⊙與相關業務功能集成
物料采購與銷售、生產、庫存、財務、質檢、供應等多個業務環節緊密相關，需要得到相關部門的配合。因此，數據的共享和業務的集成對於實施協同采購模式是必須的和基本的。
◎采購信息收集係統
⊙收集品名種類信息。包括：究竟采購何種物料；是自製還是外購；是否有其他替代品可用。
⊙收集品質信息。包括|需購買何種品質的物品；該物品的規格、品質是否與所需要的相符合。
⊙收集數量信息。包括：需要購買多少；必須與本身銷售量、需要量像配合，如是大量采購，必須考慮到倉庫容量、折扣問題與長期合約供應問題。其他如物價波動，事先可考慮廠是多買還是少買。
⊙收集價格信息。包括：如何訂定價格；是否可以提出各項交易條件促使廠商降低價格。
⊙收集時間信息。包括：何時采購較恰當；自開始采購至進貨需多長時間；是選擇最低價購入，還是配合本身作業需要購置。
⊙收集采購對象信息。包括：向何處采購；是否市場還有其他可采購的廠商。
⊙收集采購條件信息。包括：要以怎樣的條件采購；如送貨的條件及付款條件的不同，是否降低采購成本。
◎采購議價係統
在采購過程中，議價是必要的。舉個例子，通用汽車有個采購部的負責人上任以後，什麼也沒有做，就和供應商重新談判。經過三個月的談判，他把采購成本成本降低了25%。成本的降低就意味純利潤的增加。我們也常常說：省一塊錢是一塊錢，賺一塊錢並不是一塊錢。因為你要賺一塊錢，實際上你的營業額要必須達到一塊錢的若幹倍。通過比較就會發現，議價是節約成本的必須步驟。經過談判，降低的采購成本都是企業的淨利潤。
但在議價係統中，我們也要反對一種傾向，那就是一味地追求最低的價格。因為有時候表麵上看起來，采購成本降低了，但運營成本卻增加了。假設有兩台傳真機，一台傳真機賣一千元人民幣，另外一台賣三千元人民幣，相信大部分人都買一千元的？原因何在？便宜！這符合成本控製的原則。但是一千元的傳真速度要比三千元的傳真速度慢，光是撥號就要好久，連接同都需要好長時間，好不容易撥通了，開始嘟嘟地傳過去時，競爭對手早就捷足先登了。你發傳真的時間越長，那麼占用電話的時間就越長，費用就越昂貴，效率就越低下。為了節省兩千塊錢的傳真機的費用，實際可能要多花費2萬元其他費用。因此我們說，任何可以節約時間的采購行為都應該予以支持。
物流係統
物流係統是“橋梁、紐帶”作用的流通係統的一部分，它具體地聯結著生產與再生產、生產與消費，是高效供應鏈的重要組成部分。物流係統的建立需要有許多支撐手段，要協調與其它係統關係，這些要素必不可少。主要包括：體製、製度；法律、規章；行政、命令和標準化係統。
第二部分建立完善的企業係統第五節供應鏈係統(3)
另外物流係統的建立和運行，需要有大量技術裝備手段，比如物流設施、物流裝備、物流工具、信息技術、組織及管理等等，這些手段的有機聯係對物流係統的運行有決定意義。
優秀的物流係統，必須符合三個基本原則：
○及時原則
在物流領域采取的諸如直達物流、聯合一貫運輸、高速公路、時間表係統等管理和技術，就是這一原則的體現。
○節約原則
節約是經濟領域的重要規律，在物流領域中除時間的節約以外，由於流通過程消耗大而又基本上不增加或提高商品使用價值，所以領先節約來降低投入，是提高相對產出的重要手段。
○規模化原則
由於物流係統比生產係統的穩定性差，因而難於形成標準的規模化格式。我們可以在物流領域以分散或集中等不同方式建立物流係統，研究物流集約化的程度。
◎麥當勞的物流係統
麥當勞餐廳經理需要接受一項專門的培訓——對銷售、進貨和庫存量進行預測。這項複雜而瑣碎的工作，是他們每天的必修課。
在一周為單位的進貨周期中，餐廳經理需要預先估計安全庫存，在規定時間與配銷中心聯係，對冷藏貨下訂單。麥當勞認為，訂貨量太多太少都是不允許的，過多會增加成本，積壓資金，使產品品質下降；不足則會使營業額和利潤下降，並對公司信譽和員工士氣產生不利影響，而緊急訂貨成本就會上升。訂單被配銷中心接受之後，再分批進貨。餐廳訂貨組要按時完成盤存報告，這項工作包括貨品的編號、名稱、計算單位、庫存及貨品盤點表、每日送貨及退貨單、損耗表、產品銷售日報表、周報表、月報表、員工餐飲、餐廳調撥單等等。每天餐廳經理都要把訂貨量與進貨周期對照，一旦發現問題，立刻進入緊急訂貨程序。一經確認，2個小時後貨品就會被送到餐廳門口。
送貨和接貨也有固定的程序和規範。在貨物被裝車之前，必須根據冷凍貨對溫度的敏感程度，按照由外向裏分別是蘋果派、魚、雞、牛肉、薯條的順序裝車；接貨時，則要對這些情況進行核查。接貨的檢查項目包括，提前檢查冷藏和冷凍庫溫是否正常，記錄接貨的時間和地點，檢查單據是否齊全，抽查產品的接貨溫度，檢驗產品有效期（包括估計是否有足夠的使用時間），檢查包裝是否有破損和汙染，糖漿罐是否溢漏，二氧化碳罐壓力是否正常，最後才是核對送貨數量，簽字接收。
庫存係統
庫存係統是供應鏈係統的一部分，庫存管理的目標應該受到企業總目標的製約。因此，庫存並非最小對於整個企業來說是最好的，如果適當增加部分庫存能夠減少其他形式的成本，且其節約額超過了庫存成本的增加額，那麼企業應該選擇增加庫存。因此，究竟何時增加、增加多少、增加什麼，就成了我們關心的問題。如何組建完善而且切合實際的庫存係統，我們的建議是：