用簡明的文字對客觀事物以及有關道理進行科學解釋的公文語言表達方式。主要作用是：介紹背景材料、人物經曆、環境方位、物體特點和功能，交待情況，援用論據，作某種注釋。說明的方法主要有：①舉例，舉出典型事例來說明事物；②分類，把被說明的對象按一定標準劃類，一類一類地說明；③比較，把兩種或兩種以上彼此有聯係的事物加以比較，借以說明事物性質和特點；④定義，給事物下定義，通過揭示概念內涵來說明概念；⑤數字、圖表，運用確鑿的數字或圖表說明事物、道理和觀點；⑥引用，通過引用經典著作論述、上級文件、有關事實等說明事物內容。公文對說明的主要要求是：準確詳盡，講求科學性，善於抓住事物的特征和本質，說明事物的差異。
議論
運用概念、判斷、推理來證明或闡述客觀事物道理的語言表達方式。公文運用議論的作用是：表明發文機關的見解、觀點、態度，為公文提供充分的政策依據和理論基礎。常見的議論方式有立論和駁論兩種。立論是以正麵提出某種見解或主張為主。立論一般包括論點、論據、論證三要素。論點是對所論述的問題提出的主張、看法；論據是說明論點的理由和材料；論證是用論據證明論點的過程的方法。論證的主要方法有歸納法、演繹法、例證法、引證法、類比法、因果論證法等。駁論是以揭露、批駁錯誤觀點為主。駁論主要有反駁論點、反駁論據、反駁論證三種方法。反駁論點是直接將對方論點駁倒；反駁論據是指出對方所依據的事實和道理的虛假性或片麵性，從而駁倒其論點；反駁論證是指出對方論點與論據之間的邏輯錯誤，進而證實其論點的錯誤。
引據
公文寫作中引述行文根據的一種技法。引據能增強公文內容的權威性和針對性。引據的內容一般包括：上級的有關文件精神，下級的實際情況，平行機關的某些做法。
標項撮要
公文寫作中標明項目、摘取要點的一種技法。可以使公文的內容鮮明、集中、突出、醒目。
主要辦法是：用序碼標明各段落、各層次，把每一段落或每一層次的要點寫在該段或該層次前麵。
提要
也稱“內容提要”。對某一公文要點的提示。可以起到幫助閱文者把握公文要點的作用。提要的寫法一般有兩種：一種是引用原文的關鍵語句對原文內容加以概括；一種是根據原文內容重新編寫。寫提要的原則是：體現原文的基本內容；突出重點；簡潔明快。
摘要
摘錄公文要點的材料。是對公文原文的第二次處理，經過篩選後形成的文字材料。摘要應注意客觀性、全麵性、概要性、簡潔性。
摘編
也稱“編錄”。對有關公文或其他材料進行摘錄並編輯，供領導和有關部門參閱。多用於簡報、黨刊、會議參閱材料等。適合摘編的材料主要是文字較長或隻用其中一部分內容的材料。摘編按內容可分為：單項摘編、專題摘編、綜合摘編。單項摘編是對所反映的經驗、做法、動向等分項摘編；專項摘編是以某一專題為中心，把不同地區、單位的經驗、做法、動向等摘編到一起；綜合摘編是把不同地區、單位的同類問題摘編到一起。摘編要尊重原文，保留原文的精華部分，不能斷章取義。一般不用摘編者的語言進行概括和轉述。
批語
上級機關對下級來文或有關資料的指示性語句。按用途可分為：批複下級請示的批語；批轉下級報告的批語；批示有關資料的批語。
補白
用來填補書麵材料的空白的短文。主要用於內部簡報、黨刊等非通用公文。補白的內容應同被補的書麵材料的內容大體一致。
敬語
對行文對象表示敬重的公文語言，體現社會主義的同誌式的平等關係。敬語多用於公文的開頭或結尾處。按使用範圍可分為各種行文通用的敬語，如“請”；上行文常用的敬語，如“呈送”“報請”；平行的領導機關之間使用的敬語，如“擬”等。
雅語
典雅莊重的公文語言。適當地運用雅語，可使公文內容的表達簡明、平實、莊重。運用雅語一般要求：使用規範化的書麵語言，不用口頭語言；使用樸實無華的語言；適當使用少量的文言詞語。
簡稱用語
公文中經過簡化的詞語。其作用是可使行文簡潔，內容概括鮮明，便於掌握和記憶。地名、機關名稱使用簡稱必須是規範化的簡稱，如“中共中央”是“中國共產黨中央委員會”的規範化的簡稱。事物名稱使用簡稱用語有三種方式：①節縮式。把較多的詞語用較少詞語表示出來。②統括式。把若幹詞語中的共同成分抽取或概括出來，冠以數詞，概括表述。如“不抓辮子，不扣帽子，不打棍子”簡稱為“三不主義”。③選點式。用詞語中有特點的部分代替整個詞語。如用時間代替整個詞語的簡稱“九·一八事變”，用地點代替整個詞語的簡稱“南昌起義”“遵義會議”等。