文書處理程序
文件在機關內部依次運轉處理的一係列工作步驟。文書處理程序包括收文處理程序和發文處理程序。收文處理程序：簽收、拆封、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸卷、立卷、歸檔。發文處理程序：擬稿、核稿、簽發、繕印、校對、蓋印、登記、封發、注發、歸卷、立卷、歸檔。
辦文
處理收文的一項工作。辦文的方式主要包括：領導人辦文，部門辦文，秘書擬文，集體辦文等。
主辦單位
兩個以上單位共同辦理文件事項時，承擔主要責任的單位。主辦單位在辦文中，應主動與協辦單位溝通情況，交流意見將辦理結果向交辦機關報告。
協辦單位
協同主辦單位處理文件事項或解決有關問題的單位。
傳閱
文書人員組織多數部門或多位領導人先後閱讀單份文件的工作。傳閱以文書人員為中心點，各傳閱對象收退文件均直接同文書人員辦理，不得在傳閱對象之間直接傳遞。傳閱對象閱文後應簽署姓名和閱讀時間。
閱知部門
需要閱讀和了解文件內容的部門。在文書處理程序中，多在分文、批辦、簽注意見時，寫明閱知部門名稱或需要閱知的領導人姓名。
文件傳閱單
為方便有關人員閱讀文件而印製的表格式憑單。主要欄目有：文件作者，標題，閱讀範圍，閱文情況等。
簽收
文書或其他收件人收到公文、信函後，在對方傳遞文件單上或送文簿上簽字的行為。凡各種公文、信函的簽收，都必須認真清點、檢查。主要清點實收件數與投遞單上的件數是否相等。查看封套所注收文機關、單位或姓名是否應屬本機關接收。清點、檢查無誤，收件人簽字，並注明簽字時間。
分發
也稱“分文”。文書人員將收到的文件分送給有關領導人、部門或承辦人員的工作。分發文件的主要要求包括：屬於領導人親收件，直接送有關領導人或代啟的秘書；屬於方針政策性的、關係本機關工作全局的、重大問題的文件，以及文書人員不能判定應當歸哪個部門負責承辦的文件，應先送文秘工作負責人批辦，然後按照批辦的意見分送；屬於已有明確分工的日常業務工作文件，應按主管業務分工範圍分送給有關部門或承辦人處理；送去批辦的文件，應附上文書處理單；分送給有關部門和承辦人時，應當有簽收手續。
擬辦
文書人員或文書部門負責人對所收文件提出的、供主管領導批辦參考的初步處理意見。擬辦意見應當簡明扼要，填寫在文件處理單“擬辦欄”內。必要時還應找出與文件涉及的事項有關的依據性材料附後，一並送給領導參閱。
文件請示處理單
附在需請示主管領導人批辦處理文件前麵的表格式憑單。主要項目包括文件標題，領導批辦意見，承辦部門，處理結果等。
批辦
機關或部門領導人對有關公文提出的辦理意見。對需要貫徹執行、辦理和答複的公文，應對擬辦意見表明態度，提出處理的原則、方法、措施，指定承辦部門或承辦人員、承辦期限等。對閱知性或參考性文件，應提出傳達範圍和傳達方式，標明批閱日期。批辦意見一般寫在文件傳閱單上，並簽署批辦人姓名。
批件
載有上級機關、業務主管部門或上級領導人批示意見的文件。多用於對下級請示、報告的答複和簡報類材料的批示。批件一般有兩種形式，一種是專門批示回複的文件，即批複；另一種是將批示意見寫在文件處理單的“批辦”欄中，或文件、材料的頁麵上。兩種形式都具有相同的效力，都可作為下級機關執行和承辦的依據。
注辦
注明文件承辦情況和結果的工作。文秘部門對收進文件要注明由某部門、某單位或某人辦理。承辦文件的部門對辦理結果要簡明扼要地寫在《文件處理單》的有關欄目裏，並由承辦人簽署姓名和日期。