最好還是沿用原來稱呼。
業務信函在許多情形下是寫給不知姓名的人的，此時的稱呼可以有以下情形：隻稱其為“先生”或“女士”（或小姐），且在前邊加上“尊敬的”一類字眼；以職務相稱，如“經理先生”、“編輯女士”、“服務員小姐”一類。結尾的落款要求和抬頭相對應，抬頭是哪種關係程度的稱呼，落款也應是相應的程度，比如稱呼是連姓帶名的“×××先生”，落款就是連姓帶名的“×××”；稱呼是不帶姓的“××先生”，落款就不帶姓。大企業、大單位的業務用函往往是打印的，但落款處還要有親筆的簽名。
一般的企事業單位都有自己的專用信箋和信封。對於高規格的業務活動來說，對此二項也有比較嚴格的要求。一般來說，信箋、信封都應有單位的名稱、徽誌以及地址、電話，樣式上應穩重而具有吸引力，質地上盡可能優良，印刷上盡可能優美，借以表明單位的實力和形象。
下麵介紹對幾種信函的要求：
邀請信禮儀
這是用於邀約的一種社交信函。邀請信一般內容都比較簡單，但措詞要講究，既要誠懇，又不能讓對方覺得像是要挾。收到邀請的人無論應約與否，都要及時回複。
推薦信禮儀
這是單位或個人介紹某人擔任某項職務或負責某項工作的信函。推薦信的發出者可以是和被舉薦人有交情或業務關係的人，也可以是有某種關係的組織單位。收信人一般是某個組織或單位，也有私人，比如推薦任某人的業務助理或合夥人等。推薦信要盡可能介紹被推薦人的詳細情況，需實事求是，態度上也要適當，要留有餘地，不可強人所難。
聘任信禮儀
實際上，在許多情況下，請柬和聘書就可代替聘任信，不過，對於單一的或特殊的對象來說，信函的樣式顯得更為鄭重、懇切。請人任職，可以發聘書，但為對受聘者表示器重和敬仰，則可由單位的負責人發聘任信。當今的外企、合資企業用聘任信較多，其他機構使用不多，但隨著我國尊重人才風氣的完善和行政首長負責製的形成，聘任信會逐步普遍起來。聘任信寫來要充分體現誠意，其內容最要緊的是寫明擬聘擔負的職務、責任以及酬勞等。
商洽信禮儀
這是單位或個人間因業務關係而用的一種信函。這種信函旨在就某一問題進行書麵商討。無論是在個人間還是在組織間，首次就問題商洽，要就這一事項的緣起、目的等闡明，提出具體的意見和建議，乃至具體計劃。如果是商業方麵的商洽函，有關數據、指標等都要明確無誤。商洽函應該懇切，采取征詢的口吻，不能顯出強加於人的樣子。
慶賀信禮儀
慶賀信是一種運用比較廣泛的信函，私人信函中也較多見。作為業務信函的慶賀信，大多是組織、單位或代表組織、單位的個人發出的。某個團體、企業的成立，某次重要會議的召開，某項工程的竣工以及其他所有值得慶賀的事件的發生，都可用此種信函表示慶賀。商業性的慶賀信寫來可以隨便一些，信中允許存在一般的誇張、溢美之詞，但政治性、社會性的慶賀信，卻要實事求是，評介要恰如其分，言詞也要鄭重。
致敬信禮儀
這種信函的對象通常情況下是個人，有時候也有團體，但這種時候不是很多。寫信人可以是個人，也可以是組織。信的內容主要是稱頌收信人的業績、貢獻，表達對他的敬意。如果對方曾關懷、幫助自己，信中也要提及。這種信函一般宜寫得歡快、熱情。
慰問信禮儀
當親友、同事或其他與自己有關係的人或團體遭遇到不幸時，無法前去探望而發出的信，就是慰問信。這種信絕不限於親友間，單位（或其代表）亦經常發出此種信函。一封真切動人的慰問信，會給對方帶來莫大的欣慰，增強對方克服困難、戰勝災難的勇氣和力量。慰問信的內容是表達關切之情，勸慰對方不為遭遇所難，鼓勵對方鼓起勇氣克服困難。這種信切忌以不必要的言詞勾起對方的痛苦回憶，更不能責備對方的過失。慰問信要寫得真摯誠懇，同時還要及時寫好、及時發出，否則就沒有意義了。
吊唁信禮儀
這是祭奠死者（吊）、慰問家屬（唁）的一種信函，信的內容亦即悼念死者，勸慰家屬。這種信要針對具體對象而遣詞命意，文字要莊重、樸實，感情要真摯。吊唁信是不能親臨悼念、慰問才用的，所以應及時發出。吊唁信一般是發給喪家（私人間）或治喪組織（組織間）的。如果需要更快地達致對方，也可以用電報，這也就是唁電。
感謝信禮儀
感謝信是為感謝對方的關心、支持和幫助而寫的書信。它的對象及事跡，一般都和寫感謝信的人有直接的關係，所以，應滿懷感激之情，把對方對己的幫助、支持概括地寫出來。感謝信不僅有感謝的意思，而且有表揚的內涵。
