第五十章．電話交談是一種重要的即時溝通手段
在當今社會，電話已經進入了千家萬戶，人們越來越頻繁地利用電話進行交際，電話成為人們須臾不可離的工具了。因此，作為一個現代人，如果不懂得電話交談的禮節和口才，就會直接影響人際關係的建立。而作為一個領導者，就更應該熟練掌握電話交談的技巧，從而有效地與人溝通，給自己樹立良好的個人形象。
電話交談的特點
使用電話交談，聲音是溝通雙方信息和感情聯係的惟一使者。正確地運用電話語言交談以取得良好的效果，同樣是一種語言表達藝術，而且電話交談與麵對麵地直接交談相比較，有其自身的特點和要求。
1．時間性
電話通訊是有償服務，根據使用的時間和距離，需交付一定費用。所以電話交談比麵談在時間上要求更為嚴格。它要求通話雙方在最短的時間內傳遞最多的信息，提高通話的效益。
2．空間性
電話交談的雙方於同一時間處在不同的空間位置，不可能麵對麵的交談。即使是電視電話普及了，雙方可以通過電視屏幕看到雙方，但與直接交談相比，其距離感仍然是明顯的。所以，電話交談在現有條件下，很難借助體態語等無聲語言來表達自己的意思，隻能完全依靠口語表達，這也就對口語表達提出了更為嚴格的要求。
3．準確性
電話交談的語言要求表達意思準確無誤。這一點在麵對麵的交談中雖然也有要求，但麵談雙方即使表達不夠嚴密或者不夠準確，一般也可以借助表情、手勢等體態語言使對方理解。而電話交談則完全依靠聲音傳遞信息，主要是根據一定的邏輯，合理地組織、安排句子以及選用恰當的詞語來做到表達上的準確性。具體地說，首先對人、事物、地點、時間、價格等關鍵性的語言表達要準確，不能含糊其辭。其次，慎用同音詞或者是容易造成歧義、影響準確理解內容的詞語。第三，句子組織要簡短，盡量少用關聯詞語。如果需要應用，也盡量按自然順序安排。第四，盡量不使用方言。異地交談，方言有時會在理解上帶來很多障礙。要盡量應用對方可以完全準確理解表達內容的語言。語速要適當，不可過快。
4．精煉性
電話交談的語言必須精煉，要以最經濟的語言傳輸出最大的信息量。在麵談中，口語表達是否精煉，當然也重要，但相比之下，電話交談的時間性更強，電話交談的口語表達必須消除不必要的重複、各種口頭習慣語和與內容關係不大的修辭語言。電話交談要求口語表達簡潔、明確、精煉恰當。
給人打電話
打電話，應先向對方問候和進行自我介紹，例如，你可說：“您好，我是×××。”如果是找人，比如找小王，就可以問：“小王在嗎?”如果與對方沒見過麵，這時如果不能判定對方就是自己要找的人時，則不妨把自己的“開場白”多說幾句，以便於對方了解自己的身份，或是代為去找希望與之通話的人。如果與對方對於某件事情進行協商，不妨先征求對方的意見：“您現在有空嗎?我想和您談談××方麵的事情，可以嗎?”這樣，既顯出你的禮貌、教養，又尊重受話人的時間要求。
如果對方是新接觸的人，並且正忙於工作，這時可以征求對方意見：“一天中什麼時間給您打電話最好?”“什麼時間容易找到您?”“一天裏，什麼時間您最方便?”通常對方會按照自己的時間安排來告訴您通話時間的。
如果打錯了電話時，要向對方道歉：“對不起，打錯了。”“打擾您了。”等等。切勿直接掛斷電話，不做任何解釋。
打電話時一定要記清電話號碼，看清電話號碼鍵盤再撥。如果一時要不通，應當耐心等待，重撥。電話接通後，至少應當等鈴聲響過六七遍，或是大約一分鍾左右的時間，確信對方無人接聽後，方可將電話掛斷。
在交談過程中，要充滿熱情，不要自始至終采用同一種平淡的語調。聲音代表著你的全部，它轉達了你的態度及其友善程度。其次，要用適當的音量講話，應注意語調的清晰、柔和。語調過高、語氣太重，會使對方感到尖刻、嚴厲、生硬、冷淡；語氣太輕、語調太低，會使對方感到你無精打采，有氣無力；語調過長顯得懶散拖遝；語調過短又顯得心不在焉，不負責任。