正文 第九章 有效地管理時間:學會快(3 / 3)

有些人認為這是因為人在重壓之下,往往會表現得更出色。所以他們會給自己的拖延找借口:“我是故意把事情推遲到最後一分鍾才做的,因為我喜歡這種工作壓力。當截止日期臨近的時候,我的效率才會最高,也會迸發好的靈感和創意。”

其實這種觀念是錯誤的。心理專家指出:在壓力下,人們的表現隻會變差,而不會變好。金庸先生就曾表示:對自己在交稿壓力下產生的作品感到不滿,因為覺得那些作品沒有發揮出他應有的水平。

試想,如果你手上有一個需時三個月的任務要完成,前兩個月拖延過去之後,你指望在期限到來之前的一個月時間把需時三個月的任務完成,你能做的除了夜以繼日外就隻有敷衍了事了。如果正巧此時你生病了,或者突然接到了新的任務,你怎麼辦?

所以,我們要盡量避免讓自己陷入高負荷的工作狀態,以發揮出自己能力的最好水平,並贏得時間上的自由。

行為經濟學家丹·艾瑞裏和克勞斯·韋坦布洛克針對麻省理工學院的三組學生,進行了一項有關拖延時間問題的研究,結果頗具啟發性。

每一組學生都必須在12周內完成3項任務。第一組學生完成每篇論文的最後期限分別為第4周、第8周和第12周。第二組學生沒有被指定明確的最後期限——三篇論文都須在課程結束時完成。第三組學生被要求自行設定最後期限。

最後期限設定時間分布均勻的學生——包括第一組學生,以及第三組中自行設定最後期限的學生——往往得分最高。沒有自行設定最後期限或未被指定任何最後期限的學生,則表現得很糟糕。

所以,要完成一個大的任務,最好把其分解成若幹個較小的任務,並分別給每項小任務設定最後期限。確保眼前總有一個具有約束力的最後期限。如果“最後一刻”總是在“眼下”,你將成為效率最高的一位。

如果隻有好的想法,也有一個具體可行的方案,卻沒有給自己設定實現這一方案的期限,再好的想法也隻是一句空話、一個夢想。不管你的目標多麼偉大,聽起來多麼動人,沒有期限的目標隻是說大話,吹牛皮。所以,當你設定一個目標時,一定要把相應的步驟和期限考慮好,然後要求自己必須在規定的期限內完成,你才會成功。

有人問,如果我定了期限,但到期了仍然完不成怎麼辦?

答案很簡單,再定一個!隻要你沒有在期限內完成的原因不是拖拉,不是偷懶,隻是因為你低估了事情的難度,或者高估了自己的工作效率,那麼你完全可以根據實際情況,調整你的最後期限。但是,這並不意味著我們可以將期限一拖再拖,總要有一個底線。越過了底線就不能再給自己找任何借口了。

當天的事情當天務必完成,明天的事情今天做出打算,後天的事情今天提前想好,這樣一來,就形成做事的良性循環。

有人說過:“緊湊的一個小時更勝於一天的白日夢。”“每天都做好最重要的3件事”是通往成功的“捷徑”。隻要我們堅持如此,不遺餘力、千方百計地把它做好,就能登上成功的巔峰。請你從今天開始自我約定,列出時間清單,將心力集中在對自己最重要的事情上,讓每個小時都花得有價值吧。

▲※實戰訓練:麥肯錫30秒電梯訓練

麥肯錫公司是美國一家著名的管理谘詢公司,專門為各大企業解決他們的管理問題。有一次,一家大企業找麥肯錫公司做谘詢。谘詢結束的時候,該公司的董事長在電梯裏遇到了麥肯錫的項目負責人。該董事長問道:“你能不能說一下現在的結果呢?”由於該項目負責人沒有準備,而且即使有準備,也無法在電梯從30層到1層的這短短30秒鍾內把結果說清楚。最終,麥肯錫失去了這一重要客戶。

發生這件事之後,麥肯錫公司就要求員工:“凡事必須在最短的時間內把結果表達清楚,直奔主題、直奔結果”。這就是著名的“30秒電梯理論”。一個計劃,如果策劃人在30秒內講不清楚,那就說明計劃有問題,而且操作性差;同樣,一個員工如果在30秒以內講不清楚所要表達的意思,講不清楚公司、所在部門以及他自己的任務,那麼,這個員工就已經不稱職了。

其實,在我們平時的工作、生活當中,無論是對客戶講解還是對老板彙報,無論是與陌生人第一次交談還是和老朋友交流,抑或是在提案、發問、商量、教導、道歉、指示等時候,都需要我們能在最短的時間內把事情講清楚。這是一種能力,也是一種智慧。

比如你是一個剛入職的底層員工,當你有個好建議卻根本無法越級敲開老板辦公室的大門時,偶然一次你與老板兩人同乘一部電梯(當然,未必非要在電梯裏,任何隻有你們兩個人的場合都可以),你就可以充分利用這次機會。30秒後,如果你說的話打動了他,他也認為有道理,他就會說“找個時間跟你詳聊”。

所以,最關鍵的是在這30秒鍾的時間裏,你說什麼?如何找到對方的興奮點?如何調動起對方的熱情?

成功其實很簡單,抓緊你的每一個30秒,為每一個30秒而時刻準備著,運用“30秒電梯理論”,強化自己對時間的掌控能力,為自己創造機會吧。

自控力訓練實戰:用最短的時間說清一件事

在短時間內說清楚一件事,最重要的就是要有充分的訓練和準備。也就是說,我們既要訓練自己說話講重點、有邏輯,還要為自己要說的內容做好準備。隻有這樣,我們才能在轉瞬即逝的機會麵前展現出自己。

下麵,我們來訓練一下,該如何把一件稍微複雜一些的事情用最短的時間把它對別人說清楚。

訓練人:__

用自己原來的習慣把這件複雜的事情寫下來

按順序把整件事情用3條概括出來

1.__

2.__

3.__

試著用一句話把整個事情寫清楚:

找個人來練習,在30秒內把這件事給他說清楚:□完成 □沒有完成

行之有效的訓練方法

1.在一分鍾內講出關鍵語句

2.用十秒鍾提出一個有深度的問題

3.用一句話點出你的訴求

4.下指令時,簡潔有重點

5.複雜的事,分條來闡述

6.凡事要歸納在3條以內

7.把你的時間單位以30秒來計