（１）感謝信的格式。
①第一行正中寫“感謝信”或“致×××的感謝信”等字樣，字體要大些。
②頂格書寫感謝對象的單位名稱或個人姓名。
③從第三行空兩格起，寫感謝的內容和感激心情。
④結尾寫上表示敬意、感激的話，如“致以最真摯的謝意”或“此致”、“敬禮”等。
⑤最後署單位名稱或個人姓名，並注明寫信的年、月、日。
（２）注意事項。要把被感謝的人物、事件，準確地敘述清楚，使對方能夠回憶起來或讓他人了解清楚。應滿懷感激之情去議論和評價事跡的深刻含義，並表示謝意和學習的決心。
請柬禮儀
請柬，也可以稱之為請帖，是為邀請而發出的社交文書。在我國，請柬的使用有著悠久的曆史。由於請柬是專用於請客的，所以無論形式內容、措辭都比較講究。請柬式樣很多，如簡帖、雙書（對折帖）、品字封（拆開狀如“品”字形）、百折割（一正一反折疊的長條）等。
現在的請柬，形式比較單一，可以分為折疊式和正反式兩種。正反式是比較簡樸的一種請柬，形同一張卡片，正麵寫請柬二字，背麵則是請柬的具體內容。這種簡樸的請柬現在較少使用。折疊式請柬一般為一方紙的對折，對折後形成四麵，封麵印一些適當的圖案，並印請柬二字，底麵連封麵印圖或素白，內麵則寫請柬的具體內容。
從書寫或印刷格式看，請柬又可分作橫式和豎式。豎式是傳統的，與傳統的豎行書寫方法相應；橫式則與橫行書寫的方式相應。現在，橫、豎兩種形式通用，但適當做一些選擇也還是十分必要的。這種選擇可以從四個方麵考慮。首先從邀請對象考慮。邀請港台朋友，則以豎式為妥，而一般大眾化的，尤其是以集體名義發出的，則以橫式為佳；其次也要看邀請參加的內容，傳統、民族特色濃的活動宜用豎式，現代、西方特色濃的活動宜用橫式；再次還要因文字而定，如果是純外文（除日文等）或中外文並用的，則以橫式為宜；此外，專門設計也必然決定請柬的橫、豎式。
對於一般的邀約來說，從文化用品商店挑選來的請柬一般就可以了，但這隻是針對一般情況而言，如果是大機構的大活動，或是極富特色的專門活動，這顯然是不夠的。這時最好是自己設計、自己印製。如舉辦大型活動，要邀請好多人參加，這時填寫地址、時間等是比較繁瑣的，印刷則可以解決這些問題。如果是畫展、音樂會等獨具特色的活動，就可以專門設計請柬的封麵，這樣就會取得獨特的效果。
賀卡禮儀
現代的賀卡形式上與舊時的柬帖很相近，但現已經發展成為一個獨立的門類。這種賀卡一方麵有賀信、祝賀聯幢等的作用，又使用方便、外觀精美，深受人們的歡迎，成為現代社交禮儀中不可或缺的媒介。近些年來，賀卡的使用風行南北，尤其是新年、聖誕節前，售賣、選賣及寄發賀卡，成為文化生活中的突出事項。
賀卡的形式
時下的賀卡和請柬一樣，多是雙麵折疊式的，但無論種類還是印製上，都較請柬為甚。賀卡一般較請柬為大，通行的多為３２開的，大小的差別也基本以此為軸增減。此外也有較小的賀卡，但更多的則是更大幅麵的賀卡，諸如１６開賀卡、８開賀卡、４開賀卡。賀卡越做越大，其實是受了“禮（品）大情深”觀念的影響，賀卡大了，不僅更精美、華貴、氣派，也顯得送禮人情真意切。
賀卡也有橫式、豎式之分，但較常見的賀卡是豎式的。我國賀卡無論堅式還是橫式，文字大多是橫排的，除非與圖案一並設計的需要。封麵是賀卡的門麵，大多設計精美，且文字多用燙金等手段，以顯精美華貴。不過，賀卡不像請柬，一般不印“賀卡”字樣，也不印“聖誕卡”、“情人卡”等字樣，而是寫“聖誕快樂”、“新年快樂”等字樣以標示種類。相對於封麵來說，內麵比較素潔，盡管也都彩印，多為加網印製，色彩素雅而非大紅大紫。內麵一般也印有文字，一般是因種類不同而選擇的祝賀文字、情語心語，同時留有一定的空間，供寄賀卡的人寫上自己的親筆祝詞。封底的情形有兩種，一是和封麵相連，彩色印製；一是素色（白色），在恰當的地方印上印製廠家的名稱、徽號。
不同的賀卡，形式上也有一些區別，比如，生日卡裝有電子裝置，可以放出音樂；適用於孩子或年輕人的賀卡，常做成鏤空立體的。
賀卡的種類
賀卡的種類很多，各有各的用途，當然也就各有各的內容、形式，這裏簡單介紹生日卡、紀念卡二種。
