“恰當性”是指滿足語境的一些條件，而這些條件是根據交際準則，如認真準則、禮貌準則等製定出來。話語隻有滿足這些語境條件才是恰當的，否則，就是不恰當的。如何才能使表達恰當呢?關鍵是從語境出發靈活運用語言。一個意思可以用不同的話語、不同的語氣來表達，可以委婉，也可以直敘，靈活運用表達方式，才能取得最佳的交際效果。又如：
瘦弱的英國著名作家蕭伯納在一次聚會上碰到了一位大腹便便、腦滿腸肥的商人。商人譏諷道：“一見到你，人們必然以為英國發生了饑荒!”蕭伯納微著道答道：“不錯，但要是人們見到了你，就會馬上明白饑荒的原因!”
針對商人的譏諷，蕭伯納沒有與之爭辯，也沒有怒斥，而是不失風度和禮貌，表達了社會上的饑荒是由於資本家的剝削而造成的觀點。表達方式委婉，但非常有力，與語境十分協調。又如：
一地方官謁見上司。上司問：
“聽說貴地山村有狗熊，不知都有多大?”
“大的有大人那麼大，”地方官自覺不妥，隨即補充道：“小的有卑職那麼大。”
地方官想表達的意思是狗熊有成年人那麼大，但“大人”一詞古時也常指上司，是個多義詞，因此在該語境中說這句話不恰當，它會引起上司的不悅，影響交際效果。地方官想通過修正語列來說明，結果弄巧成拙，使得表達出來的意思與他想要表達的意思相悖，狗熊究竟有多大還是沒使人明白。
表達的準確性要求與恰當性要求是從不同方麵提出的。表達的準確性指的m2與m1的關係，恰當性指的是m2與語境的關係。或者說，準確性是與語旨行為有關，而恰當性是與語效行為有關，這是它們的區別之一。其次，準確的表達不一定都是恰當的，而恰當的表達一般都是準確的。前者實際上是指說話人想表達的意思不一定都是恰當的，這類情況是常見的，恰當的表達總是與說話人認真把握語境各要素分不開的，因而一般都是準確的。
B已知信息與新信息
說話人的思想感情是借助話語來表達的。思想感情是一種信息，話語是傳達這類信息的物質載體，它包括已知信息和新信息兩部分。這裏，我們先介紹兩個與此有關的概念：預設和斷言。
簡單地說，預設就是從語句S和它的否定式S中都可以推導出來的語句。例如：
S：老王的兒子今年考上了大學。
S：老王的兒子今年沒考上大學。
S與S互相否定，不能同真，但從它們都可以推出：
S：老王的兒子今年考了大學。
S是S的預設，同時也是S的預設。預設的真值條件為：S預設S′，當且僅當S真S′真，S假S′也真。
一個語句常常不止一個預設。如上例的預設“老王的兒子今年考了大學”又預設“老王有兒子”，它還預設存在老王其人。語句的多重預設之間具有傳遞性，即S1預設S2，S2預設S3，可推出S1預設S3。
斷言指語句中對事物情況作出斷定的部分。如上例S中，對“老王的兒子”作出斷定“今年考上了大學”，這就是斷言。斷言的真值條件為：S斷言S′，當且僅當S真S′真，並且S假S′也假。
話語的預設是談話雙方都能接受的內容，亦即雙方有共同的背景知識。因為談話雙方不論對話語是肯定還是否定，其預設都是成立的，都為雙方認可。人與人之間(不論觀點分歧多大)所以能夠進行談話，因為有著預設。所以，對談話雙方來說，話語的預設是已知信息，是明確的內容。假如一方不知道老王其人或老王有個兒子，那就不可能談論老王的兒子今年是否考上大學這件事。斷言則不同，斷言的內容是聽話人原先不知道的，是說話人要提供給聽話人的，因而，它是話語中的新信息。
話語所包含的已知信息是談話的基礎，如果包含的已知信息越豐富，則話語越容易為對方理解。話語所包含的新信息是談話的客觀要求，亦即談話成為必要的前提。如果話語包含的全是已知信息，則為廢話，反之，如果全是新信息，則對方無法理解。所以，話語總是包括已知信息和新信息兩部分。
話語的已知信息與新信息與話語結構相關聯。話語總是由話題和說明兩部分構成。話題指話語所涉及的對象，說明指關於話題的內容。例如：
S：小李去年才入黨。
“小李”是說話人選定的談論對象，因而是話題，“去年才人黨”是關於小李的情況，因而是說明。
從以上不難看出，話語中的話題就是這一話語的預設，即已知信息；而說明則是它的斷言，即新信息，它們之間存在對應關係。由於談話中話題隻起到指向作用，而說明則提供了所需信息，因此，從交際價值上說，說明大於話題，表達過程中應注重新信息的傳遞。
C隱含意義的傳達。
談話過程中，說話者想表達的意思不外乎通過兩種方式傳達給聽話者，一是直陳己見，二是通過言外之意，讓聽話者去領會。後者就是話語的隱含意義。
談話過程不論是簡單的還是複雜的，要使之順利進行，參加者都必須遵守一些基本規則，其中最主要的是合作原則。下麵介紹合作原則的一些內容。
合作原則是一條總的原則，它具體表現為以下幾條準則和次準則：
a量的準則。指提供適當的信息量。
(a)所說的話應包含談話主題所需要的信息；
(b)所說的話不應包含超出需要的信息。
b質的準則。指努力使你說的話是真實的。
(a)不要說自知是虛假的話；
(b)不要說缺乏證據的話。
c關係準則。指說話內容扣題。
d方式準則。指表達清楚明白。
(a)避免晦澀；
(b)避免歧義；
(c)簡煉；
(d)井然有序。
e態度準則。指話語必須是有禮貌的。例如：
吉米·卡特競選美國總統時，一位反對派的女記者采訪他的母親：
記者：卡特說過假話嗎?
