其次，剩下十分鍾“確認和下一個客戶洽談的摘要”。
花個二十分鍾完成“整理”工作後，還剩下十分鍾左右的時間，就用來“確認要和下一個客戶談什麼”。
請在腦海中想象，對下一個客戶要采取何種策略洽談？絕不能忘記、非得傳達不可的事項是什麼？想要引導的最後結論是什麼？把這些都記在備忘錄上，有效地運用有限的時間，事前做好“把對方導向最希望的結果”的準備。
假如沒花這一小段時間準備，直接拜訪客戶，可能會一直被對方的閑聊牽著走，最後忘了非講不可的重點，變成必須再拜訪一次。因此，這十分鍾的確認時間，非常重要。
假如你也想像這樣重新審視自己一日行程表的編排方式，請務必試用一下“改變工作方式導覽服務”。
提高工作效率的訣竅：善用“問題、解答、未來”三階段架構。
還有，想把工作做得又快又好，要訣在於從“找到對方的問題→提出解決策略→描繪執行後的未來”的角度去思考。工作時要意識到“對方麵對的問題是什麼”，一般人很容易隻把目光停留在“解決策略”上，但隻要製作一頁的數據，就能有效地讓我們意識到，一定要把這三項當成一組配套來思考。
無論是策劃書還是書麵報告，當對方詢問“製作這個的用意何在”時，往往會發現 “為何需要這項策劃”、“這是要報告什麼”的原點，就等於是提醒我們“找到對方問題”這項，並沒有交代得很清楚。
假如能把問題點詮釋清楚，再提出“解決方式是××”、“執行解決方案後，未來會變成這樣”，以三階段的架構有條理地說明，整個策劃案就會變得清楚好懂了。
在動手寫策劃書前，要先擬好“問題→解答→未來”的架構。
就算隻以口頭說明，也是一樣。若能分為“××這件事已成為問題→我設想出這樣的解決方案→執行解決方案後會變成這樣”三個部分解說，就算沒有數據或文件，對方一樣很容易就聽懂。
就算自己不懂“問題”在哪裏，主管應該也懂。若為業務員，最懂問題的就是客戶了，所以要好好聆聽他們的發言。在策劃、提案的時候，先確認“問題”、最後再加上“實施後會變成何種狀態”，也就是“未來”會如何變得更好，應該就能確切提高工作效率。
避免營造“沒有其他人幫得上忙”的窘境
——和同事共享能讓工作順利運作的信息
每個人應該都有他自豪於“這隻有我做得到”的工作吧！
但這樣的狀況假如演變得太極端，一旦自己出差或是休假，就會造成工作無人可托的窘境。更別說是休完育兒假後回到公司的時候了，搞不好就連托兒所多次來電告知“你的孩子發燒了”，你都還得連續一星期無法提早下班。或者，你也可能因為父母突然病倒而必須長時間暫停工作。
因此，真正負責任的工作者，應該平常就要設法與其他人分享一些當自己休假時仍舊能讓工作維持最低限度運行的信息。
為此，首要之務是把自己的工作“可視化”。
你可以從幾件簡單的事情做起：
·整理辦公桌麵、抽屜
·文件歸檔與電子化，使其一目了然
·整理公司電腦的檔案與目錄
·定型業務予以手冊化
·與公司外部聯係時，也寄副本給公司內成員
·掃描名片，共享資訊
隻要平常做到這些事，萬一哪天你非得休假，就不會帶給其他人太大的負擔了。可以的話，不妨製定一些團隊或部門內部用於管理檔案與目錄的規則。
不過，不同單位適用的整理方法可能不盡相同。假如硬要其他成員完全照著在書上看到的方法去做，也未必有成效。
重要的是，要把其他成員拉進來一起做。例如，可建立一個能夠長期維持的改善體製，像是在定期舉辦的會議中安排三十分鍾左右的時間，請員工十分鍾內於便條紙上寫出十個能夠讓工作方式變得更有效率的方法，彙整意見後貼在白板上，再從成效看起來不錯的項目中選出三項，並於下次的定期會議中決定實施方法。在這樣的步驟下，應該會更容易促成大家的合作。
考慮“出差”的必要性，並事先做好適合自己的時間規劃
孩子年紀還小時要出差，也是很令人頭痛的問題。
大多數的人應該都是交由另一半帶、暫時請父母帶，或是找臨時托育服務或保姆吧！我大概每年會到日本各地出差一百次左右，有時候因為要和客戶談事情或是演講，因此難免得到外縣市工作。
出差“多久”比較適合我？
在我出差變多的上一個工作時，還沒生孩子，因此我原本的想法是“偶爾出差，所以就放鬆一下”，前一天就去當地住飯店，還找當地朋友吃飯。我的喉嚨原本就不好，飯店房間的幹燥環境常使得我喉嚨痛，結果在隔天的重要工作中聲音沙啞，最後還感冒——那時我經常出這種狀況。而且，一旦要在當地住一晚，換洗的衣物與化妝工具等行李也會增加許多。好幾次都是在身體不舒服的情況下還要背著那麼多行李回來，真是累壞了。這使我突然有了想要檢討的念頭。
