(1)賬證核對
賬證核對是指核對出納賬簿記錄與原始憑證、記賬憑證的時間、憑證字號、內容、金額是否一致,記賬方向是否相符。這種核對主要是在日常的記賬和編製憑證時進行的。月終,如果發現賬賬不符,就回過頭來對賬簿記錄與會計憑證進行核對,以保證賬證相符。會計憑證是登記賬簿的依據。賬證核對主要檢查登賬中的錯誤。核對時,將憑證和賬簿的記錄內容、數量、金額和會計科目等相互對比,保證二者相符。
(2)賬賬核對
賬賬核對是指各種賬簿之間有關數字的核對,以保證賬賬相符,具體核對內容主要包括:
①總分類賬中各賬戶本期借方發生額合計數與貸方發生額合計數應核對相符;借方期末餘額合計數與貸方期末餘額合計數核對相符。
②總分類賬中有關賬戶發生額和餘額與其所屬各明細分類賬戶的發生額之和及餘額之和應分別核對相符。
③現金日記賬和銀行存款日記賬的發生額和餘額與總分類賬中各該賬戶的發生額和餘額核對相符。
④會計部門各種財產物資明細分類賬的發生額和餘額與財產物資保管部門和使用部門的有關財產物資保管賬目的發生額和餘額核對相符。
(3)賬實核對
賬實核對是指各種財產物資的賬麵餘額與實存數進行核對,以保證賬實相符,具體核對內容包括:
①現金日記賬的金額與現金實際庫存數逐日核對相符;
②銀行存款日記賬的餘額應定期與開戶銀行對賬單核對相符,如不符,應編製“銀行存款餘額調節表”核對相符;
③各種財產物資明細分類賬的結存數量定期與實存數量核對相符;
④各種債權債務明細分類賬的餘額應經常或定期與有關的債務人和債權人核對相符。
賬實核對一般是通過實地盤點的方法來進行的。
此外,還有賬表核對和往來賬款核對。
賬表核對,是指將每一會計期間的出納報告表(出納報告單、銀行存款餘額調節表等)中的數字,同據以編製出納報告表的賬簿中的有關數字進行核對,要求賬表相符。而往來賬款核對是指本單位與其他單位之間各種往來款項的賬簿記錄的核對。如銀行存款日記賬的結餘額與開戶銀行賬簿記錄的相互核對;應收、應付明細賬的結存餘額與有關債務、債權單位賬簿記錄的相互核對。通過核對要使往來賬簿記錄相符。
這樣,領導通過對單位的賬目日清月結,才能做到胸中有數,有的放矢。
5.領導要控製住收支的流程
正常情況下,每個單位都有明確的現金審批權限。但在實際運作過程中,現金審批事項往往並不是直接由審批人進行審批,而是將審批事項經過一定的請款程序後,才最終報送審批人進行審批。另外,款項審批支付後,還需要經過特定的報銷程序進行銷賬,這項現金審批事項才算結束。現金審批及報銷程序一方麵有助於審批人正確審批現金事項,另一方麵也可保證審批事項的執行效果。因此,單位在劃分現金審批權限後,還要建立合理的符合本單位實際的現金審批及報銷程序。
(1)現金審批、報銷的流程
單位的現金支出業務涉及的範圍非常廣泛,主要有對外支付進貨款、有關費用、上繳稅金、還款和對內支付工資及勞務費用等業務事項。其支付方式主要有現金支出和銀行轉賬支出兩種,無論是現金支出還是通過銀行轉賬支出,單位都必須根據支付業務的特點製訂相應的現金審批、報銷程序,以便各職能部門相互協調,共同遵守。對於單位決策層審批權限的現金支出業務,其審批程序是由單位經營管理層提交董事會或股東大會審批,此程序相對簡單。在這裏主要介紹公司經營管理層審批權限內的現金支出業務的審批、報銷程序。
①支付申請
單位有關部門或個人用款時,應當提前向審批人提交現金支付申請,注明款項的用途、金額、預算、支付方式等內容,並附有效經濟合同或相關證明。
②支付審批
審批人根據其職責、權限和相應程序對支付申請進行審批。對不符合規定的現金支付申請,審批人應當拒絕批準。審批人對開支的合理性和合法性進行審批。
③用款審批