卡母：說過，但那都是善意。
記者：什麼叫善意的假話?
卡母：比方說，你剛才進門的時候，我說你很漂亮。
針對記者的提問，卡特母親說的是真話，承認卡特說過假話。但她特意說明，那都出於善意，這裏遵守了量的、質的和關係準則；卡特母親的表達清楚明白，盡管知道女記者後來的問話不懷好意，但並沒有怒斥，而是予以禮貌但又有力的回敬，這裏遵守了方式準則和態度準則。
以上五條準則是為保證談話得以進行提出來的，是就談話和話語的不同方麵說的。如果同時遵守了這五條準則，那談話必然是順利的。但合作原則並不要求說話人必須同時遵守這五條準則。事實上，人們在談話過程中也常常違背其中的準則，但談話仍能合作進行。如，說話人為遵守某一準則而不得不違反另一準則，或者說話人有意不去遵守某一準則，但他相信聽話人會覺察出這一點，並會認為他仍然是合作的。例如：
甲：小張最近在忙什麼?
乙：我很長時間沒和他聯係了。
乙的回答沒有為甲提供小張最近在忙什麼的任何的信息，違背了量的準則，但乙確實不知道，為了遵守質的準則和態度準則，他隻有違背量的準則。實際上他還是遵守了合作原則，向乙傳達了“我不知道小張最近在忙什麼”這一意思。又如：
甲：你知道小吳這個人嗎?
乙：我和他哥哥是多年的同學。
乙似乎沒有回答甲的問題，但他相信甲會認為他是遵守合作原則的，至少也遵守關係準則，即這兩句話是有關聯的。多年的同學相互了解比較多，包括家庭情況，因此，甲就可以從中推出“乙知道小吳這個人”。
以上兩例介紹的實際上就是隱含意義。由此可見，隱含意義是由表麵上違背合作準則而產生的言外之意，並且聽話人根據合作原則和語境能夠推導出來。因此，隱含意義的傳遞是談話雙方在更高層次上遵守合作原則的結果。
我們可以這樣來定義隱含意義：一個人的話語p具有隱含意義q，當且僅當，a假定他遵守合作準則，或至少是遵守合作原則；b為了遵守假設a，他意識到當他說p時，q是p中應有之義；c說話者認為(並且希望聽話者認為說話者認為)q為p中應有之義一定是在聽話者能夠理解或自覺把握的範圍內。
運用隱含意義來傳達說話人想要表達的意思，是表達靈活性的一個重要方麵，它能夠使談話曲盡見幽、含蓄風趣，達到成功語言交際的目的。例如：
羅斯福當選美國總統之前，在海軍任過要職。一天，一位朋友向他問及在一個小島上建立潛艇基地的計劃。
羅斯福看了看四周，壓低聲音說：“你能保守機密嗎?”
“當然能。”朋友答道。
羅斯福微笑著說：“我也能。”
羅斯福的問和朋友的答是插入語列，羅斯福後來的回答表麵上看違背了關係準則，因為“我也能保守機密”並不是始發語“在小島上建立潛艇基地的計劃怎樣”的應答語，但在該語境中，羅斯福知道他朋友不會認為他是不合作的，於是這句話就產生了隱含意義“這是機密，不能告訴你”。通過這一隱含意義的傳遞，羅斯福既沒有泄密，也沒使朋友難堪，達到了談話的目的。
話語的隱含意義具有五個基本特征：一是可取消性，即在原始前提上附加某些前提，如說話人作附加說明，則原隱含意義就會被取消；二是不可分離性，指它是依附於話語內容，而不是依附於話語形式，如果話語在特定的語境中產生了語言含義，而無論替換什麼樣的同義結構，隱含意義始終存在；三是非規約性，它雖然依附於話語內容，但既不是話語的字麵意義，也不是字麵意義的一部分；四是可推導性，即聽話人根據合作原則和語境可從話語的字麵意義中推導出來；五是不確定性，即同一話語在不同的語境中可以產生不同的隱含意義，即使在同一語境中也可能產生幾種不同的隱含意義，有時難以確定究竟是哪一個。這五個基本特征是話語的隱含意義與其他意義，如預設、蘊含等的區別所在。