所謂降格接待是指陪客比來客職務級別低而采用一種接待形式。降格接待主要用於以下幾種情況：一是上級領導或主管部門領導來本地視察、了解情況，或進行調查研究，無需本單位領導陪同，或者本單位領導陪同有礙其了解實際情況時。二是外地、外單位或團隊來本地本單位參觀、學習、旅遊時。三是上級領導路過本地，或者離退休的老幹部故地重遊時。
通過對上述兩種接待的具體情況的分析，我們不難看出：破格接待需領導者出麵並作陪，但對方職務級別較低；降格接待則隻需領導者稍許露麵、打個招呼即可。這就要求在這兩種特殊的接待中，領導者要采取相應的語言對策。
在破格接待中領導者要注意：
①用語言表達你的真誠歡迎，而不是倨傲；
②交談中認真傾聽對方的話語，切忌隨意打斷；
③不要流露出不耐煩的表情。
在降格接待中，由於領導者隻需出麵打個招呼，就要求領導者在短暫的接觸時間內，綜合運用各種技巧，以表達出最大量的歡迎等情感信息。在這一點上，主要是見麵寒暄問候語的運用態勢語的輔助表達：
①握手用力、問候真誠；
②語言精煉，切忌
③告辭委婉，並熱情大方。
3．接待敬語
又稱為“寒暄”或“客套話”，是指在接待賓客時的開場白用語。接待敬語的作用為：它是主人表達感情的一種方式，是實現交往目標的潤滑劑，是主客之間坦誠深談的序幕，也是
塑造接待者形象的重要環節。接待用語的使用要求是：適應接待時的環境、條件、目的等，適合雙方見麵時的感受，讓人感到自然、親切、熱情。在上級和長者作為主人時，接待敬語應做到使下級感到上級的平易近人；在下級作為主人時，接待敬語應做到使上級感到下級和小輩對自己的尊敬和仰慕；在同級作為主人時，接待用語應使對方感到親切、熱情。接待敬語的表現形式有：
(1)表示歡迎之意的敬語，如“見到您很高興”、“歡迎光臨”。
(2)表示謙虛之意的敬語，如“條件不好，請包涵”、“工作剛剛起步，請指教”。
(3)表示思念之情的敬語，如“多日不見，可把我想壞了”、“你不來，我常常夢見你”。
(4)表示關心之情的敬語，如“最近身體怎樣?”、“近來工作忙嗎?”這是對客人自身的關
心；又如“孩子學習好嗎?”“老人家身體硬朗嗎?”這是對客人家庭成員的關心。
(5)表示讚賞之意的敬語，如“您的大作我拜讀了，文筆好，觀點也新”、“您的報告真精
彩，很有獨到見解”，這對高身份及年長者很適用；又如“你今天打扮的真精神、真漂亮”、“你怎麼越來越年輕了”，這對年輕人特別是女性很適合。
(6)表示了解之意的敬語，如“我可是久仰大名了”、“我看過您的演出，很精彩”。
(7)表示同情之意的敬語，如“你們這行可真不容易，沒年沒節的”、“你們的工作真清苦，又得不到人們的理解”。
古人為我們留下了許多寶貴的接待敬語，如能在適當的場合，恰當地選用，不僅能使接待雙方形成親切友好的氣氛，而且顯得主人很文雅懂禮。