財務部門對批準後的現金支付申請進行複核,複核現金支付申請的批準範圍、權限、程序是否正確,手續及相關單證是否真實、齊備,金額計算是否準確,支付方式、支付單位是否妥當。同時財務部門應根據公司資金狀況及資金計劃,對該款項的支付時間、付款條件、付款方式做出合理的安排並予以確定。
④辦理支付
出納人員應當根據複核無誤的支付申請以及財務部門確定的支付時間、付款條件、付款方式辦理現金支付手續,及時登記現金和銀行存款日記賬。
⑤款項報銷
用款部門或個人用款後,及時到財務部門對所用款項進行核銷。報銷金額在審批人批準的支付金額之內的,由財務部門自行審核並予以核銷;報銷金額超過審批人原批準的支付金額的,報銷單據還應報請原審批人重新進行審批。
從以上流程可以看出,公司現金支付的請款審批程序和報銷程序是相對獨立的,請款審批程序和報銷程序也是不盡相同的。
其中請款審批程序是:經辦人→申請部門負責人→公司老板→財務部門負責人→出納。
而報銷程序則分為兩種。一種是報銷金額在審批人批準的支付金額之內的,其報銷程序是:經辦人→申請部門負責人→財務部門負責人→會計;另一種是報銷金額超過審批人批準的支付額度時,其報銷程序應與支付的請款審批程序相同,因為超過批準額度的報銷需要對該部分重新進行審批。
每個公司都應根據本公司的實際情況,製訂相應的審批及報銷程序。其目的是在劃分現金審批權限的基礎上,通過規範的程序,充分發揮現金管理的各個責任部門及個人的控製職能,保證現金支出的合理性、合法性,最大限度地節約公司的現金資源。公司在製訂現金審批及報銷程序後,就應嚴格執行。對於違反程序的,受理部門或個人應拒絕受理。沒有科學的現金審批程序,現金審批的權限也就無法得到落實。
(2)現金收取的流程
除了對現金支出的控製以外,對公司現金收取的控製也是現金流量控製的重要內容。現金收取是現金流量控製的首要環節。公司應製訂相應的現金收取程序,保證公司各項現金收入及時足額地回收。
公司的現金收入主要有兩種情形:一種是來源於當期的營業收入和收回以前各期的應收款項;另一種是不經常發生的現金收入,如:借款、收回對外投資、取得投資收益、出售固定資產和無形資產等。一般而言,因出售商品、提供勞務、出售原材料等營業收入是現金收入的主要來源,其業務運行也最為複雜。對這些營業收入,公司必須根據自身經營業務的特點製訂相應的現金收入控製程序,以便於各職能部門相互協調,共同遵守。
製訂現金收取程序的一般原則是:
①在收取過程中形成出納、會計、業務部門相互配合、相互製約的控製製度,避免一人或一個部門單獨收款的現象。
②現金收取的最終落腳點是將收取的現金及時足額地存入公司的開戶銀行。
現金收取的程序是:
①業務部門收取貨款並出具收據和發票;同時填製收款憑證,每日終了要核對款項並編製收款日報表。
②業務部門將貨款及收款憑證交給出納人員,出納人員收取款項並與收款憑證相核對,及時將款項存入銀行,每日終了根據銀行回單編製收款憑證並登記日記賬後送會計人員。
③會計人員核對收款憑證、銀行回單和會計憑證,並登記明細賬或總賬。
對於營業收入以外的現金收入,如對外借款、收回對外投資、取得投資收益、出售固定資產和無形資產、收取租金、押金、賠款等,應建立嚴格的控製程序,保證收入的現金安全、完整。
公司為控製財務收支、加強內部管理的需要,保證公司財務資源安全可靠,就必須建立財務規章製度,嚴格執行審批報銷程序,使公司財務資源安全可靠。
6.領導要加強現金日常管理
現金是指在生產過程中暫時停留在貨幣形態的資金,它包括庫存現金、銀行存款、銀行本票、銀行彙票等。既可以滿足企業生產經營開支的各項需求,也是企業貸款還本付息和履行納稅義務的保證。擁有足夠的現金對於降低企業的風險,增強企業資產的流動性和債務的可清償性具有十分重要的意義。