我開始覺得，“過去出差都以住一晚為前提，但當天來回似乎也可行？”
有了這樣的想法後，隻要是在日本國內出差，幾乎都能做到當天來回。由於演講或會議的時間多半很早就決定了，隻要我在對方敲時間時提出“你們的希望是兩點開始，不知道有沒有可能提早到一點半開始？”之類的要求，我發現對方多半都能配合調整。也有不少人邀請我順便在當地旅遊，但我都隻收下介紹手冊而已，要玩也是另找一天再全家一起去旅行。假如對方邀請我“會後一起吃個飯”，我都會試著請對方“改成在演講前一起吃個午餐”。
自從我把出差的原則更改為“基本上都是當天來回”之後，無論北海道還是九州，我都隻要帶個輕便的包包就能成行了（日前，連衝繩出差我都當天來回，周遭的人甚至還認為我“這樣做太超過了！”……）。
“當天出差”還有其他的好處。
最大的好處是可以保留與孩子相處的時間。假如是到大阪或福岡出差，可以一早先送孩子去托兒所再出發，做完工作後回來，還來得及六點去托兒所接孩子。當天遠距離來回固然很累，但等到回家好好洗個澡、上床就寢後，疲勞出乎意料就消解了不少。而且，出差時還可以在交通工具上專心工作，無論寫稿或是製作數據，效率都很高。此外，住宿費或在當地的花費也都減少了，對公司的經營也是好事。
這種“基本上當天來回”的出差，隻是我基於自己的舒適性而考慮出來的一種形態，並沒有建議大家都照著做的意思。
或許有人會覺得，“偶爾出個差，很想拋開家事與孩子好好放鬆、充電一下……”，那當然也是很有效的一種運用出差的方式。在下榻處吃美食、做做平常無暇前往的按摩或SPA，好好休息一下，應該也是很不錯的。
出差“是否有必要”？
最重要的問題是，出差前要想想，“這次的出差到底是否真的有必要？……這次出差的目的是什麼？”
身處文化較保守的公司，到各地視察或出席會議之類的出差，或許已經半成為習慣了。但現在信息科技這麼發達，“真的非得雙方見麵才能做的事”應該已經不多了。
試著檢視一下，是不是能夠隻用電話、電子郵件或是視訊會議代替出差。假如真的需要出差，也要事前與對方充分交流過信息，花點心思規劃，好讓出差的過程更加順利，可以在更短的時間內，就完成預計要完成的公務。
主動訂出自己認為最重要的“優先順位”。
以我為例，我的第一優先順位是“工作有成果，又盡可能確保陪伴孩子的時間”。為此，我每天都在設想要如何運用出差時間。不要被動地度過，而要主動設想對自己最重要的事項是什麼，再回過頭來規劃時間的運用。不光是出差時如此，在任何情境中，我認為這都是很重要的。
與另一半的同事互動良好，同事間就能更體諒一些
結婚之後，時間管理就不再隻是自己的問題了。特別在有小孩之後，另一半對於時間的運用也會大大影響到自己。女性在結婚、生子等人生階段，大都會大幅改變工作方式，或說“被迫”如此。相較之下，男性則多半仍把時間花在自己的事情上，很難跳脫單身時的工作方式。
我先生也是。結婚後還是一樣加班到深夜。他是公務員，在他們那個工作環境中，不時會碰到深夜才能回家或是必須睡在辦公室的情形。婚後沒有孩子時倒還好，但孩子出生後，先生還用這種方式工作，帶孩子與家事會變成在家時間較長的我來做，久而久之，我也覺得快要受不了。
不過，我深知假如隻要求他一個人改變工作方式，會非常辛苦。某個工作環境中會出現加班情況的原因很多，可能是公司文化視加班為理所當然，可能是工作一做完，主管又會再丟新工作給你，也可能是每個人都負責特定工作，沒辦法請其他同事幫忙……我認為，有許多因素都不是單以一己之力就能改變的。
因此，最重要的事情在於，和同事之間建立良好的關係。
第一步就是要了解同事的家庭環境，在了解彼此家中狀況後建立起合作關係。我也認為，在這個階段，另一半所扮演的角色很重要。
我的方法是在假日舉辦烤肉會，邀請先生公司的後輩來參加。
因為我覺得，讓他們也認識我先生的太太與孩子，有助於我先生和他們建立關係。熟識後的後輩會帶他們的女朋友來，結了婚的後輩也開始變多了。
雙方都認識了彼此過去所不知道的家人後，就會開始意識到“工作與生活的平衡是必要的”，因而形成“想要改變工作方式”的基本思維。