第三章學校公共文化的建設7
(2)學校內部公共關係的作法
首先是校長主動關懷及服務員工:校長應多利用機會實行“走動管理”,提高能見度,和部屬溝通接觸;對教職員個人的生活及工作主動關懷,了解部屬的需求、想法;並且參加員工的婚喪喜慶活動,以使學校成員感受到認可與受尊重,增進成員隸屬感。
其次是召開正式會議,交換意見及參與作決定:學校可利用各種會議(例如:校務會議、行政會議、課程發展會議、教師評審委員會等),說明各項計劃與方案、討論學校行政或教學事宜,並於必要時召開緊急會議,以增加成員參與校務和作決定的機會,促進意見的交流。
其三是進行非正式溝通:組織目標雖然重要,但是個人需求亦不容忽視,兩者應達到動態平衡狀態為佳。除了正式的會議或公事外,學校行政人員和成員間要有更多非正式溝通的機會,因為這是最自然而輕鬆的聯絡溝通的方式,可增進成員彼此間的交流,更能促進正式溝通的達成。
第四,利用書麵文件或公告方式傳達訊息:學校可定期或不定期的發行內部簡訊、運用學校網頁、電子郵件、公布欄等方式,將學校各項最新的資訊廣泛告知每一個成員,以確保資訊流通。
第五,暢通“意見反映”管道:學校成員隨時都可以對學校提出個人的意見,不論是善意的建言,或是負麵的抱怨,都應有暢所欲言的機會,學校應設置“意見箱”、“(電子)留言板”、“電子信箱”等管道,讓成員隨時可以表達意見和需求,學校也應對問題迅速加以回應與處理。
第六,舉辦員工文體休閑活動:學校應時常舉辦員工聯誼活動,如自強活動、遊藝會、郊遊等,不僅可調劑身心、舒解壓力,亦可聯絡成員、眷屬的感情。
第七,校長和行政人員在為人處事上要以身作則:對於學校相關的規定和工作的執行上對成員有要求時,也要同樣要求,甚至更嚴格律己,要成員尊重自己,自己也要先尊重成員。
學校與媒體的聯係
將學校的事情告訴社會,和媒體建立積極的關係是非常重要的,因為現今電視廣播媒體普及,社會人士知道很多有關學校發生的事情,都是由媒體管道而來的。但是很不幸的,很多學校行政人員沒有將和媒體的關係擺在優先的位置,之所以會如此,一個重要的原因是,學校對媒體沒有信任,甚至是有敵意。很多學校認為報紙和電視記者隻會揚惡隱善,過份強調教育的壞消息,而降低好消息的重要性。另一方麵,媒體記者也時常抱怨教育人員太有防衛心以及不合作。因為有如此的不信任,一些學校主管相信和新聞界唯一的關係就是沒有關係。研究認為學校麵對媒體的心情是矛盾的,既期待又怕受傷害,期待的是媒體能為教育盡心力,主動關心學校與社會的關係,報道真正的事實;又害怕媒體盡挑負麵消息報道,或扭曲事實,讓學校受到不公平的對待,所以學校人員盡量不和媒體接觸,或是站在被動的角色。但是少了良好的媒體關係,學校在開展公共關係上是有不利的影響的。因此,現今學校和媒體關係應該以積極溝通取代以往的消極逃避,以建立彼此間良好關係。