清退
收文單位把閱讀、處理完畢的文件退還給有關部門的工作。清退文件要按有關規定進行。
銷毀
對沒有存檔價值和存查必要的文件的處理方式。進行文件銷毀，必須經過鑒別和主管領導人批準。銷毀機密公文要履行登記手續，要有專人監督，保證不丟失，不漏銷。
文本
文件撰製過程中根據實際需要產生的各種本子的總稱。公務文書的文本主要包括：正本、副本、留存本、試行本、暫行本等。不同文本的作用不同。
正本
按定稿製發的文本。供對外發布用，具有法定的實際效力。正本有固定的格式，代表發文機關的意誌，是收文機關承辦的依據。
副本
文件正本的複製文本。多用於抄送有關單位或作為傳閱、參考、備查之用。副本與正本具有同樣的法律效力。
草案
已經擬成並提交有關部門待批，或經批準公布試行的各種法規文稿。一般注明“草案”或“修改草案”字樣，並注記在法規公文的正題之後，用括號括上。
試行本
內容尚需修改完善，先發布試行的文本。試行期間也具有實際效力，是有關部門、單位執行的依據。
暫行本
正式文件發布之前應急發布暫時實行的文本。暫行本經過一段實踐，修訂後發布正式文件。
暫行本也是具有實際效力的文本，多用於法規性文件。
黨務文書
黨的工作部門在黨務活動中所形成的各種文書的總稱。如組織鑒定、考核材料、入黨申請書、入黨誌願書等。
黨的文件
黨的機關和組織製發的反映黨的路線、方針、政策及其活動的文件。如中共中央文件，省、市、縣、鄉黨委文件，工廠、學校黨委文件等。其中隻限定在黨內閱讀的，又稱“黨內文件”。
批轉文件
上級機關轉發下級機關的文件，要求有關單位執行或參照執行的文件。主要內容包括：批語所構成的正件；被轉發文件所構成的副件。
轉發文件
機關文秘部門代表本級機關把上級機關、平行機關或不相隸屬機關的文件發給有關單位並要求執行或參考的文件。內容包括：批語所構成的正件；被轉發的文件所構成的副件。
公布文件
向人民群眾和國內外公開發布的文件。如公告、公報、布告等。這類文件具有廣泛性、群眾性，需要家喻戶曉，眾所周知，不需保密。一般通過新聞媒介公開發表，有的需要張貼或口頭傳達。
文稿
文件撰製過程中所形成的各種稿子的總稱。文稿的種類一般包括草稿、討論稿、修改稿、定稿等。修改次數多的文稿在定稿前也可按次序稱一稿、二稿、三稿等。
交擬
機關領導者向文秘人員布置撰稿任務。文秘人員接受撰稿任務後，一般應做好以下準備工作：①弄清領導行文意圖，包括行文的目的、對象、內容、指導思想、時限要求等；②參加領導班子的集體討論會，了解整個班子成員的意見；③了解黨的有關方針、政策；④同布置的撰稿任務有關的客觀情況等。
撰稿
草擬公文文稿。一般由文秘人員承擔。草擬重要公文文稿，機關領導者應親自動手或親授寫作提綱，認真修改。經文秘人員草擬的文稿，直到符合領導要求為止。撰稿應注意公文格式。
核稿
對草擬完畢待簽發的文稿的審核修改工作。一般由有一定經驗和較高水平的秘書人員負責。
核稿有利於保證文件質量，節省機關領導人在審閱、修改公文方麵花費的時間。核稿的內容一般包括：是否需要行文；內容是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令；提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；文字是否通順準確、合乎邏輯；涉及有關部門的問題是否協商一致；公文格式是否合適；公文文種是否得當等。