絕大部分的賀卡都是和時間有著密切聯係的，生日、周年、聖誕、新年等的賀卡莫不如此。生日賀卡是祝賀生日用的賀卡，是一種使用量不大卻非常要緊的賀卡。每當親朋好友生日，寄一張生日賀卡去，對維係親情、友誼都是有好處的。就市場上流行的賀卡來說，生日賀卡的種類、檔次最多，也正說明了它的重要性。最普通的生日賀卡和其他賀卡一樣，並無二致。音樂賀卡中，以生日賀卡為多，這是生日賀卡突出的一個方麵。這種音樂卡一經打開，就放出優美的生日祝福歌音樂，有的還有與整體圖案諧調而設計的彩燈（發光二極管），可謂形色輝映，聲情並茂。生日卡另外一個突出之處，就是它的規模有較大差別，種類較多，特別的生日卡有４開的，一般聖誕、新年卡很少如此。
與生日賀卡異曲同工的是周年紀念賀卡。這裏的周年，有訂婚、結婚的周年，畢業、獲得學位的周年，以及其他所有值得紀念的日子的周年。就某種角度而言，這些紀念往往有比生日更重要的意義，其中最突出的是結婚紀念日，這對於夫妻及其家庭都是個重要的節日，那些逢整數的日子更是如此。這種情形下的賀卡也比較特別。
啟事禮儀
啟事是指在需要向大家公開說明某事或希望大家協助辦理某事時所寫的簡短文字稿，它一般采用廣播、電視、報刊或張貼於公共場合的海報等形式進行宣告。它的對象極為廣泛，可以是社會大眾。其目的是既求廣，又求快，通過多種傳播媒體來達成要求。
啟事的特點
啟事是一種較獨特的社交禮儀文書，它有其自身特色。
（１）知曉性強。啟事是用最大限度的傳播媒體、最廣的範圍與傳播空間、最快的時間來最大可能地將所啟事公告於社會大眾，以使社會各界人士在盡量短的時間裏知曉啟事內容，盡快解決有關事項。
（２）簡潔明晰。啟事內容要求時間急、事項少，必須讓人一看就明了有關事項。語言應講究簡短有力，使公眾一聽或一望就明確所啟之事。啟事的用詞要簡捷、整潔、鮮明、清晰，內容簡明扼要，文字精練，適用範圍廣而明確其所指。
啟事的種類
啟事適用範圍廣，涉及內容多，根據不同標準、不同角度，可分為多種類別。
（１）從所涉及的事務看，啟事有公務啟事和私務啟事兩大類。
①公務啟事是機關、企事業單位、人民團體向部分公眾宣布或告知有關事宜時使用。比如招聘啟事、租房啟事、遷址啟事、開業啟事、征稿啟事、征詢意見啟事等。
②私務啟事一般是個人向公眾聲明、要求、征詢有關問題時使用。比如尋人啟事、尋物啟事、征婚啟事、家教啟事等等。
（２）從啟事涉及事項的性質看，有征招類啟事、聲明類啟事和尋找類啟事三種。
①征招類啟事是征求某些對象做某事或招收某些人員的啟事。比如征文啟事、招工啟事、招生啟事、招標啟事、征訂啟事、征集啟事等。
②聲明類啟事是聲明某證件作廢、辨別真偽、告知地址遷移、名稱改變、提前或延期開業或停業等情況的啟事。
③尋找類啟事主要是尋人或尋物啟事。
此外，還有不同目的與內容的其他啟事，諸如道歉類、鳴謝類、辭行類、陳情類、喜慶類、喪祭類等禮儀色彩特別濃重的啟事。
啟事的格式
由標題、正文、落款和時間三部分組成。
（１）標題一般應寫清楚啟事的性質和文件。如“征婚啟事”、“更正啟事”、“尋物啟事”等。
（２）正文就是啟事的主體，主要寫所啟之事及其該事的旨意。要求直截了當地將寫作者的所要求之事的具體內容、想法、意圖明確地告知社會公眾。為了便於聯係，正文中的時間、地點、事物名稱（人物姓名）、年齡、職業、要求或征詢事項要寫得明確、具體而簡潔。
（３）落款要寫明啟事人姓名、單位名稱及啟事的確切時間。在正文之後空一行右下方位置落款。若報刊上的啟事，可不寫時間。
啟事的寫作
（１）標題要簡短醒目。啟事標題要盡量簡短，一般用簡稱，像“尋人啟事”用“尋人”，“招聘啟事”用“招聘”等。為了醒目，其字體較正文的字體要大得多。
（２）內容要突出重點。啟事一般應一事一啟，講求一文一個中心思想，使人一看見就知道要做什麼或怎樣做某事。
（３）陳述要簡明扼要。啟事一般用說明來表達主題，要求行文簡短、明確，文字精練、準確，措辭鄭重、嚴謹，不用比喻、誇張等修辭手法，切忌文字冗贅、語言晦澀、獨出心裁。
（４）行文要禮貌得體。啟事是讓社會各界了解、幫助做有關事情或征求意見等，在行文上要講究一定的體式，用語上力求文明禮貌、得體、恰當，以彬彬有禮的告白引起社會公眾的普遍理解和同情。切忌虛張聲勢、蒙騙愚弄、譏諷挖苦等用詞。